石家莊OA信息化新典范--深入訪談中華汽車石家莊OA信息化推動團隊

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知識管理新典范

-- 深入訪談中華汽車知識管理推動團隊 

中華汽車一直是國內(nèi)最具代表性的優(yōu)良企業(yè)，不僅在汽車的制造與銷售上常踞國內(nèi)的冠軍寶座，對於企業(yè) e 化與知識管理 (KM) 的推動亦是國內(nèi)企業(yè)競相學習的標干。日前 9/28中華汽車應經(jīng)建會之邀，對於本身所導入以及使用的知識管理系統(tǒng)作一成果發(fā)表，為國內(nèi)企業(yè)樹立了知識管理的最佳典范。意藍科技是此次中華汽車KM系統(tǒng)的主要工藝提供廠商，其優(yōu)異的工藝已多次獲得國內(nèi)外大型企業(yè)的肯定與采用。以下是意藍科技與中華汽車知識管理推動團隊的精采訪談內(nèi)容，對於有心在組織內(nèi)部推動知識管理的經(jīng)理人，這是一次珍貴且實用的經(jīng)驗分享。

Q：中華汽車此次KM項目的內(nèi)部PM人員編制為何？
A：在本公司蘇慶陽總經(jīng)理的全力支持下，此次 KM 項目的負責人是工藝 GROUP 的黃重洲協(xié)理，帶領知識專業(yè)、信息系統(tǒng)、變革促動及集成推廣小組等成員共同推動此一項目。整個知識發(fā)展項目組織約有20多人，均為各部門單位的適合同仁兼職參與推動，當前并無專職人員。

Q：中華汽車建置KM的起源為何？希望達成的目標與成果？
A：中華汽車對整個KM項目的需求是逐漸形成而且越來越明確的。像工藝部負責車輛工藝的開發(fā)，一直以來都有KM的需求，想將成功的經(jīng)驗與工藝妥善整理保存，但卻苦無適當?shù)墓ぞ?；而信息部本身則有信息集成的需求，希望發(fā)展一個集成性的工作管理系統(tǒng)可供企業(yè)作長遠的使用；此外總經(jīng)理室也意識到整個產(chǎn)業(yè)環(huán)境的變化，因此著手研究知識管理的導入可行性。
經(jīng)過充分的研究與溝通，推動部門的干部對於推廣KM的必要性已經(jīng)有了相當?shù)墓沧R，於是開始尋求高階主管的支持。在2000年上半年內(nèi)部的深入研究與共識凝聚，下半年的廠商探訪與成功案例參觀，中華汽車對於自己所需要的KM已經(jīng)逐漸成形。
監(jiān)于於知識管理是長期推動的工作，中華汽車訂定了一個2005年的知識發(fā)展愿景，「成為大中華地區(qū)知識型企業(yè)標干」，作為內(nèi)部職工溝通與項目發(fā)展方向上的指導方針。

Q：中華汽車的KM是由中階干部開始推動的，請問要如何尋求高階主管的支持？
A：對於尋求高階主管的支持，有幾個關鍵點是很重要的。
首先，要有適當?shù)捻椖控撠熑耍敢夥e極對高階主管溝通KM的觀念以及實行的必要性，而此次項目負責人在這一點扮演了極為關鍵的角色。

其次，可借助外界的力量以強化高階主管對KM重要性的了解。像去年KM的相關理論探討以及研討會相當?shù)亩?，高階主管在外面多少會碰到，進而增進他們對KM的認知。其實中華汽車的高階主管均有接受新事物的好習慣，尤其是總經(jīng)理蘇慶陽先生發(fā)現(xiàn)好的觀念或書籍，并以贈書的方式分享給內(nèi)部的各級主管。在這種良好的企業(yè)文化之下，高階主管易於接受新的觀念，增加了KM項目推動的成功機會。

最後，要有一個具體的Prototype去說服高階主管。由於KM是較為抽象、效益難以立刻顯現(xiàn)的系統(tǒng)，因此要讓高階主管更明確知道這個KM作出來後會是什麼樣子，才會得到高階主管更有力的支持。所以準備一個對將來KM系統(tǒng)的應用方式較為具體清楚的Prototype，是說服高階主管全力支持的重要關鍵工具。
Q：KM的確是一個短期之內(nèi)效益無法立即顯現(xiàn)的系統(tǒng)，在這個不景氣的時候，很多企業(yè)主并不會花錢去投資這種系統(tǒng)。為何中華汽車仍會如此堅定地運行KM項目呢？
A：因為在組織內(nèi)部的不斷溝通之中，我們的高階主管與中階干部都清楚地了解到，如果不作KM，過去的一些寶貴經(jīng)驗將無法充分傳承。同理反之，我們可以想想看：「如果現(xiàn)在不作KM，會有哪些壞處？」
以中華汽車為例，過去我們有許多寶貴的的成功經(jīng)驗未能妥善保存，如：Lancer上市的成功經(jīng)驗，大陸建廠的成功經(jīng)驗…等等，這些成功經(jīng)驗常會隨著人員的變動而無法保存，同時也意味著企業(yè)競爭力能否持續(xù)發(fā)揮效益的問題。面對競爭日趨激烈的未來，臺灣即將加入WTO，再再都提醒著我們必須趕緊加快腳步做好KM系統(tǒng)，進而不斷積累成功經(jīng)驗以厚植競爭力。因此，有時要以反面的思考去刺激組織，將更可突破KM系統(tǒng)效益不易立即彰顯的盲點。

