協(xié)同辦公軟件軟件

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 　　在辦公協(xié)同中工作人員所接觸大量信息來自于文檔，通常文檔信息的增加和訪問是以指數(shù)形式增長的 。每天都有高價值的內(nèi)容通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)在有交叉聯(lián)系的小組間產(chǎn)生，對于工作中涉及的文檔資料信息進(jìn)行有效組織與管理變得越來越重要。 所以說，建立一個實用、高效、方便的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，對于提高工作人員的文檔管理水平，提高工作效率具有重大的實際意義。

　　無疑，企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)具有重大意義，但也是一項技術(shù)與工程實現(xiàn)上相對復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其中包含了多方面、多層次的工作，例如：作為企業(yè)關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)如何與企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施相連接、文檔管理體系的規(guī)劃、文檔管理服務(wù)器設(shè)立、與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成、用戶界面的配置以及培訓(xùn)等等。我們認(rèn)為，選擇合適的文檔管理產(chǎn)品、以及預(yù)先進(jìn)行盡可能細(xì)致周到的系統(tǒng)規(guī)劃是整個系統(tǒng)得以成功建立和順利運(yùn)行的關(guān)鍵。

　　文件檔案庫

　　1.文件信息交換

　　日常辦公需要的文件發(fā)送交換都可以在這里進(jìn)行，任何用戶都可以自由發(fā)送文件。

　　交換的類型可以是：用戶個人、部門共享、公司共享;

　　注意：

　　1、回復(fù)評論對方發(fā)過來的文件。如果選擇公開回復(fù)內(nèi)容，其它接收人員也能查看到

　　你的回復(fù)內(nèi)容，否則只有發(fā)送人員能看到;

　　2、可以給文件貼加標(biāo)簽， 標(biāo)簽可以在標(biāo)簽管理中自己添加; 貼加標(biāo)簽是為了給文件 分類，便于管理。

　　3、如果發(fā)送的文件對方還沒有接收，可以撤消發(fā)送 【我的文件】 ：自己個人的文件(其他人發(fā)給你個人的) 【部門共享】 ：你所在部門人員共享的文件 【公司共享】：你所在公司所有人員共享的文件

　　【已發(fā)文件】 ：你已經(jīng)發(fā)送的所有文件，在這里可以查看對方的接收情況和回復(fù)，撤消，發(fā)送也是在這里進(jìn)行的

　　【查找文件】：查找你需要的文件，里面包括具體查找和模糊查找。

　　2.電子公文交換

　　電子公文交換是集團(tuán)之間、公司之間的公文交換。

　　公司收發(fā)文，是由公司指定的專人負(fù)責(zé)。在平臺上需要具有公司收發(fā)文的權(quán)限的人才能操作。

　　【起草新公文】 ：起草公文有兩種方式：

　　1、錄入公文相關(guān)要素， 上傳公文的相關(guān)附件， 然后進(jìn)入 “編輯 公文 ”，系統(tǒng)自動根據(jù)錄入的公文要素產(chǎn)生一個初始的公文 Word 文檔，用戶可以在此基礎(chǔ)上輸入公文內(nèi)容，保存后即可生成一份公文文檔。

　　2、直接將編輯好公文文件以附件的形式上傳。 確定擬稿完成后即可 “提交審核 ”，公文進(jìn)入審核階段

　　【正式公文】：正式的公文可以直接交換給其它公司， 也可以先轉(zhuǎn)入 辦文辦事走完發(fā)文流程再交換(各企業(yè)根據(jù)情況自 定)，對正式的公文可以提交歸檔申請