怎么才能把電話會議開好？

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電話會議是辦公室生活中最常見的例行公事之一，也是最遭人恨的例行公事之一。

陋習(xí)隨處可見。電話那頭的人插嘴、走神或邊開會邊做其他事情，跟孩子講話或大口喝飲料的時候忘關(guān)麥克風(fēng)。

銷售主管埃麗卡·皮爾斯曾遇到過電話會議被聯(lián)邦快遞送貨員、哭鬧的孩子和一位同事用真空吸塵器打掃房間的聲音打斷的情況。她說，那位同事打掃房間的時候“誰都聽不見了”。身為會議主持人的她對著電話說道：“如果你是在打掃房間，我理解，以后歡迎你來我家。但你得關(guān)掉麥克風(fēng)。”

但電話會議的地位不可撼動。對于工作場所相距遙遠、時間安排不固定、差旅支出遭到嚴控的企業(yè)來講，電話會議實在是太有用了。數(shù)據(jù)顯示，美國音頻會議所用時間預(yù)計將每年增長9.6%一直到2017年；所有電話會議當中，大約65%的部分仍然是用音頻電話完成。

問題是有辦法解決的。比如，會議主持人必須設(shè)立比面對面會議更加嚴格的基本規(guī)則，以及更加緊湊、更加鮮明的議程。主持人還需要付出更多的努力讓參會者講話，具體辦法包括問更多的問題，也包括更多地傾聽。

很多電話會議都是一部分人在會議室，另一部分人在聽得不太清楚的呼入電話上，這常常使遠程參會人員“感覺像二等公民”。

專家建議主持人讓所有參會者在說話的時候報出自己的名字，以便讓遠程呼入的人知道是怎么一回事。如果有人講了一個笑話引起哄堂大笑，那么主持人就應(yīng)該“讓其他人知道誰說了什么，把笑話再講一遍”。

虛擬會議存在的最大問題之一，是參會者很難建立起彼此融洽的關(guān)系。在相關(guān)調(diào)查中，75%的人都談到了這一障礙。面部表情等非言語信號的缺失，讓很多人不能暢所欲言，也讓人更難集中注意力。71%的受訪者將其他人缺少參與視為虛擬會議存在的一個問題。

皮爾斯說，為增進交流，她會在她所主持的電話會議中拿出時間讓那些相互不認識的參會者作自我介紹，解釋他們在當前項目中的角色，并說明他們希望從會議中獲得哪些東西。

電話會議的議程和目標應(yīng)當比面對面會議更加清楚、更加鮮明。“要更加嚴格地計劃”才能防止別人走神，要求互動的電話會議不應(yīng)超過七至九人。

此外，主持人應(yīng)當比開面對面會議時說得更少、聽得更多。比如，在以解決問題為目的的電話會議期間，主持人可以40%的時候說，60%的時候聽；而在同樣目的的面對面會議中，說和聽占用的時間應(yīng)該分別為55%、45%。

主持人應(yīng)當拿出相當于撰寫議程的時間來準備提給參會者的問題，建議主持人用一張帶空白的表格，在會議期間記錄各個參會者的發(fā)言。這有助于主持人仔細傾聽，并通過引用參會者先前的發(fā)言來保持他們的注意力。

電話會議中的沖突更難管理。當有一位沉默的參會者感到沮喪或憤怒的時候，不是所有人都能覺察得到。斯塔克說：“有時候這種沉默包含著一絲被動攻擊心理。有些人只管退出討論，心想‘好吧笨蛋們，盡管那樣干去吧，我就關(guān)掉麥克風(fēng)坐這里了’。”她建議可以提這樣一個問題：“簡，你好像沒怎么說話。你是什么想法？”她說，有時候?qū)Ψ綍l(fā)，但這樣做可以把重要問題擺到桌面上來討論。

參會者可以主動發(fā)揮主持人角色，讓大家不離題、不超時，從而幫助會議開得更加順利。斯塔克說，大家一起協(xié)調(diào)、記錄，可以讓主持人有空參與討論、調(diào)動大家的積極性。管理咨詢與培訓(xùn)公司SolutionsIQ駐西雅圖高級咨詢師史蒂芬·史密斯說，有些管理人員鼓勵每一位參與者幫助主持會議：在說話人離題的時候介入，要求所有人謹守議程。

RW3的首席執(zhí)行長邁克爾·謝爾說，時差問題可能會讓一些人非常惱火，因為他們?yōu)榱烁绹耐麻_會需要半夜起床。他說，調(diào)整會議時間以做到公平是很重要的。謝爾指出，會議應(yīng)當在約定的時間立即開始；早上九點鐘抽10分鐘時間弄杯咖啡在紐約或許顯得正常，但對于在澳大利亞起床就參加會議的同事來說可能顯得不夠尊重。

視頻會議可以解決一部分的問題。加州 馬特奧Collaborative Strategies創(chuàng)始人兼董事總經(jīng)理戴維·科爾曼說，這項技術(shù)越來越便宜、好用，越來越多的應(yīng)用程序（如Vidyo和Blue Jeans Network）可以把攝像頭、筆記本電腦、平板電腦或智能手機等各種終端上的用戶連接起來。

但該技術(shù)也有可能形成其他一些挑戰(zhàn)。史密斯說，不太精通技術(shù)的參會者常常會消耗寶貴的開會時間在熟悉陌生系統(tǒng)上。

視頻會議也有可能讓人覺得不自然。斯塔克說，很多人都會避開視頻，因為他們不想化妝或是不想換掉運動服。她說：“我都記不清有多少次聽人說過，‘不知道攝像頭是出了什么問題，沒辦法恢復(fù)，那我就在這里用語音好了’。”