如何才能有效溝通

有效的溝通是提高企業(yè)組織運(yùn)行效益的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)管理溝通規(guī)范化，也就是通過(guò)把一種高效、科學(xué)的溝通技巧和方法作為一種管理人員的具體管理行為規(guī)范確立下來(lái)，讓每個(gè)管理人員都遵照?qǐng)?zhí)行。
    認(rèn)為溝通是很簡(jiǎn)單的事，從而在管理溝通中不愿花精力、投入時(shí)間，準(zhǔn)備不充分，實(shí)施溝通不慎重，必然不會(huì)有良好有效的溝通。
    溝通本身就是與他人進(jìn)行深層交往，并且具有明確的目的，是要通過(guò)溝通解決特定的問(wèn)題。而任何一個(gè)溝通對(duì)象都是有自己獨(dú)立的利益和意志的人，投入精力，慎重地實(shí)施溝通，還不一定能夠達(dá)到理解和認(rèn)同的目的。不慎重對(duì)待，這就必然難以獲得良好有效的溝通效果。所以，首先要有積極而慎重的態(tài)度，并在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行認(rèn)真準(zhǔn)備、嚴(yán)肅實(shí)施、藝術(shù)表達(dá)、用心傾聽和積極反饋。
    認(rèn)真準(zhǔn)備的五個(gè)要求。
    這是強(qiáng)調(diào)在進(jìn)行特定的管理溝通時(shí)，要有充分的準(zhǔn)備。其內(nèi)容包括：
    分析確定溝通對(duì)象的個(gè)人特征，包括利益特征、性格特征、價(jià)值特征、人際關(guān)系特征等，并把握其可能的態(tài)度；
    認(rèn)真準(zhǔn)備溝通表達(dá)內(nèi)容，盡可能做到條理清楚、簡(jiǎn)明扼要、用語(yǔ)通俗易懂，并擬寫溝通表達(dá)提綱；
    選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，即使是選擇面對(duì)面的溝通，也要事先確定溝通的方式，是直接告知，還是婉言暗示，是正面陳述，還是比喻說(shuō)明，都要事先進(jìn)行選擇和設(shè)計(jì)；
    事先告之溝通的主題內(nèi)容，讓溝通對(duì)象也為溝通做好準(zhǔn)備；
    在與溝通對(duì)象交換意見的基礎(chǔ)上，共同確立溝通的時(shí)間、時(shí)限和地點(diǎn)。
    嚴(yán)肅實(shí)施的八個(gè)要求。
    準(zhǔn)備工作做充分了，也就為有效的溝通奠定了基礎(chǔ)。但要保證溝通的效果，在實(shí)施溝通的過(guò)程中還必須嚴(yán)肅對(duì)待，尤其是要注意避免以下問(wèn)題的發(fā)生：
    高高在上，難有平等的心態(tài)對(duì)待溝通對(duì)象；
    對(duì)溝通對(duì)象不尊重、不禮貌；
    以冷嘲熱諷的語(yǔ)氣與溝通對(duì)象講話；
    正面反駁對(duì)方；
    隨意打斷對(duì)方的講話；
    心不在焉地聽溝通對(duì)象講話；
    過(guò)于夸張的手勢(shì)；
    否定對(duì)方價(jià)值的用詞。
    藝術(shù)表達(dá)的11個(gè)要求。
    所謂表達(dá)就是向你的聽眾闡述你的思想、主張、要求、建議，意在推銷你的觀念，發(fā)表你的見解，提出你的要求。
    溝通不是簡(jiǎn)單地用邏輯分析來(lái)說(shuō)服對(duì)方，而是要用溝通對(duì)象自己所提供的事實(shí)，以及對(duì)方不能否認(rèn)的事實(shí)，與對(duì)方個(gè)人的利益建立起直接的聯(lián)系，以誘導(dǎo)對(duì)方。在這里要絕對(duì)避免的問(wèn)題是，把自己的觀點(diǎn)以雄辯的方式強(qiáng)加給對(duì)方，讓對(duì)方感到自己弱智或者輸理。
    溝通的一個(gè)主要作用，就是向溝通對(duì)象傳達(dá)自己的想法和情感。這就決定了表達(dá)是溝通的最重要環(huán)節(jié)，因而使表達(dá)方式的選擇就顯得極度為重要。沒(méi)有藝術(shù)的表達(dá)方式，要達(dá)到良好有效的溝通結(jié)果也是不可能的。
    藝術(shù)表達(dá)的要求如下：
    從對(duì)方感興趣的話題入手；
    從對(duì)方可以認(rèn)同的話開場(chǎng)；
    緊緊圍繞對(duì)方的利益來(lái)展開話題；
    多提問(wèn)，誘出對(duì)方的想法和態(tài)度；
    以商討的口吻向?qū)Ψ絺鬟_(dá)自己的主張和意見；
    以求教、征求對(duì)方意見的方式來(lái)提出自己的建議；
    注意力高度集中，盡可能多地與對(duì)方進(jìn)行目光對(duì)接交換；
    運(yùn)用動(dòng)作適中的身體語(yǔ)言輔助傳達(dá)信息；
    借助有情節(jié)的表達(dá)，比如講故事，來(lái)闡述自己的觀點(diǎn)；
    避免過(guò)多地使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)；
    適當(dāng)?shù)刂貜?fù)以強(qiáng)調(diào)溝通要點(diǎn)。