工單管理系統(tǒng)中所涉及問題的解決方案

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　　最近接到一個客戶的求助電話，問我暫估流程在工單管理系統(tǒng)中怎么走，是否有好的解決方法。 　　原來該客戶在5月20收到供應商的一筆價值為50萬的材料，但是，供應商沒有送發(fā)票過來?，F(xiàn)在的問題是，按照企業(yè)會計準則的要求，若在月底沒有收到發(fā)票的話，則該筆材料必須按暫估處理。因為這家客戶是上市公司，在財務管理方面要求比較嚴格，所以，必須要按照企業(yè)會計準則來行事?，F(xiàn)在他們的材料會計打電話給我，問我這種情況在工單管理系統(tǒng)中該如何處理?材料該如何入帳? 　　一、　老老實實的走暫估。 　　既然必須嚴格按照企業(yè)會計準則走的話，那只好走暫估流程。還好，在工單管理系統(tǒng)的幫助下，暫估流程還是蠻簡單的，就是工作量多一點。這比手工處理相對來說，要方便許多。 　　1、　在月底，把材料暫估入帳。 　　到月底的時候，若企業(yè)還可以收到供應商送過來的發(fā)票的話，則必須把當月的材料暫估入帳。暫估時，一般按采購定單的價格進行暫估。 　　在系統(tǒng)中，先是開一張暫估憑證。這憑證跟一般的原材料入帳憑證其實沒有什么區(qū)別。只是單據的名字不一樣而已，同時，其生成的會計分錄也稍微有點區(qū)別。一般通過暫估憑證進行原材料入帳時，其做帳時，跟一般原材料入帳有一定的區(qū)別。根據用戶要求的不同，可以在會計分錄后面加以暫估作為標識。具體會計分錄如何設置，用戶可以利用默認的會計分錄，也可以根據自己的利用習慣，在系統(tǒng)初始化的時候，進行設置。這里只是要注意一點，就是要跟不是暫估的入帳憑證分開。 　　另外還需要注意一個問題，就是稅的問題。根據國家企業(yè)會計準則的規(guī)定，在暫估入帳的時候，一般是不把增殖稅額作為入帳的依據。而我們知道，按照我國現(xiàn)在價格處理的習慣，往往在采購價格中包含了增殖稅，也幾是我們經常說的含稅價格。故，我們在做暫估憑證輸入價格的時候，要特別注意個稅的問題。 　　2、　月初紅字沖回。 　　后續(xù)的處理方式有兩種。一個是在下月初，無論是否收到發(fā)票，都在月初的時候，利用紅字發(fā)票，把這個暫估憑證給沖了。另外一個處理方式是，月初的時候先不沖，等到收到發(fā)票以后再沖。 　　現(xiàn)在我先講一下，第一種處理方式：紅子發(fā)票對沖。 　　月底，企業(yè)材料會計由于沒有收到供應商的發(fā)票，所以在財務處理的時候，做了一筆“材料暫估憑證”，把材料入帳了。但是，嚴格來講，由于企業(yè)沒有收到發(fā)票等有效憑證，還不能確認這筆材料的真正價值，還不能入帳。所以，在下個月初，要通過紅字對沖的方式，把這筆會計分錄沖掉。 　　手工處理的時候，比較麻煩，需要手工開立單據進行對沖。但是有財務管理軟件幫助的話，則會非常的簡單。只需要找到原先的暫估憑證，然后，在這張暫估憑證上按一下“紅字對沖”按鈕，則一切事情都處理好了。系統(tǒng)會自動生成一張紅字憑證，對沖這筆分錄。 　　有些工單管理系統(tǒng)，還為此設立了批處理功能。在月底的時候，運行一下“暫估作業(yè)”批處理程序，則系統(tǒng)就會把當月所有沒有入帳的原材料入庫單據做一次暫估處理。當月初的時候，再運行一次“紅字對沖”業(yè)務，就會把這些憑證全部都紅字對沖掉。也就是說，暫估業(yè)務的話，在工單管理系統(tǒng)的幫助下，就是月底與月初運行一下兩個批處理作業(yè)就可以了。這跟用戶手工的開立憑證、做材料暫估業(yè)務，要簡單的多。而且，在系統(tǒng)的幫助下，處理暫估業(yè)務的話，還不會出錯。手工處理這個作業(yè)的時候，有時候不小心可能會把數字金額寫錯。這種失誤很多，而且因為其細小，不怎么會被人引起注意。所以，一旦出現(xiàn)這種失誤的話，很難查找原因。而現(xiàn)在都是系統(tǒng)進行批處理作業(yè)，那這種簡單的失誤系統(tǒng)是不會犯的。 　　