Q：當前中華汽車在KM推廣活動的進展？內(nèi)部的推廣方式為何？
A：KM項目先前有工藝部率先采用，約100多人使用，現(xiàn)在已經(jīng)具有初步的功效，積累了相當?shù)奈臋n量在KM系統(tǒng)上。而當前知識管理推動團隊正在進行企業(yè)內(nèi)部的水平推廣，推廣的對象以工藝相關的部門群組為主軸，加上信息部以及總經(jīng)理室，年底前將推廣至 8個部門，共有約1000人左右的使用人數(shù)。而接下來的計劃是明年底要推廣至全公司使用。
對於內(nèi)部基層的推展，首先要廣為傳達高階主管對KM推動的決心，因此在內(nèi)部網(wǎng)站、各期的公司月刊都會有知識管理的觀念探討文章，并且也印制海報作宣傳；同時在內(nèi)部規(guī)劃出共同的愿景以及溝通語言，寫成一本供內(nèi)部溝通使用的計劃書，讓各部門同仁的步調(diào)逐漸趨於一致。另一方面，推動團隊中的同仁的熱心推展很重要，他們都十分勤於跑基層，對於 8個部門的使用窗口進行較詳盡的教育訓練，降低他們在使用KM系統(tǒng)所會遭遇的困難，同時也讓試用單位的同仁充分了解到本身的重大責任以及應有的使用態(tài)度。而推動團隊會直接并謹慎地進程各使用單位所發(fā)生的抱怨情形，不讓這些抱怨擴散而影響其他尚未使用同仁的心情，并作為日後改進系統(tǒng)的重要引用依據(jù)。

Q：如何集成內(nèi)部對KM的Spec請求？
A：對於KM的Spec請求主要源自於工藝部、總經(jīng)理室與信息部。信息部采取User導向的溝通，歷經(jīng)一個多月的討論，凝聚出叁部門的共識，并進行系統(tǒng)分析，與工藝廠商意藍科技作充分溝通。同時也依溝通的結(jié)果與Spec請求作出Prototype，進而向高階主管爭取支持。

Q：在KM系統(tǒng)使用工藝上，是如何進行考量與選擇？
A：整個KM系統(tǒng)的工藝采用問題，公司是全權交給信息部去決定。而信息部則是完全依照用戶的角度作出發(fā)，作嚴格的請求與工藝篩選。過去中華汽車是使用Notes的系統(tǒng)，所以在工藝選擇上曾經(jīng)爭論過是否要延續(xù)Notes平臺上發(fā)展Web Solution亦或采用新的Web Solution工藝。但由於Notes的程序開發(fā)人力成本很高，而且其Web Solution感受上較為封閉，并考量中華汽車在Notes上的包袱還不重，轉(zhuǎn)換成本并不高，因此毅然決然決定采取新的Web Solution工藝來作為KM發(fā)展的基礎。

Q：提供KM解決方案的廠商眾多，為何要選擇意藍科技？
A：在決定使用新的Web Solution後，接著要在幾家可提供此服務的廠商中作挑選。意藍科技會雀屏中選的主要原因有幾個：
首先，意藍的工藝上采Java Solution以及Web Solution，具有良好跨平臺能力與擴充性。
再者，意藍的產(chǎn)品較易與其他公司的產(chǎn)品進行集成，像Workflow這塊意藍便可舒展較優(yōu)異的集成性。
還有，意藍的產(chǎn)品多已成型，不需再從頭開發(fā)，對於整體項目的時程進度控制有很大幫助。
更重要的是，意藍的機動性強，配合度高。最後這一項其實是很重要的，因為中華汽車是很嚴格的使用廠商，一方面在Spec的請求上很挑，另一方面也希望查找雙方行動力相當，可長期配合的廠商。

Q：整個KM項目的導入與時程控制情形為何？
A：整體而言均在當初的規(guī)劃之中完成。之前提過，有一個行動力與我們相當?shù)能浖に噺S商作配合是相當重要的，否則中華汽車KM的Phase1如何能在5個月之內(nèi)完成并上線？類似Phase1的內(nèi)容規(guī)格在有些研究單位的規(guī)劃中，他們評估大概需要2年的時間才可完成。然而在知識管理推動小組以及意藍科技的密切配合下，以超高的效率完成了此項目，這中間節(jié)省了大量的時間與人力成本；同時在短期之內(nèi)就有相當可觀的成果能舒展，這進一步給了高階主管以及全體同仁繼續(xù)支持KM項目的動力。

Q：當前KM系統(tǒng)使用狀況為何？有何效益出現(xiàn)？
A：當前已有初步的成果出現(xiàn)，使用1個多月，約有200多篇專業(yè)的文檔已經(jīng)發(fā)表在KM系統(tǒng)上。推動單位已經(jīng)開始覺得這套系統(tǒng)很好用，而水平推廣的其他部門也已經(jīng)學會如何使用此系統(tǒng)了。預計在今年年底或明年初，會針對所有的1000多位用戶進行一次大規(guī)模的使用滿意度調(diào)查，屆時將會有更數(shù)據(jù)化的使用成果出現(xiàn)。

Q：請問中華汽車到當前為止對意藍科技的產(chǎn)品與服務的總評論為何？
A：整體而言，意藍的表現(xiàn)相當稱職。提供的產(chǎn)品功能與當初所規(guī)劃的一致，符合我們的需求，而且配合度很高，項目進度控制得宜。唯一較可惜的是在用戶界面上還不是那麼讓人習慣，用戶要多學兩次才會上手。不過這問題不大，因此我們覺得將來雙方的配合一定是越來越好，相信項目的Phase2將會舒展出更好的成效。