采購行業(yè)逐漸興起軟件管理的熱潮

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　　有人戲言“如果你愛一個(gè)人，就讓他去做采購，因?yàn)檫@是最舒服的職業(yè);如果你恨一個(gè)人，也讓他做采購，因?yàn)檫@是最危險(xiǎn)的職業(yè)?！钡拇_，就目前國內(nèi)企業(yè)環(huán)境而言，采購員在很多人眼里就是一個(gè)可以吃喝不愁，大把拿回扣的光鮮工作;另一方面，據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)采購人員在一個(gè)企業(yè)的職業(yè)生涯不到有3年，有些還落得個(gè)公開除名，鋃鐺入獄的后果。在縱觀企業(yè)采購現(xiàn)狀同時(shí)，我們不禁要問：這難度就是采購員的宿命，造成這一后果的一切的責(zé)任都在采購人員嗎?采購制度建設(shè)不應(yīng)該僅僅是亡羊補(bǔ)牢，企業(yè)迫切需要構(gòu)建一套既能發(fā)揮采購人員積極性，又有效管理采購業(yè)務(wù)、充分保護(hù)采購人員的機(jī)制。 　　疑人要用,用人要疑 　　加強(qiáng)采購管理，不能僅靠采購人員的個(gè)人覺悟，建立一套完備的采購監(jiān)督機(jī)制是十分必要的： 　　1、建立健全管理規(guī)章制度。為加強(qiáng)對采購活動(dòng)的法制管理，提高采購的效益，企業(yè)應(yīng)該制定完備的規(guī)則管理制度，如《招投標(biāo)管理辦法》，《物資集中采購制度》，《采購人員工作守則》等，制度與管理辦法為采購部門組織并實(shí)施采購活動(dòng)提供了充分可靠的政策性依據(jù)。在具體實(shí)施的過程中，各級(jí)部門應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)制定的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、計(jì)劃、采購“三權(quán)分離”，初步形成分段管理、分工協(xié)作的工作關(guān)系;采購機(jī)構(gòu)與使用單位之間，也要實(shí)行采購管理與采購操作相對分離的制度;而物資采購機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各部門之間;更要各司其職，各負(fù)其責(zé)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化分工。 　　2、建立合理性監(jiān)督?，F(xiàn)行審計(jì)監(jiān)督制度的弊病是監(jiān)督部門不參與物資采購的事先、事中談判，只進(jìn)行事后監(jiān)督。從而導(dǎo)致監(jiān)督部門的監(jiān)督職責(zé)難以全面發(fā)揮，這就要求建立合理的監(jiān)督機(jī)制。一是要建立系統(tǒng)的監(jiān)督流程，以便制約采購活動(dòng)的漏洞產(chǎn)生。采購機(jī)構(gòu)要從決策管理、比質(zhì)比價(jià)采購、價(jià)格質(zhì)量監(jiān)督等方面制定詳細(xì)的制度，并實(shí)行由采購人員、質(zhì)量價(jià)格監(jiān)督人員、合同管理人員通過參與會(huì)議或其他形式對采購渠道、采購方法、采購價(jià)格進(jìn)行集體討論議定的辦法;二是主管部門及相關(guān)部門要對采購全過程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。例如某企業(yè)在對辦公用品的采購考察過程中，先在市場進(jìn)行大范圍調(diào)查，然后進(jìn)行初步評(píng)審，選出部分資質(zhì)較好的供應(yīng)商，再邀請上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門的工作人員一起進(jìn)行市場考察，這樣做的好處在于既征詢了各部門的意見，又完成了采購監(jiān)督的過程。三是除了對采購過程申進(jìn)行跟蹤式監(jiān)督以外，還要把物資采購的效能也作為綜合采購機(jī)構(gòu)效能檢察的主要內(nèi)容，從而使物資采購行為自始至終都得以規(guī)范。 　　3、全方位立體式監(jiān)督。一是建立完善的物資采購法律、法規(guī)和規(guī)章制度體系，并依法開展監(jiān)督工作，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)，運(yùn)用法律手段進(jìn)行監(jiān)督，使之成為規(guī)范物資采購工作的一個(gè)主要方面，最終形成法制化、科學(xué)化采購的良好局面。二是物資采購執(zhí)行部門與采購管理機(jī)構(gòu)應(yīng)責(zé)權(quán)分離，采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體采購決策的制定和執(zhí)行;而采購管理部門則主要負(fù)責(zé)政策的制訂及對采購活動(dòng)的管理與監(jiān)督，不參與和干涉采購活動(dòng)中的具體事務(wù)。三是對不同的采購方式實(shí)施不同的監(jiān)督方法，如“詢價(jià)采購”采用“三人詢價(jià)制”;“競爭性談判”則邀請最終用戶直接參與;“招標(biāo)采購”實(shí)行唱標(biāo)公開化，評(píng)標(biāo)專家打分制。除此之外，采購機(jī)構(gòu)還要及時(shí)上報(bào)采購情況，定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)采購明細(xì)情況，年終向?qū)徲?jì)部門提交各部門采購明細(xì)分類匯總表。從而保證整個(gè)采購過程的廉政建設(shè)。 　　打鐵還要自身硬 　　采購是一門系統(tǒng)科學(xué)。采購人員在廉潔自律的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。