工單管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史及分析
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信息化被“迫”上馬
寧波大葉園林工業(yè)有限公司是一家中外合資,專業(yè)從事園林灌溉設備制造與銷售的大型企業(yè)。由于公司的產(chǎn)品100%自營出口,葉德琛對每天人民幣匯率的變化十分關心,人民幣對美元的匯率突破7.39關口這樣的新聞也讓他感到了無形的壓力。
目前,中國出口的大多是技術含量低的產(chǎn)品,高科技產(chǎn)品很少。人民幣如果升值,中國的國際地位也許提高了,但
制造業(yè)在全球的競爭力將逐步喪失。
有業(yè)內人士曾經(jīng)算過這樣一筆帳,如果人民幣升值10%,就等于出口價格提升了10%,而中國國內制造企業(yè)好一些的利潤也只有5%左右,加上一些財政貼息,中國企業(yè)盈利水平平均也不到3%,平均3%的利潤率根本無法調節(jié)10%的升值壓力。
銀行貸款利率的上升也給大葉園林這樣的企業(yè)帶來了運營壓力,除了這些來自金融方面的壓力,生產(chǎn)原材料成本和人力成本的上升也讓葉德琛倍感壓力。
為了緩解這些壓力,大葉園林在產(chǎn)品生產(chǎn)上提出了高檔次、高品味、高質量的要求,以提升產(chǎn)品的利潤率,因此,從原材料選擇到產(chǎn)品設計,從開發(fā)到生產(chǎn)階段,加強對企業(yè)流程的管控就成了大葉園林日常管理的重中之重。
大葉園林從2001年7月成立至今,公司的產(chǎn)值已經(jīng)達到8億人民幣左右,而在2005年,公司的產(chǎn)值只有1億多人民幣,公司如此快速的發(fā)展也給管理帶來了更多的要求。“過去,我們管理有些混亂。”葉德琛說,“工單管理軟件是規(guī)范管理的基礎,不上工單管理軟件,實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理只是一句空話?!薄耙詭齑婀芾頌槔?,過去,大葉園林庫存的相關賬單呈現(xiàn)出‘百花齊放’的狀態(tài)。”
大葉園林副總經(jīng)理任建均介紹說。那時候,公司對于庫存的管理既有手工賬,也有電子表格,還有其他的各種統(tǒng)計表,這些名目繁多的表單管理起來十分麻煩。除此之外,領料、產(chǎn)品入庫等的管理也很不規(guī)范,有時候,入庫的產(chǎn)品少了或者原材料被多領了也沒人知道,長期一來,大葉園林的庫房積累了許多無法處理的“廢料”,這些“廢料”既占據(jù)了庫存空間,也無形中加重了企業(yè)的負擔。
交學費的經(jīng)歷
2004年,寧波市政府針對中小
企業(yè)信息化建設出臺了相關鼓勵措施,凡進行信息化建設的中小企業(yè),政府會給一定的資金支持。當時,已經(jīng)意識到“工單管理軟件是個好東西”的葉德琛也趁著這股熱潮,購買了國內一家企業(yè)的工單管理系統(tǒng)。
“不是說這個工單管理系統(tǒng)不好,主要是當時我們雖然認識到工單管理軟件很重要,但是重視的程度不夠,特別是作為公司董事長,我沒有帶頭?!比~德琛說,“當時,我們并沒有弄清楚為什么要做工單管理軟件?!惫镜囊话咽稚星胰绱?,更不用說下面的員工了。
與很多剛開始做信息化的企業(yè)一樣,大葉園林的信息化一開始也是從財務做起,他們引入的第一套工單管理系統(tǒng)也是以財務為核心的?!昂髞淼膶嵺`證明,從財務做起并不符合我們公司的實際?!比谓ňf。企業(yè)信息化發(fā)展到現(xiàn)在,已經(jīng)過了從財務做起,覆蓋企業(yè)各個業(yè)務流程的時代。對于大葉園林這樣一家技術密集型的企業(yè),從上信息化最實際的角度出發(fā),面臨的首要問題是先要把生產(chǎn)管理做起來。任建均認為,生產(chǎn)部門是企業(yè)的核心,這也是讓信息化最容易產(chǎn)生效果的做法。
