OA辦公協(xié)同系統(tǒng)

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保定市財(cái)政局協(xié)同OA系統(tǒng)政務(wù)公文管理解決方案

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　　第一章保定市財(cái)政局協(xié)同OA系統(tǒng)政務(wù)公文管理解決方案

　　協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)解決方案中的主要應(yīng)用：信息門(mén)戶(hù)、收文管理、發(fā)文管理、公文交換、檔案管理、個(gè)人辦公、日程安排、會(huì)議管理、信息采集、文檔管理、辦公資產(chǎn)等功能模塊。其中最基礎(chǔ)的應(yīng)用主要集中在公文管理，即包括發(fā)文管理、收文管理、檔案管理、公文交換。

　　1.1 公文管理總體解決方案

　　1.1.1 保定市財(cái)政局關(guān)鍵需求闡述

　　公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文的類(lèi)型目前國(guó)家規(guī)定由十三種公文格式，一般常用的主要是發(fā)文、收文、簽報(bào)、請(qǐng)示等。不同的公文類(lèi)型，流程表單格式、以及最終的公文樣式管理要求都不同。一個(gè)發(fā)文，發(fā)文單主要由表頭、表單、正文、附件組成。最后形成發(fā)文單要實(shí)現(xiàn)國(guó)家規(guī)范的發(fā)文文件，需要把表頭、表單中的內(nèi)容加入正文，最終形成一定格式的發(fā)文文件。所以在通過(guò)協(xié)同政務(wù)OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)文管理的時(shí)候需要可以靈活自定義公文的類(lèi)型，并需要可以實(shí)現(xiàn)每種類(lèi)型公文的格式可以對(duì)應(yīng)多個(gè)自定義模板，以此達(dá)到“規(guī)范公文形式、減少紙質(zhì)公文、提高公文質(zhì)量”的公文管理要求。

　　1.1.2 泛普軟件方案主要特點(diǎn)

　　在本項(xiàng)目中，將以泛普軟件公司應(yīng)用支撐平臺(tái)的工作流引擎為核心，以泛普軟件協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建公文管理解決方案。

　　公文管理主要實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)、請(qǐng)示、通知、任免等公文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對(duì)文件、信息處理情況提供了簡(jiǎn)單易用的實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，方便單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握單位工作人員的工作情況。公文信息流轉(zhuǎn)的處理范圍完全涵蓋國(guó)家現(xiàn)有13種日常公文類(lèi)型，包括如命令、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、議案、請(qǐng)示、報(bào)告、公告、通告、公報(bào)、函等等。公文管理具體工作流程可以由保定市財(cái)政局系統(tǒng)管理員在無(wú)須改動(dòng)程序的情況下進(jìn)行靈活定義，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)員工收發(fā)文處理工作流自動(dòng)化，過(guò)程計(jì)算機(jī)化，提高辦公效率。

　　其中通過(guò)泛普軟件協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)解決方案，日常的發(fā)文文件流轉(zhuǎn)整體過(guò)程為：

　　同時(shí)，日常的收文文件流轉(zhuǎn)整體過(guò)程為：

　　OA辦公系統(tǒng)公文管理主要功能特點(diǎn)是：

　　n 系統(tǒng)提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶(hù)可以根據(jù)實(shí)際需要制定出所需的公文流程，而且當(dāng)實(shí)際情況發(fā)生變化時(shí)可以由管理員隨時(shí)進(jìn)行更改。

　　n 系統(tǒng)提供公文流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控及統(tǒng)計(jì)：管理員可以通過(guò)管理工具查看公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的狀況，還可以統(tǒng)計(jì)出個(gè)人或部門(mén)的文件辦案率。

　　n 提供公文格式(表頭、正文、附件、表單)的全屏設(shè)計(jì)功能：用戶(hù)可以根據(jù)需要設(shè)計(jì)所需的格式，并且可以隨時(shí)根據(jù)變化進(jìn)行更改。

　　n 支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無(wú)論是正文、附件還是公文處理表單，無(wú)論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢(xún)，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。

