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OA辦公協(xié)同系統(tǒng)

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泛普軟件的協(xié)同oa辦公系統(tǒng)思想主要體現(xiàn)為三大方面

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  1.1.1 泛普軟件對協(xié)同管理的理解

  n 泛普軟件協(xié)同管理思想

  泛普軟件的協(xié)同oa辦公系統(tǒng)思想主要體現(xiàn)為三大方面:

  “信息網(wǎng)狀思想”:建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境,無論信息的來源、結(jié)構(gòu)是什么,都可以得到統(tǒng)一的管理;同時協(xié)同平臺為這些信息節(jié)點之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道,從任何一個信息節(jié)點都可以到達任意的相關(guān)信息節(jié)點,極大的方便獲取完整的、真實的信息。

  “業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”:提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行整合的方案,使得協(xié)同平臺可以面向整個業(yè)務(wù)過程來進行管理。表面上看在協(xié)同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求,但隨之這個應(yīng)用可以自動啟動其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用,并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新,使得用戶無需在不同應(yīng)用平臺之間切換便可以完成對業(yè)務(wù)鏈的管理。

  “隨需而應(yīng)思想”:將內(nèi)部的“人”、“財”、“物”、“信息”和“流程”進行充分的整合。在協(xié)同管理平臺中,這些資源可以實現(xiàn)各種關(guān)聯(lián),由于某個目的觸發(fā)一個應(yīng)用的時候,相關(guān)的資源可以隨之被調(diào)動并被自動加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中,從而進行緊密的協(xié)調(diào)和運作。

  總結(jié)而言,在協(xié)同管理平臺中,可以更有效的對各種分散存在或被分隔的資源進行整合,并讓它們在統(tǒng)一管理和調(diào)配下進行優(yōu)化,從而發(fā)揮這些資源最大的價值。

  n 泛普軟件協(xié)同OA辦公系統(tǒng)管理的三大應(yīng)用特性

  門戶以及協(xié)同管理具有信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同、訪問統(tǒng)一及個性化的特點:

  (1). 信息協(xié)同

  對于XX財政局來說,人員、流程的數(shù)據(jù)系統(tǒng)等逐步引入,如果每一個信息系統(tǒng)都是孤立的,這樣就使信息協(xié)同出現(xiàn)了很多新的問題,例如信息膨脹、信息孤島、信息非結(jié)構(gòu)化等。因此,在設(shè)計產(chǎn)品的時候需要考慮協(xié)同的信息管理。

  而泛普軟件的解決方案則解決了上述問題,它采用中央數(shù)據(jù)庫管理各類信息,數(shù)據(jù)可以通過任何與其相關(guān)的應(yīng)用更新或被提取。從應(yīng)用層面上來看,它將所有的信息進行全面的整合,信息與信息之間無阻礙鏈接,用戶可以從信息歸結(jié)的友好界面入口,進行大范圍和深度的信息提取,而完全無需在不同的數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用平臺之間切換。從管理層面上看,它基于資源網(wǎng)狀管理體系的思想,從任何一個信息點都可以非常方便地提取出所有與其相關(guān)的信息,所有的信息和應(yīng)用都是多維的、立體化的,強相關(guān)聯(lián)的。所以XX財政局所有的知識和應(yīng)用在系統(tǒng)中都不是孤立,而是強相關(guān)聯(lián)的,用戶可以通過某個知識信息點到達與其相關(guān)的任意一個知識信息點或提取整張知識信息網(wǎng),而無論其來源、結(jié)構(gòu)和存儲方式。如下圖示:協(xié)同矩陣模型:

  (2). 應(yīng)用協(xié)同

  泛普軟件為XX財政局門戶以及協(xié)同管理的系統(tǒng)將實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理上的協(xié)同,從應(yīng)用的層面看,它以跨部門以及內(nèi)部與外部的工作流程帶動知識信息流、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流等在內(nèi)外的無障礙流動,并完成相關(guān)數(shù)據(jù)庫的更新。對于系統(tǒng)本身,任何一個模塊都可以看作是系統(tǒng)應(yīng)用層面上的核心,其他所有的模塊都圍繞它工作,共同完成它所要求的相關(guān)應(yīng)用。從管理的層面上看,由于它基于資源協(xié)同的思想設(shè)計,實現(xiàn)的是“以點帶面”和“協(xié)同運作”,任何一個因素的變化都會在系統(tǒng)中的相關(guān)點反應(yīng)出來,并通過協(xié)同平臺提供給各部門、以及外部資源,從而使業(yè)務(wù)過程達到高效、協(xié)作的目的。因而用戶只需要在統(tǒng)一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作,而不必在不同的平臺、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。

  (3). 訪問統(tǒng)一及個性化

  泛普軟件以信息門戶的形式,提供給XX財政局一個集成了內(nèi)、外部的信息、資源和應(yīng)用的“窗口”,使內(nèi)部辦公人員、公眾能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的個性化信息,以及個性化的應(yīng)用,從而實現(xiàn)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。