一旦生產(chǎn)管理規(guī)范了,不管是庫存、生產(chǎn),還是銷售,都能夠通過這一系統(tǒng)統(tǒng)一起來?;谶@種考慮,大葉園林選擇了對生產(chǎn)過程管理比較好的
神州數(shù)碼工單管理軟件。缺乏技術人才被葉德琛認為是第一次上工單管理系統(tǒng)失信息中心,也沒有專業(yè)的技術人才?!艾F(xiàn)在好了,有了任總和劉主任,企業(yè)信息化的建設就輕松多了?!比~德琛說,“我只需要在大方向上進行一些指導,具體怎么做,他們都是專家。”吸取教訓再戰(zhàn)工單管理軟件。
第一次上工單管理軟件的失敗讓大葉園林交了十幾萬元的學費,雖然如此,已經(jīng)認識到企業(yè)非上工單管理軟件不可的葉德琛決定,再上工單管理軟件,同時提出了大布局、大調整、大培訓的策略。他首先對大葉園林的公司結構進行了重新布局,對原有的組織機構重新梳理,并在思路和方法上進行了調整,成立了專門的信息中心。
作為公司的一把手,葉德琛親自參加培訓,并帶上自己的員工到寧波耀華燈具廠進行實地考察,了解神州數(shù)碼工單管理軟件的應用情況。在寧波這樣一個中小企業(yè)星羅棋布的地方,許多民營企業(yè)的信息化建設都有這樣的經(jīng)歷,這些民營企業(yè)的老板互相之間都認識,哪家的信息化建設情況好,他們可以很便捷地了解到。吸取第一次失敗的教訓,大葉園林在進行完調整之后,便開始引入專門的人才。作為大葉園林信息中心主任,劉興明就是大葉園林第二次上工單管理軟件時加入這家公司的。劉興明是學計算機專業(yè)出身,畢業(yè)后又做了十年的財務工作,對IT技術和企業(yè)業(yè)務流程都頗為熟悉。
為了更好地推進工單管理軟件項目,大葉園林成立專門的工單管理軟件項目領導小組,并由公司副總經(jīng)理任建均任項目經(jīng)理,進行項目推進的協(xié)調工作?!邦I導不能只把資金投進去,還要親自動手才行?!比~德琛說。針對工單管理軟件的推進,大葉園林還制定了嚴格的內部管理措施,并設立了相應的獎罰體制,以提高員工積極性,“對于所有的員工,好的獎勵,不好的要批評。雖然獎懲的力度不是很大,但是很有效?!比谓ňf,“最起碼,這種措施提高了員工的思想意識?!北热?,在工單管理軟件正式上線后,大葉園林規(guī)定,所有的手工單子都被認為是非法的,手工的單子被視為雷區(qū),一旦出現(xiàn),相關人員就要受到處罰,這樣一個強制性的措施在早期的系統(tǒng)應用中起到了明顯的作用?!叭绻到y(tǒng)剛開始實施時,手工的單子繼續(xù)有效,很多部門對系統(tǒng)的依賴性就會變小,這樣就不利于工單管理系統(tǒng)的實施?!比谓ňf。。
葉德琛的兩個"寶貝"
為了第二套工單管理系統(tǒng)的上線,原本身材瘦小的任建均瘦了好幾斤,這讓葉德琛很是感動。而作為工單管理軟件項目的具體實施者,大葉園林信息中心的主任劉興明也感覺“很受重視”。這兩個人更是被葉德琛看作是企業(yè)信息化建設的兩個寶貝。
“他們不僅帶隊搞信息化,還親自參與,因為他們既懂技術,又懂流程?!比~德琛說,“有了他們,我們搞信息化輕松多了?!弊鳛轫椖拷?jīng)理,任建均要在公司層面對工單管理軟件項目的實施進行協(xié)調,有時,業(yè)務部門會提出一些個性化的問題,這時候,任建均會讓信息中心做一些相應的方案來解決?!罢麄€系統(tǒng)就像是一張網(wǎng),每一個部門就是網(wǎng)上的一個節(jié)點,如果一個節(jié)點被拉住,整張網(wǎng)就撐不上去了?!? “雖然我是項目經(jīng)理,但葉董事長才是這個項目的原始推動力?!比谓ňf。葉德琛對此也深有體會,第一次做工單管理軟件的時候,他只是號召員工做,并沒有采取具體的措施,下面的員工因此也沒有了積極性?!皢T工的思想認識不到位,只是被動的去實施,這是一個讓人相當頭疼的是事情?!比~德琛說,“只有領導認識到位了,才能進一步推動員工的認識?!睆牡诙雾椖窟x型到工單管理系統(tǒng)上線,大葉園林經(jīng)過了