會議管理：告別文山文海與領導脫口秀 上

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前言：開會是現(xiàn)代人群體溝通最主要的形式。核查工作時間分配的詳細記錄不難發(fā)覺，主管們的緊俏的資源大部分是用在人際的協(xié)調(diào)溝通上，尤以開各類會議占去了最大份額。開會必然會涉及到很多利益相關者，但不是每個利益相關者都能夠很好地從會議中得到應有的價值。因此，中國人對開會，特別是目標不明、過程混淆、結(jié)論懸空的會議，常常是又害怕煩膩又無可奈何。
    有效率的決策者并不多見，而輕閑的管理者更少?？梢院敛豢鋸埖卣f：“企業(yè)中80%的開會時間是浪費掉的”。筆者看到太多企業(yè)會議雜亂、效率低下，實在令人心痛。在相當多的企業(yè)，其會議的效率正好與開會時間成反比，即會議時間越長效率越低。應該三言兩語、講清要求或注意事項就能結(jié)束的會議，也有人能天馬行空地扯上二小時。本來三分鐘應該講清楚的內(nèi)容，他也可以侃上半小時。往往說者信口開河，聽者心猿意馬。會議效率之低，到了企業(yè)員工“聽說開會就頭疼”的地步。如何改變這種狀況呢？我還是那句老話：加強會議管理！
    不知是小時候電視看得太多，還是從前“計劃經(jīng)濟”時留下的“遺毒”太深，現(xiàn)在的很多民營企業(yè)的管理者看上去幾乎與“省委書記”無二，十分有“領導派頭”，說話必打官腔，言必談“開會”。誠然，“開會”是在任何一種組織中落實“管理”工作的重要形式之一，不可或缺。但如果事物僅僅停留在“會”開了沒有，而不是“事兒”辦了沒有的程度的話，那么“會議”本身就僅僅流于了形式，成了為“開會”而“開的會”，“開會”這件事兒就會成為一種在民營企業(yè)中極為可笑的“官僚主義”的典型象征（盡管在事業(yè)機關中這樣的事情司空見慣，但人家那是吃的“皇糧”，有國家養(yǎng)著呢，而你是民企，你的“食兒”得自個兒“掙”，千萬別搞錯了角色）。
    當然，也許每個人都幻想著自己擁有一個“夢幻般的團隊”，做事兒刷刷刷，利索得不行——遇到問題趕緊開會，會開完了弟兄們立馬兒行動，齊心協(xié)力，三下五除二就把事兒漂亮地辦了，根本不需要你操心——多爽！這種執(zhí)行力不是蓋的！問題是，你是否擁有這樣的“夢之隊”？恐怕絕大部分時候讓你郁悶甚至痛苦的事兒是——甭管你開了多少會，基本上說的都是“重復”的話，講的都是“重復”的事兒——意味著你的“會”開得極沒效率，開了也等于白開，因為什么事兒都沒解決，什么事兒都沒辦成。也就是說，你這就叫為了“開會”而“開的會”，或者也可以稱之為典型的“官僚主義”——甭管事兒干沒干成，反正“會”我開了，“事兒”我布置了（意味著我已經(jīng)盡到了自己的職責），沒干成是“他們”的事兒，和“我”無關。
    您是否每天包裹于無數(shù)會議之中，常常分身乏術？您的公司是否因為會議效率低下還在錯失良機？面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？一個又一個無效的會議正在上演，無論是經(jīng)理人還是其他團隊成員，大家都在漫長而無效的會議中飽受折磨！經(jīng)常會有人批評我們的“文山文海”現(xiàn)象，據(jù)一些學者測算，各級領導參加會議的時間占工作時間的1/5～1/3。如何減少會議、提高會議效率成為共同的呼聲。無效的會議不僅浪費了有限而寶貴的時間資源，而且大大降低了組織的效率，是團隊執(zhí)行力的敵人。經(jīng)理人身為團隊的管理者，他的會議管理能力直接決定著會議的成效。因此，經(jīng)理人必須成為一名優(yōu)秀的會議管理者。
    談到精簡會議的話題，政府部門似乎最有發(fā)言權。“文山會海”早已經(jīng)是個老話題，甚至有民謠曰：“管理就是收費，干部就是開會”，可見大家對政府部門會議多、領導干部整天忙開會的負面印象之深。到底政府部門會議有多少呢？可以看一則新聞報道：往年的3月份，機關干部忙“跑會”那是常有的事——各個領域前一年的總結(jié)表彰大會、新一年的工作部署大會，基本上都集中在這個月份召開，再加上各種各樣的常規(guī)會議、臨時會議，會議之多，不可勝數(shù)。有時，一天開四五個會，一個會開兩三個小時，那也不是啥稀罕事。只是個中滋味只有自己知道罷了?？上驳氖牵陙韽膰业绞∈袇^(qū)各級領導干部都開始關注精簡會議的話題，并且開始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多種方法來切實有效地精簡會議。下面還是回到我們的企業(yè)話題來。
    一般我們的企業(yè)所需要開的會議類型也比較多：如每周生產(chǎn)例會、每周客戶服務例會、每月銷售會議、以及董事會例行會議等常規(guī)性會議，也要舉行圍繞某一個工作事件、處理某幾項事情的臨時會議。然而，企管專家譚小芳老師卻在調(diào)研和培訓中看到——無論是季度營銷會議還是年終的總結(jié)大會，現(xiàn)在越來越受到各級人員的抵制。拿他們的話講：領導發(fā)言、優(yōu)秀員工發(fā)言、頒獎、吃飯……不僅毫無新意、毫無實質(zhì)意義，而且對這些在市場過慣了優(yōu)哉游哉生活的營銷人來說更是一種煎熬。
    我想，會議管理效率低下的主要原因是：企業(yè)常常需要開會，在會議中討論企業(yè)的發(fā)展問題，但是如果會議管理不當，會造成大量的無效會議，僅僅只溝通了思想，但卻產(chǎn)生不了實質(zhì)性作用。70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間。正確的會議目的應該是：交流信息、解決問題和作出決策，而失敗會議的目的被歪曲為：開會只是例行公事；開會成為領導或是部門負責人展示權威的手段；開會成為領導的脫口秀。

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