　　n 支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫(xiě)筆簽名批示、多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手寫(xiě)會(huì)簽，領(lǐng)導(dǎo)可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗(yàn)證控制。

　　n 支持包括手寫(xiě)簽名在內(nèi)的所有信息原稿打?。和暾仫@示出表格的批示內(nèi)容，符合中國(guó)人的辦公習(xí)慣。

　　n 提供外出代理的授權(quán)功能：工作人員可以在出差時(shí)委托指定的代理人處理其負(fù)責(zé)的公文。

　　n 提供公文回收功能：用戶(hù)可對(duì)誤操作的公文通過(guò)回收進(jìn)行修改，增強(qiáng)系統(tǒng)的容錯(cuò)、排錯(cuò)能力。

　　n 提供公文的并發(fā)處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時(shí)辦理公文，進(jìn)一步保證了公文的辦理效率。

　　n 提供完善的遠(yuǎn)程辦公功能：不僅可實(shí)現(xiàn)單位總部與各地區(qū)分部之間的公文互流、信息傳遞，還可實(shí)現(xiàn)出差領(lǐng)導(dǎo)、人員的異地辦公功能。

　　n 提供常用詞條功能：用戶(hù)對(duì)一些常用批示意見(jiàn)進(jìn)行設(shè)置后，便可在辦理公文時(shí)自由調(diào)用，提高公文處理效率。

　　n 提供實(shí)時(shí)提醒功能：個(gè)人所有待辦事務(wù)、待辦公文的實(shí)時(shí)提醒。

　　n 提供強(qiáng)大的在線幫助功能。

　　n 文檔一體化功能：公文在流轉(zhuǎn)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后可自動(dòng)或者手工歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，并且保持公文原有的筆跡留痕。

　　n 來(lái)文批量處理：可以方便地設(shè)計(jì)出符合用戶(hù)辦公的批量來(lái)文登記和轉(zhuǎn)出，提高辦文工作效率。

　　n 支持公文格式自動(dòng)規(guī)范化：按照制定的公文表單樣式，有針對(duì)性的約束所需填寫(xiě)內(nèi)容。

　　n 支持公文正文自動(dòng)套紅：根據(jù)不同類(lèi)型的公文模板，系統(tǒng)可自動(dòng)套紅形成正式公文文件。

　　n 支持文件自動(dòng)編號(hào)、文件主題詞的自動(dòng)標(biāo)引和手動(dòng)標(biāo)引功能。

　　n 支持多表單處理模式：在文件審批過(guò)程中，支持多表單的處理模式，當(dāng)審批一件超過(guò)一頁(yè)A4紙時(shí)，在打印過(guò)程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁(yè)打印，并保留表單的基本格式。

　　n 領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)：領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可對(duì)在辦公文、結(jié)案公文進(jìn)行查詢(xún)，快捷實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)閱示、閱辦公文、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。

　　n 支持與不同單位之間的公文交換：通過(guò)公文交換接口，可自定義與上下游單位或關(guān)聯(lián)單位的公文交換。

　　公文處理包括WEB客戶(hù)端與管理工具端兩部分，WEB客戶(hù)端主要完成日常文件的流轉(zhuǎn)與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護(hù)工作。

　　1.1.3 普通用戶(hù)應(yīng)用方案

　　基于Internet/Intranet模式構(gòu)建的OA辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對(duì)于普通用戶(hù)或公文管理員，都可在WEB端通過(guò)簡(jiǎn)單的鼠標(biāo)點(diǎn)擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同在Internet沖浪一般，簡(jiǎn)單、實(shí)用。

　　在公文處理的WEB端可實(shí)現(xiàn)以下應(yīng)用：

　　£ 發(fā)文擬稿、收文登記

　　各級(jí)用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際需要撰寫(xiě)新公文(如進(jìn)行收文登記、發(fā)文擬稿等)，并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫(xiě)完畢只需點(diǎn)擊發(fā)送按鈕便可將新公文發(fā)送給文件的下一步處理人。

