上海工程檔案管理軟件

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　　近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，人們已經(jīng)不滿足于以往的許多建筑規(guī)模形式，許多建筑正在改擴(kuò)建。改擴(kuò)建需要查閱原建筑物的工程竣工檔案，充分說明了工程竣工檔案管理的重要性。工程竣工檔案是城建檔案的重要組成部分，反映了工程成果的真實(shí)性。隨著建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和施工的進(jìn)展，建設(shè)項(xiàng)目檔案需要實(shí)時(shí)記錄。建設(shè)工程檔案的整理過程中涉及到很多部門和人員，對(duì)今后工程的維修、改擴(kuò)建將起到非常重要的作用。因此，做好建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作非常重要。

　　一、工程檔案管理容易存在的問題

　　1、歸檔材料的復(fù)雜性、特殊性和多樣性，使得建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和整理難度大，容易出錯(cuò)。部分施工單位未建立工程竣工檔案管理制度，容易導(dǎo)致管理不嚴(yán)或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解。根據(jù)施工單位提供的不完整資料，編制竣工檔案。這種文件只是為了應(yīng)付提交的文件。不能與工程同步，所以經(jīng)常使用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建設(shè)工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差。由于不能與工程進(jìn)度同步，各種建筑材料的質(zhì)量保證書和合格證不全，不能全面反映工程的施工和質(zhì)量。

　　2、忽視檔案的形成和管理近年來，隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范，在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重視。但由于我市建筑企業(yè)水平參差不齊，一些單位的管理人員檔案管理意識(shí)淡薄。工程竣工時(shí)，不能整理出完整的竣工檔案，不能及時(shí)向城建檔案館報(bào)送竣工檔案。一些施工單位注重工程進(jìn)度和資金管理，忽視了工程竣工檔案管理制度的編制。

　　3、竣工檔案移交不及時(shí)。由于施工后期，大部分技術(shù)人員已撤到外地，許多施工單位未按竣工檔案管理要求整理施工中的必要資料，導(dǎo)致工程竣工后未能按時(shí)完成竣工檔案，造成竣工檔案移交不及時(shí);部分建設(shè)單位、施工單位、建材供應(yīng)商拖欠工程款，導(dǎo)致工期延長、檔案歸檔停滯、資料不全，嚴(yán)重影響工程竣工檔案的編制;有的施工單位在施工期間部門重組，檔案管理人員變動(dòng)，導(dǎo)致資料零散、缺失，工程驗(yàn)收后無法收集。

　　二、加強(qiáng)工程檔案管理的措施

　　1、加強(qiáng)施工管理

　　加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案資料的編制，要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，了解資料編制和管理工作，提高他們的責(zé)任心。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)準(zhǔn)備工程行業(yè)的材料，就沒有資格承包工程。工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵在于編制和形成過程。建設(shè)單位要明確責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案的培訓(xùn)，不斷提高工程檔案編制的專業(yè)水平。

　　2、提高工程竣工資料管理意識(shí)

　　加強(qiáng)工程檔案基礎(chǔ)知識(shí)和法規(guī)建設(shè)，開展不同形式的宣傳。項(xiàng)目開工前，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)宣傳檔案法規(guī)和基礎(chǔ)知識(shí)。通過培訓(xùn)宣傳工程竣工檔案的價(jià)值，使工程竣工檔案管理落到實(shí)處。要求建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位組織人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)，增強(qiáng)工程資料管理意識(shí)，為提高竣工檔案質(zhì)量打好基礎(chǔ)。

　　3、建立健全檔案管理制度

　　完善檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任是提高建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案管理的有效手段。編寫合理的工程竣工檔案管理制度，以檔案管理責(zé)任制為核心，使各部門明白各自的相關(guān)職責(zé)，共同做好工程竣工檔案工作，規(guī)范工程竣工資料管理;對(duì)于施工單位和工程監(jiān)理單位，管理人員要嚴(yán)格檢查施工單位的資料，落實(shí)驗(yàn)收簽證的相關(guān)制度。當(dāng)數(shù)據(jù)符合實(shí)際情況時(shí)，結(jié)算工程量，并促進(jìn)施工單位完善檔案資料管理，編制工程竣工檔案。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處有哪些

　　1、工作流程更加的規(guī)范

　　通過檔案管理軟件可以在上面制定標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，如果有發(fā)生差錯(cuò)，也能及時(shí)的找到錯(cuò)誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時(shí)間。

　　2、工作內(nèi)容更加明確

　　檔案管理軟件可以在上面直接設(shè)定一個(gè)項(xiàng)目的完整流程，在每一個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)明確工作內(nèi)容，并且進(jìn)行合理的人員分配。每一位員都能在軟件中看到自己的工作內(nèi)容以及實(shí)施的流程，將任務(wù)直接責(zé)任到人。

　　3、提高工作效率

　　檔案管理軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源。

　　4、更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密

　　一般的辦軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理軟件軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆瑢?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

　　綜上所述，要做好工程檔案管理工作，不僅要加強(qiáng)工程檔案人員的培訓(xùn)，還需要建設(shè)單位和檔案人員共同努力，建立健全工程竣工管理制度，保證資料整理和工程建設(shè)的系統(tǒng)性、同步性和完整性，使其能夠真實(shí)反映工程的實(shí)際情況，便于今后建筑物的改擴(kuò)建，使建設(shè)工程檔案更好地為社會(huì)建設(shè)服務(wù)。