如何利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)項目管理

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 　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)，是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術運用到傳統(tǒng)辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。辦公自動化利用現(xiàn)代化設備和信息化技術，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動或重復性業(yè)務活動，優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務和業(yè)務信息，實現(xiàn)對信息資源的高效利用，進而達到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。

　　一、OA系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)的區(qū)別

　　隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和通信技術的發(fā)展和應用，企業(yè)信息化已成為品牌實現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。

　　1、目標側(cè)重點不一樣

　　OA系統(tǒng)主要面向企業(yè)的日常運營和管理，側(cè)重目標是幫助企業(yè)提高辦公效率，實現(xiàn)企業(yè)的無紙化辦公;通常情況下，企業(yè)的所有員工都可以使用OA系統(tǒng)。而項目管理系統(tǒng)主要面向企業(yè)的項目管理，側(cè)重目標是在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理，為企業(yè)創(chuàng)造新的價值增長點;一般是項目管理者和項目參與人員使用的系統(tǒng)。

　　2、系統(tǒng)功能不同

　　目前市場上的OA系統(tǒng)，一般包括任務協(xié)作、審批流程管理、費用報銷、考勤管理、辦公用品管理、個人日程、工作報告、通知公告等功能，這些功能都是工具型的協(xié)作功能，沒有特定的業(yè)務邏輯。

　　項目管理系統(tǒng)則不同，項目管理系統(tǒng)一般都是基于一套成熟的管理理論來研發(fā)的，目前比較主流的項目管理理論有“項目管理知識體系指南(PMBOK指南)”和“受控環(huán)境下的項目管理(PRINCEII)”。市面上大部分項目管理系統(tǒng)都是基于PMBOK理論研發(fā)的，它涵蓋了項目啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過程的管理，包含了項目立項管理、計劃管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理、采購管理、風險管理等有特定業(yè)務邏輯的功能。和OA系統(tǒng)相比，項目管理系統(tǒng)更面向特定的使用人群，功能也更專業(yè)。

　　3、使用系統(tǒng)的投入不一樣

　　對大多數(shù)企業(yè)來講，OA系統(tǒng)的普及度較高，價格比較低廉，企業(yè)決策成本較低，系統(tǒng)推行起來比較快，易于操作，一般不用進行專業(yè)的培訓。而項目管理系統(tǒng)在推行前則需要進行一定的普及教育、需求梳理以及必要的培訓才能使用。

　　二、如何利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)項目管理

　　企業(yè)辦公中，有大量事項需要跨部門協(xié)作，并且需要較長一段時間才能完成，此類事項多采用項目管理的方式進行，因項目的周期長、涉及到的人員多、而且所涉及到的事項和管理內(nèi)容繁雜，故而工作效率一般不高。借助信息化的方式，工作效率會有很大提升，泛普軟件OA系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)進行項目管理。

　　1、項目權限控制

　　OA系統(tǒng)支持項目負責人具有配置項目的權限，相關人員只有查看項目信息的權限。

　　2、項目進度管理

　　泛普軟件OA系統(tǒng)可以對整個項目的工作時間、人員安排進行全面分析，實現(xiàn)對項目進度的監(jiān)控，幫助項目組 成員，找出影響項目進度的因素以及時進行調(diào)整。

　　3、項目文檔

　　泛普軟件OA系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)創(chuàng)建的所有項目，進行有序的分類管理， 讓企業(yè)員工一目了然地看到企業(yè)目前所存在的項目， 也讓項目管理者的項目控制工作更加輕松。

　　4、項目協(xié)作

　　OA系統(tǒng)的協(xié)同性可保證在項目的進展過程中，各個合作伙伴保持即時的、緊密的聯(lián)系，包括項目任務的分派和協(xié)作、知識信息的共享、網(wǎng)絡會議和即時通信的利用等。

　　OA系統(tǒng)能夠?qū)I(yè)務流程進行全程管控、對項目信息進行全方位跟進、對項目執(zhí)行情況進行綜合查詢、對項目進度進行跟進督辦，進而真正提高工作效率與執(zhí)行力度。