全自動(dòng)化辦公軟件

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 　　OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境的高效協(xié)同工作平臺(tái)，同時(shí)又是優(yōu)秀的個(gè)人桌面工具。利用該系統(tǒng)可把日常業(yè)務(wù)、事務(wù)、協(xié)作等信息在企業(yè)、部門、組群、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通與處理，系統(tǒng)提供協(xié)同信息、公文管理、公共信息、日程/會(huì)議管理、常用工具及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊。

　　設(shè)計(jì)理念:

　　1. 簡(jiǎn)單 VS 復(fù)雜

　　以最簡(jiǎn)潔的信息分類和功能定義實(shí)現(xiàn)辦公中最重要、最經(jīng)常的應(yīng)用，使系統(tǒng)適

　　應(yīng)于不同水平的各級(jí)人員使用。

　　2、集中 VS 分散

　　將系統(tǒng)的信息集中存放在服務(wù)器中，方便本地和異地的使用者通過WEB方式訪問;每一條信息都采用"火車隊(duì)列"式管理，發(fā)起者發(fā)出火車頭，流程中的接收者在對(duì)應(yīng)的車廂中附加自己的意見，信息在流轉(zhuǎn)中全程共享、有序可控，改變郵件方式多次交互所造成的信息分散，提高溝通效率，減少繁冗信息。

　　3、低成本 VS 高成本

　　采用成熟可靠的技術(shù)和數(shù)據(jù)庫平臺(tái)完全自主開發(fā)，放棄費(fèi)用高昂的專用開發(fā)平臺(tái)和運(yùn)行環(huán)境，提供適合中國(guó)國(guó)情的最佳性價(jià)比的系統(tǒng)。

　　應(yīng)用對(duì)象:

　　部門、企業(yè)、集團(tuán)、異地分支機(jī)構(gòu)和行業(yè)管理用戶

　　應(yīng)用范圍:

　　流程化管理事務(wù)，如公文傳遞、請(qǐng)示、審批、計(jì)劃、報(bào)銷等，內(nèi)部或異地分支機(jī)構(gòu)管理溝通、協(xié)同工作、個(gè)人日程、會(huì)議、約會(huì)安排、移動(dòng)辦公

　　基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化管理策略

　　3.1 規(guī)范使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　對(duì)于來說，由于業(yè)務(wù)內(nèi)容較多，而且業(yè)務(wù)繁雜，為了能夠提高工作效率，提高信息化資源利用率，需要規(guī)范使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。完成OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)后，要經(jīng)過一段時(shí)間的試運(yùn)行，實(shí)施自動(dòng)化辦公和紙質(zhì)辦公同步，逐漸過渡到無紙化辦公，增強(qiáng)人員的協(xié)同辦公意識(shí)。以B為例，其建設(shè)了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，為了保證系統(tǒng)正式穩(wěn)定運(yùn)行，共同實(shí)行紙質(zhì)文件和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)1個(gè)月。為了規(guī)范OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用，制訂了相應(yīng)的管理制度。提出原則上經(jīng)過1個(gè)月試運(yùn)行后，不可以另行引發(fā)紙質(zhì)文件。但考慮到業(yè)務(wù)的特殊性，對(duì)于涉秘性文件，仍舊以在紙質(zhì)文件為主，嚴(yán)禁在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上處理。在過渡時(shí)期，做好辦公文件管理工作，確保從紙質(zhì)文件順利過渡到OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。

　　3.2 做好工作人員的培訓(xùn)工作

　　運(yùn)行OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，需要人員能夠熟練操作系統(tǒng)，能夠根據(jù)系統(tǒng)流程和規(guī)范，結(jié)合本職工作開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，進(jìn)而提高工作效率和質(zhì)量?；诖?，完成OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)后，基層部門正式投入使用系統(tǒng)，要按照OA協(xié)同辦公系統(tǒng)操作以及使用實(shí)際情況，組織業(yè)務(wù)部門人員，進(jìn)行關(guān)于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用以及操作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)要結(jié)合工作具體需求，在門戶網(wǎng)站上，定期發(fā)布培訓(xùn)教程。各單位定期接收公告通知。從OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能角度來說，集成了各大功能模塊，發(fā)揮著重要的作用。為了能夠充分發(fā)揮其功能作用，要增強(qiáng)操作人員的規(guī)范意識(shí)，具有較高的業(yè)務(wù)水平素質(zhì)，合理利用此系統(tǒng)，開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。在組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，要采取分類培訓(xùn)的方式，從部門和單位實(shí)際情況出?l，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。結(jié)合工作緊張情況，在不影響正常工作的狀態(tài)下，開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作。

　　從信息化建設(shè)的實(shí)際情況來說，運(yùn)行了多個(gè)信息化平臺(tái)，包括基層行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表信息化平臺(tái)、基層行政調(diào)解案件信息化錄入平臺(tái)、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等。為了提升系統(tǒng)的辦公效率和質(zhì)量，更好的服務(wù)人民，要加強(qiáng)信息化運(yùn)用。在實(shí)際運(yùn)用中，及時(shí)上報(bào)數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)交換和共享的實(shí)效性和實(shí)用性。信息化的結(jié)合運(yùn)用，要從業(yè)務(wù)實(shí)際出發(fā)。以人民調(diào)解業(yè)務(wù)為例，基于信息化平臺(tái)，開展智慧調(diào)解。在實(shí)際工作中，通過創(chuàng)建微信群和微信公眾號(hào)等方式，創(chuàng)新調(diào)解業(yè)務(wù)方式，探索調(diào)解新機(jī)制。增強(qiáng)信息互通交流以及工作指導(dǎo)，將矛盾化解于萌芽狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)人民調(diào)解工作動(dòng)態(tài)化管理。

　　3.3 加大信息化建設(shè)力度

　　首先，各級(jí)部門要積極落實(shí)信息化建設(shè)工作。領(lǐng)導(dǎo)干部要充分認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)+模式(即OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和現(xiàn)代化工作結(jié)合)的必要性以及意義，從而來推動(dòng)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)工作順利開展[5]。

　　其次，要加大技術(shù)支持力度。作為現(xiàn)代化科技發(fā)展的產(chǎn)物，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的構(gòu)建，需要技術(shù)的支持。在建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)時(shí)，要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步落實(shí)各項(xiàng)建設(shè)工作，及時(shí)更新硬件設(shè)備以及應(yīng)用軟件。不斷加大技術(shù)投入力度，完善和升級(jí)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，使其能夠?yàn)榛鶎庸ぷ鞯拈_展，提供更多的支持。

　　最后，要注重安全使用。從工作特點(diǎn)來說，數(shù)據(jù)和文件具有保密性，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全性要求較高?；诖耍俗龊镁W(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置以及防范外，還需要系統(tǒng)操作人員具有較強(qiáng)的安全意識(shí)，在使用的過程中，結(jié)合數(shù)據(jù)信息的重要程度進(jìn)行處理，對(duì)于涉密文件和數(shù)據(jù)，不可以在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上處理[6]，并嚴(yán)格做到涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密。