采購行業(yè)逐漸興起軟件管理的熱潮

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　　有人戲言“如果你愛一個人，就讓他去做采購，因為這是最舒服的職業(yè);如果你恨一個人，也讓他做采購，因為這是最危險的職業(yè)?！钡拇_，就目前國內(nèi)企業(yè)環(huán)境而言，采購員在很多人眼里就是一個可以吃喝不愁，大把拿回扣的光鮮工作;另一方面，據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計，大多數(shù)采購人員在一個企業(yè)的職業(yè)生涯不到有3年，有些還落得個公開除名，鋃鐺入獄的后果。在縱觀企業(yè)采購現(xiàn)狀同時，我們不禁要問：這難度就是采購員的宿命，造成這一后果的一切的責(zé)任都在采購人員嗎?采購制度建設(shè)不應(yīng)該僅僅是亡羊補牢，企業(yè)迫切需要構(gòu)建一套既能發(fā)揮采購人員積極性，又有效管理采購業(yè)務(wù)、充分保護采購人員的機制。 　　疑人要用,用人要疑 　　加強采購管理，不能僅靠采購人員的個人覺悟，建立一套完備的采購監(jiān)督機制是十分必要的： 　　1、建立健全管理規(guī)章制度。為加強對采購活動的法制管理，提高采購的效益，企業(yè)應(yīng)該制定完備的規(guī)則管理制度，如《招投標管理辦法》，《物資集中采購制度》，《采購人員工作守則》等，制度與管理辦法為采購部門組織并實施采購活動提供了充分可靠的政策性依據(jù)。在具體實施的過程中，各級部門應(yīng)嚴格按照企業(yè)制定的規(guī)章制度，實現(xiàn)財務(wù)、計劃、采購“三權(quán)分離”，初步形成分段管理、分工協(xié)作的工作關(guān)系;采購機構(gòu)與使用單位之間，也要實行采購管理與采購操作相對分離的制度;而物資采購機構(gòu)內(nèi)部的各部門之間;更要各司其職，各負其責(zé)，實現(xiàn)專業(yè)化分工。 　　2、建立合理性監(jiān)督。現(xiàn)行審計監(jiān)督制度的弊病是監(jiān)督部門不參與物資采購的事先、事中談判，只進行事后監(jiān)督。從而導(dǎo)致監(jiān)督部門的監(jiān)督職責(zé)難以全面發(fā)揮，這就要求建立合理的監(jiān)督機制。一是要建立系統(tǒng)的監(jiān)督流程，以便制約采購活動的漏洞產(chǎn)生。采購機構(gòu)要從決策管理、比質(zhì)比價采購、價格質(zhì)量監(jiān)督等方面制定詳細的制度，并實行由采購人員、質(zhì)量價格監(jiān)督人員、合同管理人員通過參與會議或其他形式對采購渠道、采購方法、采購價格進行集體討論議定的辦法;二是主管部門及相關(guān)部門要對采購全過程進行監(jiān)督指導(dǎo)。例如某企業(yè)在對辦公用品的采購考察過程中，先在市場進行大范圍調(diào)查，然后進行初步評審，選出部分資質(zhì)較好的供應(yīng)商，再邀請上級業(yè)務(wù)主管部門及財務(wù)、審計等相關(guān)部門的工作人員一起進行市場考察，這樣做的好處在于既征詢了各部門的意見，又完成了采購監(jiān)督的過程。三是除了對采購過程申進行跟蹤式監(jiān)督以外，還要把物資采購的效能也作為綜合采購機構(gòu)效能檢察的主要內(nèi)容，從而使物資采購行為自始至終都得以規(guī)范。 　　3、全方位立體式監(jiān)督。一是建立完善的物資采購法律、法規(guī)和規(guī)章制度體系，并依法開展監(jiān)督工作，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)，運用法律手段進行監(jiān)督，使之成為規(guī)范物資采購工作的一個主要方面，最終形成法制化、科學(xué)化采購的良好局面。二是物資采購執(zhí)行部門與采購管理機構(gòu)應(yīng)責(zé)權(quán)分離，采購執(zhí)行機構(gòu)負責(zé)具體采購決策的制定和執(zhí)行;而采購管理部門則主要負責(zé)政策的制訂及對采購活動的管理與監(jiān)督，不參與和干涉采購活動中的具體事務(wù)。三是對不同的采購方式實施不同的監(jiān)督方法，如“詢價采購”采用“三人詢價制”;“競爭性談判”則邀請最終用戶直接參與;“招標采購”實行唱標公開化，評標專家打分制。除此之外，采購機構(gòu)還要及時上報采購情況，定期向上級主管部門匯報采購明細情況，年終向?qū)徲嫴块T提交各部門采購明細分類匯總表。從而保證整個采購過程的廉政建設(shè)。 　　打鐵還要自身硬 　　采購是一門系統(tǒng)科學(xué)。