工單管理系統(tǒng)中所涉及問(wèn)題的解決方案

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　　最近接到一個(gè)客戶(hù)的求助電話(huà)，問(wèn)我暫估流程在工單管理系統(tǒng)中怎么走，是否有好的解決方法。 　　原來(lái)該客戶(hù)在5月20收到供應(yīng)商的一筆價(jià)值為50萬(wàn)的材料，但是，供應(yīng)商沒(méi)有送發(fā)票過(guò)來(lái)?，F(xiàn)在的問(wèn)題是，按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，若在月底沒(méi)有收到發(fā)票的話(huà)，則該筆材料必須按暫估處理。因?yàn)檫@家客戶(hù)是上市公司，在財(cái)務(wù)管理方面要求比較嚴(yán)格，所以，必須要按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則來(lái)行事?，F(xiàn)在他們的材料會(huì)計(jì)打電話(huà)給我，問(wèn)我這種情況在工單管理系統(tǒng)中該如何處理?材料該如何入帳? 　　一、　老老實(shí)實(shí)的走暫估。 　　既然必須嚴(yán)格按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則走的話(huà)，那只好走暫估流程。還好，在工單管理系統(tǒng)的幫助下，暫估流程還是蠻簡(jiǎn)單的，就是工作量多一點(diǎn)。這比手工處理相對(duì)來(lái)說(shuō)，要方便許多。 　　1、　在月底，把材料暫估入帳。 　　到月底的時(shí)候，若企業(yè)還可以收到供應(yīng)商送過(guò)來(lái)的發(fā)票的話(huà)，則必須把當(dāng)月的材料暫估入帳。暫估時(shí)，一般按采購(gòu)定單的價(jià)格進(jìn)行暫估。 　　在系統(tǒng)中，先是開(kāi)一張暫估憑證。這憑證跟一般的原材料入帳憑證其實(shí)沒(méi)有什么區(qū)別。只是單據(jù)的名字不一樣而已，同時(shí)，其生成的會(huì)計(jì)分錄也稍微有點(diǎn)區(qū)別。一般通過(guò)暫估憑證進(jìn)行原材料入帳時(shí)，其做帳時(shí)，跟一般原材料入帳有一定的區(qū)別。根據(jù)用戶(hù)要求的不同，可以在會(huì)計(jì)分錄后面加以暫估作為標(biāo)識(shí)。具體會(huì)計(jì)分錄如何設(shè)置，用戶(hù)可以利用默認(rèn)的會(huì)計(jì)分錄，也可以根據(jù)自己的利用習(xí)慣，在系統(tǒng)初始化的時(shí)候，進(jìn)行設(shè)置。這里只是要注意一點(diǎn)，就是要跟不是暫估的入帳憑證分開(kāi)。 　　另外還需要注意一個(gè)問(wèn)題，就是稅的問(wèn)題。根據(jù)國(guó)家企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，在暫估入帳的時(shí)候，一般是不把增殖稅額作為入帳的依據(jù)。而我們知道，按照我國(guó)現(xiàn)在價(jià)格處理的習(xí)慣，往往在采購(gòu)價(jià)格中包含了增殖稅，也幾是我們經(jīng)常說(shuō)的含稅價(jià)格。故，我們?cè)谧鰰汗缿{證輸入價(jià)格的時(shí)候，要特別注意個(gè)稅的問(wèn)題。 　　2、　月初紅字沖回。 　　后續(xù)的處理方式有兩種。一個(gè)是在下月初，無(wú)論是否收到發(fā)票，都在月初的時(shí)候，利用紅字發(fā)票，把這個(gè)暫估憑證給沖了。另外一個(gè)處理方式是，月初的時(shí)候先不沖，等到收到發(fā)票以后再?zèng)_。 　　現(xiàn)在我先講一下，第一種處理方式：紅子發(fā)票對(duì)沖。 　　月底，企業(yè)材料會(huì)計(jì)由于沒(méi)有收到供應(yīng)商的發(fā)票，所以在財(cái)務(wù)處理的時(shí)候，做了一筆“材料暫估憑證”，把材料入帳了。但是，嚴(yán)格來(lái)講，由于企業(yè)沒(méi)有收到發(fā)票等有效憑證，還不能確認(rèn)這筆材料的真正價(jià)值，還不能入帳。