　　£ 收發(fā)文的過(guò)程審批、簽核

　　待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文，系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)提醒功能會(huì)及時(shí)地告知用戶(hù)當(dāng)前需要辦理的待辦事務(wù)。

　　用戶(hù)辦理待辦公文可對(duì)公文進(jìn)行以下操作：

　　n 對(duì)正文、附件進(jìn)行修改;

　　n 在文件處理表輸入批示意見(jiàn);

　　n 通過(guò)手寫(xiě)簽名或電子印章進(jìn)行文件的簽發(fā)批示;

　　n 將文件發(fā)送給選定人員。

　　當(dāng)然，所有的操作都只能在權(quán)限設(shè)定范圍內(nèi)進(jìn)行，同時(shí)系統(tǒng)還將如實(shí)地記錄下文件辦理的修改痕跡：當(dāng)前用戶(hù)對(duì)文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過(guò)”所見(jiàn)即所得”的權(quán)限設(shè)置記錄下當(dāng)前用戶(hù)的批示意見(jiàn)及簽名筆跡等信息。

　　£ 收發(fā)文過(guò)程中的催辦督辦

　　利用OA辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)工具中的催辦、督辦設(shè)置項(xiàng)目，就能簡(jiǎn)單的使流轉(zhuǎn)中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中，達(dá)到催辦、督辦的目的?？蓪?duì)文件辦理的具體步驟設(shè)定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時(shí)辦理文件。

　　系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細(xì)的處理信息，用戶(hù)可隨時(shí)查看到具體一份公文每一步驟每一辦理人辦理公文的時(shí)間及批示信息，可隨時(shí)了解當(dāng)前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時(shí)間信息，使公文處理過(guò)程透明化、規(guī)范化。

　　£ 靈活查詢(xún)權(quán)限范圍內(nèi)公文

　　系統(tǒng)提供組合查詢(xún)與模糊檢索的靈活查詢(xún)方式，用戶(hù)可隨時(shí)查找到自己辦理過(guò)的文件或自己沒(méi)辦理過(guò)但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶(hù)可根據(jù)公文字段進(jìn)行查詢(xún)，或者進(jìn)行全文檢索。

　　£ 授權(quán)他人辦理公文、代理他人授權(quán)辦理的公文

　　領(lǐng)導(dǎo)或工作人員出差時(shí)，為避免公文的積壓可授權(quán)他人代理自己的公文?？蓪?duì)不同的公文類(lèi)型進(jìn)行不同的授權(quán)，同時(shí)設(shè)定授權(quán)的具體時(shí)間，授權(quán)時(shí)間一過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)取消授權(quán)。

　　公文授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員——代理人可立即收到授權(quán)人當(dāng)前待辦的授權(quán)類(lèi)型公文，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息，并將代理人辦理的意見(jiàn)以”XXX(代理XXX)的批示意見(jiàn)”的形式如實(shí)記錄。授權(quán)人出差回來(lái)后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標(biāo)識(shí)的文件辦理信息。

　　£ 公文處理完成后的歸檔

　　系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化，用戶(hù)只需要點(diǎn)擊一個(gè)按鈕即可實(shí)現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文的文件內(nèi)容。

　　£ 定制自己常用批示詞語(yǔ)

　　用戶(hù)在日常公文的辦理中，經(jīng)常會(huì)使用一些相同的句子、詞語(yǔ)，如”同意”、”已閱”、”請(qǐng)速辦”等，對(duì)于這類(lèi)常用詞語(yǔ)，若每次批示時(shí)都要輸入則費(fèi)時(shí)費(fèi)力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語(yǔ)的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語(yǔ)，個(gè)人則可為自己定制自己常用的批示詞語(yǔ)。常用詞語(yǔ)定制后，用戶(hù)在辦理公文時(shí)便可用鼠標(biāo)快速選擇這些常用詞語(yǔ)，從而避免了重復(fù)輸入。