采購人員在廉潔自律的基礎(chǔ)上，還要加強業(yè)務(wù)素質(zhì)。物資采購管理的目的在于使各職能部門職權(quán)明確、協(xié)調(diào)有序，從而實現(xiàn)工作的目標化、程序的規(guī)范化和管理的科學(xué)化，并減少采購工作中的隨意性和盲目性，最終形成一個統(tǒng)一、高效的物資采購管理系統(tǒng)。 　　1、加強對供應(yīng)商的管理。建立相應(yīng)的供應(yīng)商準入制度，加強對供應(yīng)商的有效管理，全面審查供應(yīng)商的資格。采購機構(gòu)要在公開、公平、公正的原則下，對供應(yīng)商的法人資格、資金狀況、財務(wù)管理、商業(yè)信譽、技術(shù)實力等方面進行調(diào)查核實，然后對符合要求的供應(yīng)商頒發(fā)準入資格證書，并定期實行年檢，只有條件合格的供應(yīng)商才能參與物資活動。物資采購機構(gòu)還應(yīng)隨時根據(jù)信息反饋及時調(diào)整措施制度，提出具體的處理意見，而對在物資活動中有違紀違規(guī)行為的供應(yīng)商，則要視其情節(jié)輕重給予處罰，或在資格證書上記錄違紀情況，或取消其在一年的年限內(nèi)參與物資的資格，直至吊銷其資格證書。 　　2、選擇合理的采購方式。在采購方式的選擇上采購機構(gòu)應(yīng)本著“自由靈活，因地制宜”的方針進行操作，物資采購過程中可供選擇的采購方式有很多，但要根據(jù)具體的情況選擇合理的采購方式，從而保障物資采購順暢高效的完成。招標采購方式一般比較適合大宗物資的采購。采購機構(gòu)公開招集有能力的供應(yīng)商前來投標競標，這樣既避免了供應(yīng)商的討價還價，也促使了供應(yīng)商為了中標而降低成本與價格。例如北京鐵路局曾采用招標采購的方式采購一批電線電纜，最終采購到的商品在同等條件下比市場價節(jié)省了30多萬元，節(jié)支率達到了17.87%。競爭性談判采購方式適于采購的物品技術(shù)質(zhì)量水平比較復(fù)雜且需求量較大時，采購機構(gòu)直接邀請廠商參加談判招標，從而既可節(jié)省中間供應(yīng)商的加價環(huán)節(jié)，又可爭取到廠商提供的特價，還增強了物流采購在廠商心中的比重。例如某物資采購機構(gòu)在采購電腦時，就常常邀請聯(lián)想、方正、清華同方等設(shè)在該地區(qū)的分公司直接參加談判，達到與招標同等的經(jīng)濟效益。詢價采購方式適于現(xiàn)貨或價值較低技術(shù)標準統(tǒng)一的產(chǎn)品采購，具體實行“比值比價”原則，即詢問三家以上的供應(yīng)商，將每次詢價的采購結(jié)果制成詢價采購記錄并裝訂成冊以備監(jiān)督。 　　3、建立招標專家資源庫。企業(yè)采購業(yè)務(wù)中一般涉及很多品種，某些情況下是第一次采購，采購人員不可能做到是所有領(lǐng)域的專家，這就需要借助專業(yè)技術(shù)人員的知識。為了保證采購工作能真正做到“公開、公平、公正”，進行招標采購工作時采購部門應(yīng)邀請企業(yè)內(nèi)具有規(guī)定資格水平的專業(yè)技術(shù)人員，作為招投標的評審委員，成立評標委員會，建立物資采購招標專家資源庫。 　　在“巧“字上多做文章 　　采購工作涉及到企業(yè)生產(chǎn)、設(shè)計、監(jiān)察、領(lǐng)導(dǎo)等多個部門，包括立項、詢價、合同、付款等多個環(huán)節(jié)，很多情況下都是繁瑣而枯燥的，這就要求采購工作多在“巧”字上做文章，積極創(chuàng)造良好的內(nèi)部外部環(huán)境，借助工具的力量提高效率。 　　1、采取新穎多樣的方式宣傳采購工作?？陀^的說，目前企業(yè)仍有個別部門和人員對采購管理仍存在不理解、不支持的態(tài)度。所以為了更好地提高采購機構(gòu)在供應(yīng)商和需用單位中的地位，采購機構(gòu)可以組織一些物資采購協(xié)調(diào)會。讓充分理解和認識物資集中采購的作用與意義。例如某大型企業(yè)推行集中采購管理制度，一開始各有采購權(quán)限單位非常抵觸，集中采購組織了一次規(guī)模較大的辦公用品展示會，會上有23家國內(nèi)外知名的IT企業(yè)和優(yōu)秀供應(yīng)商展示了許多高科技、高品質(zhì)的產(chǎn)品。展覽會在企業(yè)內(nèi)引起了較大的反響，吸引了許多用戶的光顧。并得到了公司領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)察部門及參展供應(yīng)商的一致好評，從而樹立了集中采購的良好形象，擴大了集中采購的影響。如今事業(yè)單位參與集中采購的積極性越來越高，因而加大集中采