所以，在下個(gè)月初，要通過(guò)紅字對(duì)沖的方式，把這筆會(huì)計(jì)分錄沖掉。 　　手工處理的時(shí)候，比較麻煩，需要手工開(kāi)立單據(jù)進(jìn)行對(duì)沖。但是有財(cái)務(wù)管理軟件幫助的話(huà)，則會(huì)非常的簡(jiǎn)單。只需要找到原先的暫估憑證，然后，在這張暫估憑證上按一下“紅字對(duì)沖”按鈕，則一切事情都處理好了。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一張紅字憑證，對(duì)沖這筆分錄。 　　有些工單管理系統(tǒng)，還為此設(shè)立了批處理功能。在月底的時(shí)候，運(yùn)行一下“暫估作業(yè)”批處理程序，則系統(tǒng)就會(huì)把當(dāng)月所有沒(méi)有入帳的原材料入庫(kù)單據(jù)做一次暫估處理。當(dāng)月初的時(shí)候，再運(yùn)行一次“紅字對(duì)沖”業(yè)務(wù)，就會(huì)把這些憑證全部都紅字對(duì)沖掉。也就是說(shuō)，暫估業(yè)務(wù)的話(huà)，在工單管理系統(tǒng)的幫助下，就是月底與月初運(yùn)行一下兩個(gè)批處理作業(yè)就可以了。這跟用戶(hù)手工的開(kāi)立憑證、做材料暫估業(yè)務(wù)，要簡(jiǎn)單的多。而且，在系統(tǒng)的幫助下，處理暫估業(yè)務(wù)的話(huà)，還不會(huì)出錯(cuò)。手工處理這個(gè)作業(yè)的時(shí)候，有時(shí)候不小心可能會(huì)把數(shù)字金額寫(xiě)錯(cuò)。這種失誤很多，而且因?yàn)槠浼?xì)小，不怎么會(huì)被人引起注意。所以，一旦出現(xiàn)這種失誤的話(huà)，很難查找原因。而現(xiàn)在都是系統(tǒng)進(jìn)行批處理作業(yè)，那這種簡(jiǎn)單的失誤系統(tǒng)是不會(huì)犯的。 　　3、　發(fā)票到時(shí)紅字沖回。 　　有時(shí)候，我們不是月初的時(shí)候就進(jìn)行紅字對(duì)沖業(yè)務(wù)，而是要到收到發(fā)票的時(shí)候，進(jìn)行紅字對(duì)沖。這是因?yàn)槲覀儾荒鼙ＷC，供應(yīng)商這個(gè)月一定會(huì)把發(fā)票送過(guò)來(lái)。若供應(yīng)商這個(gè)月沒(méi)有把發(fā)票開(kāi)出來(lái)的話(huà)，則在月底仍然要做一次暫估作業(yè)，那不是畫(huà)蛇添足嗎? 　　為此，有些企業(yè)處理這個(gè)業(yè)務(wù)的時(shí)候，不是在月初就進(jìn)行紅字對(duì)沖了，而是在收到供應(yīng)商的發(fā)票后，再進(jìn)行紅字對(duì)沖。 　　具體的處理方式如下： 　　1、在月初的時(shí)候，不用進(jìn)行任何的處理。原來(lái)的暫估憑證不用進(jìn)行沖回，讓他放著就好。 　　2、在收到供應(yīng)商發(fā)票的時(shí)候，根據(jù)發(fā)票上的相關(guān)信息，找到原先的那張暫估憑證，然后按一下“紅字對(duì)沖”按鈕，系統(tǒng)就會(huì)幫助用戶(hù)完成剩余的工作，包括生成會(huì)計(jì)分錄與相應(yīng)的帳務(wù)處理。 　　3、紅字對(duì)沖以后，原先的暫估憑證就等與沒(méi)做一樣。此時(shí)，材料會(huì)計(jì)再根據(jù)正常的材料做帳作業(yè)那樣，對(duì)這筆材料進(jìn)行入帳即可。 　　我現(xiàn)在采用的工單管理系統(tǒng)，材料會(huì)計(jì)收到發(fā)票后，是把紅字對(duì)沖與材料入帳作為兩個(gè)步驟來(lái)處理。我以前還碰到過(guò)一個(gè)系統(tǒng)，他們?cè)谶@方面處理的更加方面。在暫估憑證上，他們還加了一個(gè)功能，就是“收到發(fā)票后紅字對(duì)沖”。運(yùn)行這個(gè)作業(yè)，材料會(huì)計(jì)只要輸入發(fā)票的金額與發(fā)票號(hào)碼，那么剩余的工作都不需要材料會(huì)計(jì)干預(yù)了。也就是說(shuō)，這個(gè)功能把原先的兩步作業(yè)合并成一步。對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，就顯得更加的方便。 　　