工單管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史及分析

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　　信息化被“迫”上馬 　　寧波大葉園林工業(yè)有限公司是一家中外合資，專業(yè)從事園林灌溉設(shè)備制造與銷售的大型企業(yè)。由于公司的產(chǎn)品100%自營(yíng)出口，葉德琛對(duì)每天人民幣匯率的變化十分關(guān)心，人民幣對(duì)美元的匯率突破7.39關(guān)口這樣的新聞也讓他感到了無形的壓力。 　　目前，中國(guó)出口的大多是技術(shù)含量低的產(chǎn)品，高科技產(chǎn)品很少。人民幣如果升值，中國(guó)的國(guó)際地位也許提高了，但制造業(yè)在全球的競(jìng)爭(zhēng)力將逐步喪失。 　　有業(yè)內(nèi)人士曾經(jīng)算過這樣一筆帳，如果人民幣升值10%，就等于出口價(jià)格提升了10%，而中國(guó)國(guó)內(nèi)制造企業(yè)好一些的利潤(rùn)也只有5%左右，加上一些財(cái)政貼息，中國(guó)企業(yè)盈利水平平均也不到3%，平均3%的利潤(rùn)率根本無法調(diào)節(jié)10%的升值壓力。 　　銀行貸款利率的上升也給大葉園林這樣的企業(yè)帶來了運(yùn)營(yíng)壓力，除了這些來自金融方面的壓力，生產(chǎn)原材料成本和人力成本的上升也讓葉德琛倍感壓力。 　　為了緩解這些壓力，大葉園林在產(chǎn)品生產(chǎn)上提出了高檔次、高品味、高質(zhì)量的要求，以提升產(chǎn)品的利潤(rùn)率，因此，從原材料選擇到產(chǎn)品設(shè)計(jì)，從開發(fā)到生產(chǎn)階段，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)流程的管控就成了大葉園林日常管理的重中之重。 　　大葉園林從2001年7月成立至今，公司的產(chǎn)值已經(jīng)達(dá)到8億人民幣左右，而在2005年，公司的產(chǎn)值只有1億多人民幣，公司如此快速的發(fā)展也給管理帶來了更多的要求?！斑^去，我們管理有些混亂?！比~德琛說，“工單管理軟件是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，不上工單管理軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理只是一句空話?！薄耙詭?kù)存管理為例，過去，大葉園林庫(kù)存的相關(guān)賬單呈現(xiàn)出‘百花齊放’的狀態(tài)。” 　　大葉園林副總經(jīng)理任建均介紹說。那時(shí)候，公司對(duì)于庫(kù)存的管理既有手工賬，也有電子表格，還有其他的各種統(tǒng)計(jì)表，這些名目繁多的表單管理起來十分麻煩。除此之外，領(lǐng)料、產(chǎn)品入庫(kù)等的管理也很不規(guī)范，有時(shí)候，入庫(kù)的產(chǎn)品少了或者原材料被多領(lǐng)了也沒人知道，長(zhǎng)期一來，大葉園林的庫(kù)房積累了許多無法處理的“廢料”，這些“廢料”既占據(jù)了庫(kù)存空間，也無形中加重了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。 　　交學(xué)費(fèi)的經(jīng)歷 　　2004年，寧波市政府針對(duì)中小企業(yè)信息化建設(shè)出臺(tái)了相關(guān)鼓勵(lì)措施，凡進(jìn)行信息化建設(shè)的中小企業(yè)，政府會(huì)給一定的資金支持。當(dāng)時(shí)，已經(jīng)意識(shí)到“工單管理軟件是個(gè)好東西”的葉德琛也趁著這股熱潮，購(gòu)買了國(guó)內(nèi)一家企業(yè)的工單管理系統(tǒng)。 　　“不是說這個(gè)工單管理系統(tǒng)不好，主要是當(dāng)時(shí)我們雖然認(rèn)識(shí)到工單管理軟件很重要，但是重視的程度不夠，特別是作為公司董事長(zhǎng)，我沒有帶頭。”葉德琛說，“當(dāng)時(shí)，我們并沒有弄清楚為什么要做工單管理軟件。”公司的一把手尚且如此，更不用說下面的員工了。 　　與很多剛開始做信息化的企業(yè)一樣，大葉園林的信息化一開始也是從財(cái)務(wù)做起，他們引入的第一套工單管理系統(tǒng)也是以財(cái)務(wù)為核心的?！昂髞淼膶?shí)踐證明，從財(cái)務(wù)做起并不符合我們公司的實(shí)際?！比谓ňf。企業(yè)信息化發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)過了從財(cái)務(wù)做起，覆蓋企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)流程的時(shí)代。對(duì)于大葉園林這樣一家技術(shù)密集型的企業(yè)，從上信息化最實(shí)際的角度出發(fā)，面臨的首要問題是先要把生產(chǎn)管理做起來。任建均認(rèn)為，生產(chǎn)部門是企業(yè)的核心，這也是讓信息化最容易產(chǎn)生效果的做法。 　　一旦生產(chǎn)管理規(guī)范了，不管是庫(kù)存、生產(chǎn)，還是銷售，都能夠通過這一系統(tǒng)統(tǒng)一起來?；谶@種考慮，大葉園林選擇了對(duì)生產(chǎn)過程管理比較好的神州數(shù)碼工單管理軟件。缺乏技術(shù)人才被葉德琛認(rèn)為是第一次上工單管理系統(tǒng)失信息中心，也沒有專業(yè)的技術(shù)人才?！