HR如何改善辦公溝通環(huán)境？

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隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，越來越多的國內(nèi)企業(yè)走上了規(guī)?；?、全國化發(fā)展之路。面對遍布全國的分公司、辦事處、門店和員工頻繁的出差，目前企業(yè)普遍采用的辦公溝通手段呈現(xiàn)了嚴(yán)重的局限性，因溝通不暢等問題引發(fā)的員工管理和人員流失問題日益凸顯。

眾所周知，人力資源管理的核心模塊可以概括為招人、用人、留人、裁人四塊，而這其中用人和留人則是重中之重?，F(xiàn)在來看，在用人和留人問題上，HR不僅要做好基本的制度和激勵政策的設(shè)計(jì)，更要在辦公溝通環(huán)境建設(shè)上有所作為。如何構(gòu)建滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的辦公溝通環(huán)境，避免員工因溝通不暢影響工作效率？這成為HR在目前企業(yè)發(fā)展背景中將要面對的嚴(yán)峻課題。

首先，讓我們來看一下目前企業(yè)所遇到的辦公溝通問題。

1：分支機(jī)構(gòu)過多，難以管理

“天高皇帝遠(yuǎn)”！這個詞很好的概括了許多企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的人員職業(yè)心態(tài)?？偛客?yàn)榉种C(jī)構(gòu)過多，與分支間缺乏最基本的溝通，從而無法做到對所有機(jī)構(gòu)的有效管理。這也使得部分分支機(jī)構(gòu)成為游離在企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)體系之外的“個體”，這些機(jī)構(gòu)中的員工基本處于失管狀態(tài)。

2：組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，部門難以協(xié)作

激烈的市場競爭，讓企業(yè)追求更多的利潤點(diǎn)，產(chǎn)業(yè)多元化成了企業(yè)發(fā)展的一大訴求。這意味著不同部門之間必須加強(qiáng)相互協(xié)作、相互督促。但組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜向來就是國內(nèi)企業(yè)的通病，要從臃腫的企業(yè)結(jié)構(gòu)中找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員相當(dāng)困難，很大程度影響了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，員工在這樣的辦公環(huán)境中很容易出現(xiàn)無所適從的無助感！

3：員工出差頻繁，異地溝通難

分公司和異地業(yè)務(wù)的增多，導(dǎo)致的必然結(jié)果就是員工出差變得更加頻繁。與此同時(shí)，員工在出差過程中因異地溝通手段限制，無法第一時(shí)間將工作進(jìn)度匯報(bào)給公司，無法獲得企業(yè)更多的支持，導(dǎo)致了員工出差效率大幅降低，也造成了公司資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

HR改善辦公溝通環(huán)境——引入企業(yè)IM實(shí)現(xiàn)零距離辦公

面對目前企業(yè)辦公溝通中出現(xiàn)的幾個問題，HR該從何下手進(jìn)行改善？在筆者看來HR不妨嘗試引入企業(yè)即時(shí)通訊，為企業(yè)搭建一個統(tǒng)一的溝通平臺。利用企業(yè)即時(shí)通訊所帶來的辦公溝通手段的革新，帶動企業(yè)整體辦公溝通效率的提升，讓企業(yè)辦公真正做到“零距離”。

下面筆者以市場上比較熱門的企業(yè)溝通平臺imo為例，來看一下企業(yè)即時(shí)通訊如何能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)“零距離辦公”

基于組織結(jié)構(gòu)的在線溝通，消除機(jī)構(gòu)、部門限制

imo具有一目了然的組織結(jié)構(gòu)樹，所有員工信息都顯示在組織結(jié)構(gòu)樹上。通過組織結(jié)構(gòu)樹，管理者可以找到任何分支機(jī)構(gòu)了解其員工工作進(jìn)度、狀況，并對其工作做出直接指示。同時(shí)imo提供了多人會話、群討論等多種群組聊天功能，在需要部門協(xié)作時(shí)，總負(fù)責(zé)人可以在組織結(jié)構(gòu)樹上將相關(guān)的所有人員拉入會話中進(jìn)行在線討論，打破部門之間“隱形的圍墻”，讓部門協(xié)作不再受組織結(jié)構(gòu)影響，大大提升整體效率。

多手段通信，實(shí)現(xiàn)移動辦公

在異地出差的員工可以即時(shí)登錄imo獲取最新的企業(yè)信息，在出差過程中遇到任何問題也可以利用imo提供的遠(yuǎn)程協(xié)助功能向總部尋求幫助?？偛窟@邊則能將最新的政策等變動、調(diào)整信息通過電子公告、電子短信等形式給員工，即使員工未登錄imo也能通過手機(jī)接收。

此外，imo還將在近期推出支持安卓和IOS系統(tǒng)的手機(jī)客戶端。屆時(shí)，員工可以通過即時(shí)通訊、電話、短信、郵箱等多手段進(jìn)行溝通，無論是出差在外、還是上下班途中，只要拿出手機(jī)就能進(jìn)行工作信息分享、協(xié)同辦公，極大地提高企業(yè)辦公效率。

這些年來，國外企業(yè)一直在呼吁要改善溝通環(huán)境，但這樣的呼聲在國內(nèi)還是略顯“輕柔”。隨著企業(yè)的發(fā)展，HR也理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，通過一些高技術(shù)手段的工具，更加出色的完成自己的工作，相信企業(yè)IM會是各位一個很好的選擇。

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