物資采購管理的目的在于使各職能部門職權(quán)明確、協(xié)調(diào)有序，從而實(shí)現(xiàn)工作的目標(biāo)化、程序的規(guī)范化和管理的科學(xué)化，并減少采購工作中的隨意性和盲目性，最終形成一個(gè)統(tǒng)一、高效的物資采購管理系統(tǒng)。 　　1、加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。建立相應(yīng)的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，加強(qiáng)對供應(yīng)商的有效管理，全面審查供應(yīng)商的資格。采購機(jī)構(gòu)要在公開、公平、公正的原則下，對供應(yīng)商的法人資格、資金狀況、財(cái)務(wù)管理、商業(yè)信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力等方面進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，然后對符合要求的供應(yīng)商頒發(fā)準(zhǔn)入資格證書，并定期實(shí)行年檢，只有條件合格的供應(yīng)商才能參與物資活動(dòng)。物資采購機(jī)構(gòu)還應(yīng)隨時(shí)根據(jù)信息反饋及時(shí)調(diào)整措施制度，提出具體的處理意見，而對在物資活動(dòng)中有違紀(jì)違規(guī)行為的供應(yīng)商，則要視其情節(jié)輕重給予處罰，或在資格證書上記錄違紀(jì)情況，或取消其在一年的年限內(nèi)參與物資的資格，直至吊銷其資格證書。 　　2、選擇合理的采購方式。在采購方式的選擇上采購機(jī)構(gòu)應(yīng)本著“自由靈活，因地制宜”的方針進(jìn)行操作，物資采購過程中可供選擇的采購方式有很多，但要根據(jù)具體的情況選擇合理的采購方式，從而保障物資采購順暢高效的完成。招標(biāo)采購方式一般比較適合大宗物資的采購。采購機(jī)構(gòu)公開招集有能力的供應(yīng)商前來投標(biāo)競標(biāo)，這樣既避免了供應(yīng)商的討價(jià)還價(jià)，也促使了供應(yīng)商為了中標(biāo)而降低成本與價(jià)格。例如北京鐵路局曾采用招標(biāo)采購的方式采購一批電線電纜，最終采購到的商品在同等條件下比市場價(jià)節(jié)省了30多萬元，節(jié)支率達(dá)到了17.87%。競爭性談判采購方式適于采購的物品技術(shù)質(zhì)量水平比較復(fù)雜且需求量較大時(shí)，采購機(jī)構(gòu)直接邀請廠商參加談判招標(biāo)，從而既可節(jié)省中間供應(yīng)商的加價(jià)環(huán)節(jié)，又可爭取到廠商提供的特價(jià)，還增強(qiáng)了物流采購在廠商心中的比重。例如某物資采購機(jī)構(gòu)在采購電腦時(shí)，就常常邀請聯(lián)想、方正、清華同方等設(shè)在該地區(qū)的分公司直接參加談判，達(dá)到與招標(biāo)同等的經(jīng)濟(jì)效益。詢價(jià)采購方式適于現(xiàn)貨或價(jià)值較低技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的產(chǎn)品采購，具體實(shí)行“比值比價(jià)”原則，即詢問三家以上的供應(yīng)商，將每次詢價(jià)的采購結(jié)果制成詢價(jià)采購記錄并裝訂成冊以備監(jiān)督。 　　3、建立招標(biāo)專家資源庫。企業(yè)采購業(yè)務(wù)中一般涉及很多品種，某些情況下是第一次采購，采購人員不可能做到是所有領(lǐng)域的專家，這就需要借助專業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)。為了保證采購工作能真正做到“公開、公平、公正”，進(jìn)行招標(biāo)采購工作時(shí)采購部門應(yīng)邀請企業(yè)內(nèi)具有規(guī)定資格水平的專業(yè)技術(shù)人員，作為招投標(biāo)的評(píng)審委員，成立評(píng)標(biāo)委員會(huì)，建立物資采購招標(biāo)專家資源庫。 　　在“巧“字上多做文章 　　采購工作涉及到企業(yè)生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、監(jiān)察、領(lǐng)導(dǎo)等多個(gè)部門，包括立項(xiàng)、詢價(jià)、合同、付款等多個(gè)環(huán)節(jié)，很多情況下都是繁瑣而枯燥的，這就要求采購工作多在“巧”字上做文章，積極創(chuàng)造良好的內(nèi)部外部環(huán)境，借助工具的力量提高效率。 　　1、采取新穎多樣的方式宣傳采購工作。客觀的說，目前企業(yè)仍有個(gè)別部門和人員對采購管理仍存在不理解、不支持的態(tài)度。所以為了更好地提高采購機(jī)構(gòu)在供應(yīng)商和需用單位中的地位，采購機(jī)構(gòu)可以組織一些物資采購協(xié)調(diào)會(huì)。讓充分理解和認(rèn)識(shí)物資集中采購的作用與意義。例如某大型企業(yè)推行集中采購管理制度，一開始各有采購權(quán)限單位非常抵觸，集中采購組織了一次規(guī)模較大的辦公用品展示會(huì)，會(huì)上有23家國內(nèi)外知名的IT企業(yè)和優(yōu)秀供應(yīng)商展示了許多高科技、高品質(zhì)的產(chǎn)品。展覽會(huì)在企業(yè)內(nèi)引起了較大的反響，吸引了許多用戶的光顧。并得到了公司領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)察部門及參展供應(yīng)商的一致好評(píng)，從而樹立了集中采購的良好形象，擴(kuò)大了集中采購的影響。如今事業(yè)單位參與集中采購的積極性越來越高，因而加大集中采