　　常用詞語(yǔ)分為公用常用詞語(yǔ)和私有常用詞語(yǔ)兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語(yǔ)、詞語(yǔ)定制成公用常用詞語(yǔ)，方便所有用戶(hù)在辦文時(shí)輸入;每個(gè)用戶(hù)也可以指定自己的私有常用詞語(yǔ)，方便自己的辦文。

　　£ 個(gè)人簽名與圖章管理

　　每一個(gè)用戶(hù)可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲(chǔ)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時(shí)直接調(diào)用。調(diào)用時(shí)需要簽章密碼的確認(rèn)，避免用戶(hù)帳號(hào)密碼泄漏后，被非法冒簽。

　　£ 對(duì)公文的日常維護(hù)

　　對(duì)公文的日常維護(hù)功能在于當(dāng)前用戶(hù)所擁有的權(quán)限，普通用戶(hù)若沒(méi)有管理權(quán)限是無(wú)法維護(hù)公文的。公文的日常維護(hù)功能包括：

　　n 刪除文件：將無(wú)須保留的文件從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。

　　n 結(jié)束流程：對(duì)于無(wú)須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過(guò)結(jié)束流程完成文件的特殊處理。

　　n 修改文件名稱(chēng)：修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱(chēng)。

　　n 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。

　　1.1.4 公文管理員的管理方案

　　流轉(zhuǎn)系統(tǒng)通過(guò)管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理表等公文定制與日常自定義的維護(hù)功能。

　　流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的管理工具端包括公文表單設(shè)計(jì)工具、流程設(shè)計(jì)工具，其中：公文設(shè)計(jì)工具側(cè)重于文件處理表單的定制，流程設(shè)計(jì)工具側(cè)重于可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制。

　　在公文處理系統(tǒng)的管理工具端，模塊管理員可實(shí)現(xiàn)以下功能：

　　£ 可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制與維護(hù)

　　根據(jù)保定市財(cái)政局的辦公情況，公文管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫(xiě)。

　　n 圖形化的流程定制

　　可視化、結(jié)構(gòu)化的流程定制是通過(guò)流程圖的形式定制工作流程，公文管理員只需用鼠標(biāo)選擇相應(yīng)的各流程步驟、設(shè)定各步驟之間的流程連線(各個(gè)步驟的收件人、接收條件)，便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。

　　n 流程日常的圖形化更改

　　提供了圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，當(dāng)機(jī)構(gòu)改革、人事變動(dòng)導(dǎo)致流程發(fā)生變化時(shí)可相當(dāng)方便地對(duì)流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的問(wèn)題。

　　£ 文件處理表單的定制與維護(hù)

　　保定市財(cái)政局日常文件辦理的處理表單均可無(wú)任何源代碼的自定義實(shí)現(xiàn)。

　　n 文件處理表單的定制

　　利用公文設(shè)計(jì)工具，公文管理員通過(guò)畫(huà)表格、選取相應(yīng)控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶(hù)無(wú)需更改任何辦公習(xí)慣就可適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施。

　　定制文件處理表單時(shí)，公文管理員可根據(jù)單位的實(shí)際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項(xiàng)或多項(xiàng)。更重要的是，本系統(tǒng)方案中的公文不再只局限于傳統(tǒng)的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、E-mail、Word文檔、Excel表格、掃描照片等非結(jié)構(gòu)化信息。

　　n 權(quán)限的嚴(yán)格設(shè)定

　　OA辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的公文有雙重權(quán)限設(shè)置：

　　Ø 文件類(lèi)型的權(quán)限設(shè)置

　　對(duì)于不同的文件類(lèi)型會(huì)有不同的權(quán)限設(shè)置，如擁有收文登記權(quán)限的用戶(hù)也許只是少數(shù)，但擁有發(fā)文擬稿權(quán)限的用戶(hù)則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對(duì)文件類(lèi)型的權(quán)限設(shè)置功能，公文管理員根據(jù)不同文件類(lèi)型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問(wèn)、刪除、歸檔等不同的操作權(quán)限。普通用戶(hù)首先要擁有對(duì)該類(lèi)型文件操作的權(quán)限，才可辦理相應(yīng)的文件。