3、　發(fā)票到時紅字沖回。 　　有時候，我們不是月初的時候就進行紅字對沖業(yè)務，而是要到收到發(fā)票的時候，進行紅字對沖。這是因為我們不能保證，供應商這個月一定會把發(fā)票送過來。若供應商這個月沒有把發(fā)票開出來的話，則在月底仍然要做一次暫估作業(yè)，那不是畫蛇添足嗎? 　　為此，有些企業(yè)處理這個業(yè)務的時候，不是在月初就進行紅字對沖了，而是在收到供應商的發(fā)票后，再進行紅字對沖。 　　具體的處理方式如下： 　　1、在月初的時候，不用進行任何的處理。原來的暫估憑證不用進行沖回，讓他放著就好。 　　2、在收到供應商發(fā)票的時候，根據發(fā)票上的相關信息，找到原先的那張暫估憑證，然后按一下“紅字對沖”按鈕，系統(tǒng)就會幫助用戶完成剩余的工作，包括生成會計分錄與相應的帳務處理。 　　3、紅字對沖以后，原先的暫估憑證就等與沒做一樣。此時，材料會計再根據正常的材料做帳作業(yè)那樣，對這筆材料進行入帳即可。 　　我現(xiàn)在采用的工單管理系統(tǒng)，材料會計收到發(fā)票后，是把紅字對沖與材料入帳作為兩個步驟來處理。我以前還碰到過一個系統(tǒng)，他們在這方面處理的更加方面。在暫估憑證上，他們還加了一個功能，就是“收到發(fā)票后紅字對沖”。運行這個作業(yè)，材料會計只要輸入發(fā)票的金額與發(fā)票號碼，那么剩余的工作都不需要材料會計干預了。也就是說，這個功能把原先的兩步作業(yè)合并成一步。對于用戶來說，就顯得更加的方便。 　　在利用工單管理系統(tǒng)進行暫估業(yè)務的時候，我們需要注意幾個小細節(jié)。 　　一是在系統(tǒng)進行初始化的過程之中，需要為暫估業(yè)務設置會計科目。會計科目具體怎么設置，要根據相關的法律法規(guī)及用戶的使用習慣來確定。一般的要求就是暫估的業(yè)務要跟平時的業(yè)務在會計科目上有所區(qū)別。 　　二是暫估時價格是否含稅的問題。根據企業(yè)相關法律法規(guī)的要求，暫估時所采用的材料價格是不含稅的;而我們現(xiàn)在一般采用的采購定單上的價格一般都是含稅的。這就使得我們在做暫估憑證的時候，有一個轉換的過程，要把含稅的價格轉換為不含稅的。因為只有不含稅的價格才能夠作為暫估入帳的基礎。 　　三是若我們通過批處理程序來完成暫估與紅字對沖業(yè)務的話，則在運行這個作業(yè)之前，最好能夠先核對一下相關資料的準確性。因為這個批處理作業(yè)可能一下次就會生成很多的憑證。等憑證完成后，再去核對相關的信息，就顯得比較麻煩。而且若有錯誤的話，還需要修改憑證，這也是一件非常麻煩的事情。所以，我強烈建議，才采用這個批次作業(yè)的時候，一定要核對相關信息的準確性。 　　一般暫估業(yè)務的話，主要用戶分批送貨情況比較多的企業(yè)。如企業(yè)下了一張采購單，讓供應商分兩個月送貨。此時，供應商可能在第一個月不會開發(fā)票，等到這批貨送齊以后，在一次性開發(fā)票。如此，就會有這個暫估的需求了。 　　二、　其他不規(guī)范的做法。 　　現(xiàn)在暫估業(yè)務主要用于那些財務管理比較規(guī)范、比較嚴格的企業(yè)。而對于很多中小型企業(yè)來說，遇到當月收不到發(fā)票的業(yè)務，往往不采取暫估的處理方法，而采取一些跟法規(guī)打擦邊球的不規(guī)范做法。這些做法雖然不規(guī)范，但是卻是很實用。 　　一是不管當月有沒有收到供應商的發(fā)票，一律按采購定單的價格進行入帳。為什么可以如此處理呢?其實，采購單的價格現(xiàn)在也比較準確了，一般供應商開發(fā)票的時候，也是根據采購定單的價格來進行調整的。所以，在沒有收到發(fā)票的情況下，以采購定單的價格進行入帳的話，一般也不會發(fā)生錯誤。若萬一最后供應商開的發(fā)票跟材料會計入帳的價格確實有誤差的話，也可以通過成本調整單來進行調整。所以，這種方法雖然跟企業(yè)會計準則不符合，但是，因為比較簡便，所以，很多中小企業(yè)一般都采用這種處理方法。