艾F(xiàn)在好了，有了任總和劉主任，企業(yè)信息化的建設(shè)就輕松多了?！比~德琛說，“我只需要在大方向上進(jìn)行一些指導(dǎo)，具體怎么做，他們都是專家。”吸取教訓(xùn)再戰(zhàn)工單管理軟件。 　　第一次上工單管理軟件的失敗讓大葉園林交了十幾萬元的學(xué)費(fèi)，雖然如此，已經(jīng)認(rèn)識(shí)到企業(yè)非上工單管理軟件不可的葉德琛決定，再上工單管理軟件，同時(shí)提出了大布局、大調(diào)整、大培訓(xùn)的策略。他首先對(duì)大葉園林的公司結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重新布局，對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)重新梳理，并在思路和方法上進(jìn)行了調(diào)整，成立了專門的信息中心。 　　作為公司的一把手，葉德琛親自參加培訓(xùn)，并帶上自己的員工到寧波耀華燈具廠進(jìn)行實(shí)地考察，了解神州數(shù)碼工單管理軟件的應(yīng)用情況。在寧波這樣一個(gè)中小企業(yè)星羅棋布的地方，許多民營(yíng)企業(yè)的信息化建設(shè)都有這樣的經(jīng)歷，這些民營(yíng)企業(yè)的老板互相之間都認(rèn)識(shí)，哪家的信息化建設(shè)情況好，他們可以很便捷地了解到。吸取第一次失敗的教訓(xùn)，大葉園林在進(jìn)行完調(diào)整之后，便開始引入專門的人才。作為大葉園林信息中心主任，劉興明就是大葉園林第二次上工單管理軟件時(shí)加入這家公司的。劉興明是學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，畢業(yè)后又做了十年的財(cái)務(wù)工作，對(duì)IT技術(shù)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程都頗為熟悉。 　　為了更好地推進(jìn)工單管理軟件項(xiàng)目，大葉園林成立專門的工單管理軟件項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，并由公司副總經(jīng)理任建均任項(xiàng)目經(jīng)理，進(jìn)行項(xiàng)目推進(jìn)的協(xié)調(diào)工作?！邦I(lǐng)導(dǎo)不能只把資金投進(jìn)去，還要親自動(dòng)手才行?！比~德琛說。針對(duì)工單管理軟件的推進(jìn)，大葉園林還制定了嚴(yán)格的內(nèi)部管理措施，并設(shè)立了相應(yīng)的獎(jiǎng)罰體制，以提高員工積極性，“對(duì)于所有的員工，好的獎(jiǎng)勵(lì)，不好的要批評(píng)。雖然獎(jiǎng)懲的力度不是很大，但是很有效?！比谓ňf，“最起碼，這種措施提高了員工的思想意識(shí)?！北热纾诠喂芾碥浖缴暇€后，大葉園林規(guī)定，所有的手工單子都被認(rèn)為是非法的，手工的單子被視為雷區(qū)，一旦出現(xiàn)，相關(guān)人員就要受到處罰，這樣一個(gè)強(qiáng)制性的措施在早期的系統(tǒng)應(yīng)用中起到了明顯的作用。“如果系統(tǒng)剛開始實(shí)施時(shí)，手工的單子繼續(xù)有效，很多部門對(duì)系統(tǒng)的依賴性就會(huì)變小，這樣就不利于工單管理系統(tǒng)的實(shí)施。”任建均說。。 　　葉德琛的兩個(gè)"寶貝" 　　為了第二套工單管理系統(tǒng)的上線，原本身材瘦小的任建均瘦了好幾斤，這讓葉德琛很是感動(dòng)。而作為工單管理軟件項(xiàng)目的具體實(shí)施者，大葉園林信息中心的主任劉興明也感覺“很受重視”。這兩個(gè)人更是被葉德琛看作是企業(yè)信息化建設(shè)的兩個(gè)寶貝。 　　“他們不僅帶隊(duì)搞信息化，還親自參與，因?yàn)樗麄兗榷夹g(shù)，又懂流程?！比~德琛說，“有了他們，我們搞信息化輕松多了?！弊鳛轫?xiàng)目經(jīng)理，任建均要在公司層面對(duì)工單管理軟件項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行協(xié)調(diào)，有時(shí)，業(yè)務(wù)部門會(huì)提出一些個(gè)性化的問題，這時(shí)候，任建均會(huì)讓信息中心做一些相應(yīng)的方案來解決?！罢麄€(gè)系統(tǒng)就像是一張網(wǎng)，每一個(gè)部門就是網(wǎng)上的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，如果一個(gè)節(jié)點(diǎn)被拉住，整張網(wǎng)就撐不上去了?！?　　“雖然我是項(xiàng)目經(jīng)理，但葉董事長(zhǎng)才是這個(gè)項(xiàng)目的原始推動(dòng)力?！比谓ňf。葉德琛對(duì)此也深有體會(huì)，第一次做工單管理軟件的時(shí)候，他只是號(hào)召員工做，并沒有采取具體的措施，下面的員工因此也沒有了積極性?！皢T工的思想認(rèn)識(shí)不到位，只是被動(dòng)的去實(shí)施，這是一個(gè)讓人相當(dāng)頭疼的是事情?！比~德琛說，“只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到位了，才能進(jìn)一步推動(dòng)員工的認(rèn)識(shí)?！睆牡诙雾?xiàng)目選型到工單管理系統(tǒng)上線，大葉園林經(jīng)過了