　　Ø 文件辦理步驟的權(quán)限設(shè)置

　　在文件的實(shí)際辦理中，公文處理系統(tǒng)提供了”所見(jiàn)即所得”的權(quán)限分配，即通過(guò)綁定相應(yīng)流程的相應(yīng)步驟，設(shè)定每一步驟對(duì)文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權(quán)限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶(hù)即使有該類(lèi)型文件的操作權(quán)限，沒(méi)有相應(yīng)辦理步驟的權(quán)限同樣也無(wú)法對(duì)文件進(jìn)行操作或修改。

　　n 文件處理表單的更改

　　與流程的設(shè)計(jì)一樣，公文表單設(shè)計(jì)工具也提供了圖形化的界面。當(dāng)用戶(hù)的文件處理表單發(fā)生變化時(shí)，無(wú)須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權(quán)限設(shè)置，使公文的定制、更改更好地適應(yīng)了辦公業(yè)務(wù)的變化。

　　£ 套紅模板、二維條碼維護(hù)

　　系統(tǒng)支持單位可根據(jù)不同類(lèi)型的公文設(shè)定對(duì)應(yīng)的套紅模板，以及生產(chǎn)的二維條碼的樣式設(shè)置。

　　提供自定義靈活的套紅模板：

　　并可約定在公文流程中具體某個(gè)環(huán)節(jié)有套紅蓋章的操作：

　　以及對(duì)當(dāng)自動(dòng)生成二維條碼時(shí)的形狀要求，包括有：二維條碼的高度、寬度、數(shù)據(jù)來(lái)源

　　£ 公文統(tǒng)計(jì)

　　系統(tǒng)支持對(duì)個(gè)人、或者單位所辦理的公文進(jìn)行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，包括：公文總數(shù)、已辦公文、未辦辦公、在辦公文、辦結(jié)率、公文處理時(shí)效等等。

　　1.2 發(fā)文管理應(yīng)用方案

　　1.2.1 發(fā)文管理總體方案

　　發(fā)文管理解決方案整體包括：建立發(fā)文表單、正文或附件、和對(duì)應(yīng)的發(fā)文流程，實(shí)現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、審批、批示、批注、簽發(fā)、復(fù)核、分發(fā)等操作，完成公文審批、修改、套紅、蓋章等一系列動(dòng)作，并形成可交換的正式電子公文的過(guò)程。

　　泛普軟件提供的發(fā)文管理解決方案其對(duì)應(yīng)的總體圖如下：

　　其總體應(yīng)用特征如下：

　　l 支持?jǐn)M稿、審批、審核、復(fù)核、會(huì)簽、簽發(fā)的公文成文審批過(guò)程;

　　l 支持調(diào)用多種對(duì)應(yīng)的公文模板;

　　l 支持公文套紅、蓋章、分發(fā)、打印、二維條碼、歸檔的公文處理過(guò)程;

　　l 支持公文過(guò)程的手寫(xiě)批注、文字批注、痕跡保留、電子印章、鎖定;

　　l 支持發(fā)文轉(zhuǎn)下游部門(mén)收文、日程安排、工作計(jì)劃、或?qū)С龅絜xcel中;

　　l 支持抄送、轉(zhuǎn)送、會(huì)簽、或簽、退回、收回、自由流轉(zhuǎn)、條件跳轉(zhuǎn)、自動(dòng)歸檔;

　　l 支持發(fā)起人或?qū)徍巳肆粞?支持補(bǔ)充正文、補(bǔ)充附件;

　　l 支持關(guān)聯(lián)其他公文、關(guān)聯(lián)文檔資料、日程安排、事務(wù)協(xié)作等;支持多種格式附件;

　　l 支持發(fā)文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理;

　　l 支持文號(hào)自動(dòng)管理和自定義編號(hào)規(guī)則;