在利用工單管理系統(tǒng)進(jìn)行暫估業(yè)務(wù)的時(shí)候，我們需要注意幾個(gè)小細(xì)節(jié)。 　　一是在系統(tǒng)進(jìn)行初始化的過(guò)程之中，需要為暫估業(yè)務(wù)設(shè)置會(huì)計(jì)科目。會(huì)計(jì)科目具體怎么設(shè)置，要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)及用戶(hù)的使用習(xí)慣來(lái)確定。一般的要求就是暫估的業(yè)務(wù)要跟平時(shí)的業(yè)務(wù)在會(huì)計(jì)科目上有所區(qū)別。 　　二是暫估時(shí)價(jià)格是否含稅的問(wèn)題。根據(jù)企業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的要求，暫估時(shí)所采用的材料價(jià)格是不含稅的;而我們現(xiàn)在一般采用的采購(gòu)定單上的價(jià)格一般都是含稅的。這就使得我們?cè)谧鰰汗缿{證的時(shí)候，有一個(gè)轉(zhuǎn)換的過(guò)程，要把含稅的價(jià)格轉(zhuǎn)換為不含稅的。因?yàn)橹挥胁缓惖膬r(jià)格才能夠作為暫估入帳的基礎(chǔ)。 　　三是若我們通過(guò)批處理程序來(lái)完成暫估與紅字對(duì)沖業(yè)務(wù)的話(huà)，則在運(yùn)行這個(gè)作業(yè)之前，最好能夠先核對(duì)一下相關(guān)資料的準(zhǔn)確性。因?yàn)檫@個(gè)批處理作業(yè)可能一下次就會(huì)生成很多的憑證。等憑證完成后，再去核對(duì)相關(guān)的信息，就顯得比較麻煩。而且若有錯(cuò)誤的話(huà)，還需要修改憑證，這也是一件非常麻煩的事情。所以，我強(qiáng)烈建議，才采用這個(gè)批次作業(yè)的時(shí)候，一定要核對(duì)相關(guān)信息的準(zhǔn)確性。 　　一般暫估業(yè)務(wù)的話(huà)，主要用戶(hù)分批送貨情況比較多的企業(yè)。如企業(yè)下了一張采購(gòu)單，讓供應(yīng)商分兩個(gè)月送貨。此時(shí)，供應(yīng)商可能在第一個(gè)月不會(huì)開(kāi)發(fā)票，等到這批貨送齊以后，在一次性開(kāi)發(fā)票。如此，就會(huì)有這個(gè)暫估的需求了。 　　二、　其他不規(guī)范的做法。 　　現(xiàn)在暫估業(yè)務(wù)主要用于那些財(cái)務(wù)管理比較規(guī)范、比較嚴(yán)格的企業(yè)。而對(duì)于很多中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，遇到當(dāng)月收不到發(fā)票的業(yè)務(wù)，往往不采取暫估的處理方法，而采取一些跟法規(guī)打擦邊球的不規(guī)范做法。這些做法雖然不規(guī)范，但是卻是很實(shí)用。 　　一是不管當(dāng)月有沒(méi)有收到供應(yīng)商的發(fā)票，一律按采購(gòu)定單的價(jià)格進(jìn)行入帳。為什么可以如此處理呢?其實(shí)，采購(gòu)單的價(jià)格現(xiàn)在也比較準(zhǔn)確了，一般供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票的時(shí)候，也是根據(jù)采購(gòu)定單的價(jià)格來(lái)進(jìn)行調(diào)整的。所以，在沒(méi)有收到發(fā)票的情況下，以采購(gòu)定單的價(jià)格進(jìn)行入帳的話(huà)，一般也不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。若萬(wàn)一最后供應(yīng)商開(kāi)的發(fā)票跟材料會(huì)計(jì)入帳的價(jià)格確實(shí)有誤差的話(huà)，也可以通過(guò)成本調(diào)整單來(lái)進(jìn)行調(diào)整。所以，這種方法雖然跟企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則不符合，但是，因?yàn)楸容^簡(jiǎn)便，所以，很多中小企業(yè)一般都采用這種處理方法。