  它滿足不同用戶群的需求,用戶群可以分級別、分權(quán)限,從任何地方、任何時間進入系統(tǒng)。通過信息門戶給予其進入網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限,內(nèi)部人員可以查看工作計劃和實施情況,跟蹤客戶和供應(yīng)商情況、流程處理情況、文件資料傳輸情況等信息狀態(tài);各級領(lǐng)導(dǎo)可以不同視角查看組織,管理人力資源,分析各類工作績效,及時發(fā)現(xiàn)問題所在。

  1.1.2 總體解決方案概述

  根據(jù)XX財政局單位的需求,泛普軟件提供出的整體解決方案如下圖:

  整個系統(tǒng)以組織用戶和工作流程為基礎(chǔ)應(yīng)用模塊。組織用戶主要是對組織機構(gòu)、人事結(jié)構(gòu)、角色、權(quán)限的維護,從而作為用戶在系統(tǒng)中進行信息讀取和應(yīng)用操作,以及整個工作流程定義的基礎(chǔ);工作流程管理主要根據(jù)用戶的實際情況設(shè)定各種工作流程,同時作為獨立的引擎承載信息到各個功能模塊,保證信息的協(xié)同性和關(guān)聯(lián)性。組織用戶和工作流程的高度可定義性保證了整個協(xié)同政務(wù)辦公平臺的靈活性。

  同時,基于此協(xié)同政務(wù)辦公平臺,為XX財政局打造單位內(nèi)部(包括員工與員工之間、部門內(nèi)部、部門與部門之間)的應(yīng)用協(xié)同、與外部單位之間的應(yīng)用協(xié)同,便于XX財政局涉及到的價值鏈的每部分都可以充分享用相應(yīng)的資源:

  應(yīng)用泛普軟件解決方案,以及功能強大的協(xié)同辦公系統(tǒng)---泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng),總體上為按照XX財政局的實際需求為導(dǎo)向,以應(yīng)用促進信息化建設(shè),吸收當(dāng)今先進的管理系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗,進行統(tǒng)一規(guī)劃,分階段實施,穩(wěn)步建設(shè),有效保護并擴展系統(tǒng)的投資。在此解決方案中主要為XX財政局實現(xiàn)以下目標(biāo):

  1. 利用泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)進行公文管理,實現(xiàn)無紙化辦公

  公文自動流轉(zhuǎn),節(jié)省時間、提高效率、減少人為失誤;方便地查詢流程執(zhí)行情況,以及流程的責(zé)任人、相關(guān)文檔等信息;根據(jù)執(zhí)行狀態(tài),自動進行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實現(xiàn)無紙化辦公,單位中的所有文檔進行集中的電子化管理,包括檔案、財務(wù)文檔、工程文件、技術(shù)文檔、報告、合同等;

  l 實現(xiàn)辦公流程規(guī)范化,包括公文文件流轉(zhuǎn)、報告的審批流程、通知公告、人事任免流程、年(月)度計劃報批流程等,通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)自動運轉(zhuǎn);

  l 內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)自動化,可根據(jù)文檔的不同狀態(tài)自動進行下步操作,并決定誰是相關(guān)責(zé)任人;

  l 實現(xiàn)工作的執(zhí)行透明化,任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)查詢方便,實現(xiàn)管理者與員工之間的互動;實現(xiàn)組織內(nèi)部的協(xié)同工作;

  l 個人工作的有效組織,便于領(lǐng)導(dǎo)有效組織部門計劃;

  l 會議全過程管理:會議建立,召集,議程管理,會議結(jié)束等;

  2. 構(gòu)建統(tǒng)一的內(nèi)外協(xié)同的政務(wù)信息門戶:

  構(gòu)建一個內(nèi)部部信息門戶網(wǎng)站,建立統(tǒng)一的信息入口,為用戶提供一個服務(wù)平臺。

  l 構(gòu)建個性化的政務(wù)門戶、公文門戶、部門門戶、個人門戶、領(lǐng)導(dǎo)門戶、關(guān)聯(lián)單位門戶、黨工會門戶等,實現(xiàn)相關(guān)信息快速主動推送到所需要的人員上。

  l 通過不同門戶的管理,外部資源可以在信息門戶中查看最新的資料,并與單位內(nèi)部人員即時溝通。通過不同門戶,針對不同服務(wù)對象將信息進行分門戶個性化管理:對普通員工來說,可以及時為他們提供與工作相關(guān)的信息,為其日常辦公提供一個高效協(xié)同的工作平臺;對部門領(lǐng)導(dǎo)來說,可以提供部門的相關(guān)信息,并可實時收集客戶的意見和建議,及時反饋。

  3. 有效地組織和管理職員及其工作

  在系統(tǒng)中為每個職員建立信息檔案,需要時可快速地了解相關(guān)職員的信息;您可以確切地知道您的每一個職員的特點、專長、工作業(yè)績等;深入了解到每個職員所進行的工作,所完成的工作以及完成情況;根據(jù)需要在系統(tǒng)中為相關(guān)員工分配和去除權(quán)限和工作職責(zé),增強組織的柔性;根據(jù)業(yè)務(wù)需要以及職員的工作安排情況,將他們組織到不同的任務(wù)中;總之,實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與職員、職員之間的互動。建立XX財政局的組織架構(gòu),方便管理層對整個單位的掌控并提供一定的決策支持;

  l 人事公告、通知和發(fā)文的發(fā)布平臺;

  l 建立職員卡片,職員資料集中管理,查詢方便;

  l 任務(wù)的下達、執(zhí)行自動化,提高工作效率;

  l 勞資、培訓(xùn)、黨務(wù)等的管理流程化、規(guī)范化;

  l 工會、婦女、員工關(guān)懷的建設(shè)和運行;

  4. 建立流程審批管理平臺

  自定義工作流引擎:通過IT技術(shù),基于先進的工作流引擎,實現(xiàn)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化,通過流程的建立和規(guī)范,通過系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析,最終達到優(yōu)化流程。通過流程優(yōu)化,減少XX財政局辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動、等待時間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量,在解決協(xié)同工作和信息共享的同時,實現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理,真正提高辦公效率,挖掘和發(fā)揮員工價值;基于今后全局工作流應(yīng)用推廣的需要,需要從安全和部署方面能滿足XX財政局今后需求擴展的要求,做到行業(yè)領(lǐng)先。

  5. 建立文檔管理和共享體系

  有關(guān)的所有內(nèi)部資料信息需要時可快速查詢相關(guān)信息,再不會發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象;實時地了解到單位內(nèi)外所發(fā)生的任何事情;知識、經(jīng)驗記錄在系統(tǒng)中,避免單位的知識流失;方便地追蹤相關(guān)文檔的狀態(tài)、責(zé)任人等信息,提高管理效率。將現(xiàn)有電子郵件系統(tǒng)整合到系統(tǒng)當(dāng)中。

  實現(xiàn)對單位范圍內(nèi)的文檔進行統(tǒng)一管理、按照權(quán)限共享的同時,促進文檔在單位范圍內(nèi)的利用、創(chuàng)新和信息發(fā)布,從而促進單位范圍內(nèi)資源的整合。

  l 將單位的所有文檔進行結(jié)構(gòu)化 的存儲,并提供各種途徑的查詢功能;

  l 建立統(tǒng)一的文檔庫,并且將管理權(quán)限細化到不同類別的資料文檔;

  l 分門戶、分權(quán)限、個性化管理機構(gòu)內(nèi)部所有文檔;

  l 建立內(nèi)部信息發(fā)布體系,使得新聞公告、人事任免、重大規(guī)章制度調(diào)整等做到及時有效的傳達給單位所有相關(guān)職員;

  6. 綜合事務(wù)辦公平臺

  實現(xiàn)單位范圍內(nèi)的行政辦公流程(如:公文管理平臺、行政審批類通知公告、信息、文件審批發(fā)布)、代辦事宜的動態(tài)管理等。

  7. 系統(tǒng)權(quán)限管理基礎(chǔ)架構(gòu)

  系統(tǒng)權(quán)限管理:作為一個集團,不同的級別的領(lǐng)導(dǎo)需要有不同的系統(tǒng)信息進行相關(guān)權(quán)限文檔的支撐和信息數(shù)據(jù)管理,實現(xiàn)個性化的信息需求。XX財政局的一般員工可以通過權(quán)限控制只能了解與自己相關(guān)的信息,部門領(lǐng)導(dǎo)通過權(quán)限控制了解到的是整個部門所有員工的信息,單位決策層通過權(quán)限的控制了解到的不僅是整體業(yè)務(wù)的信息,還包括研發(fā),人事行政,財務(wù)等.系統(tǒng)通過一般用戶輸入的信息源,按照系統(tǒng)的權(quán)限,自動統(tǒng)計相關(guān)的信息,將數(shù)據(jù)進行匯總以報表的形式分別呈現(xiàn)給不同權(quán)限和角色的人,從而使單位不同權(quán)限的管理層對單位當(dāng)前的現(xiàn)狀快速作出基于客觀事實的反應(yīng),滿足不同權(quán)限的人對信息個性化的需求.同時作為系統(tǒng)維護而言,系統(tǒng)管理員可以通過授權(quán)給相應(yīng)的子系統(tǒng)管理員和相應(yīng)的模塊管理管理員,由他們來維護各自組織架構(gòu)里面的功能需求,系統(tǒng)管理員只要維護單位與下屬機構(gòu)的流程就可以。

  系統(tǒng)分級管理:

  針對單位多級、多層、多地辦公的特征,系統(tǒng)今后擴展要求能做到分級系統(tǒng)管理員、流程分權(quán)、知識文檔分權(quán)、門戶分權(quán)、崗位角色分權(quán)、報表分權(quán)管理。

發(fā)布:2006-12-16 16:33    編輯:泛普軟件 · hujian    [打印此頁]    [關(guān)閉]

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