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高效采購必須遵循的七個規(guī)則

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　　增加收入必須降低采購成本。企業(yè)銷售每增加一美元，將會產(chǎn)生大約10美分到30美分的成本支出，包括清潔、維修、辦公用品、臨時工等等。今天，對于大多數(shù)企業(yè)來說，采購管理已經(jīng)成為僅次于人力資源管理的第二大成本支出。確切地說，由于采購管理的低效，每年都有幾十億美元被白白浪費。因此，越來越多的企業(yè)開始仔細審查其采購業(yè)務(wù)，尋求降低成本、減少時間浪費的采購方法，以確保采購業(yè)務(wù)的開展更加穩(wěn)定、更加廉價。

　　為了提高采購業(yè)務(wù)的效率和效益，企業(yè)必須遵循以下七個規(guī)則：

　　1、建立企業(yè)費用支出明細表。企業(yè)所有的費用都應該詳細記錄在一張表上，這樣一方面有助于發(fā)現(xiàn)資金節(jié)約的機會，避免產(chǎn)生浪費，另一方面也有助于把企業(yè)的采購業(yè)務(wù)和行業(yè)標準進行比較，消除無效的采購操作。

　　2、進行費用分析。通過費用分析，企業(yè)根據(jù)自身的購買力需要明確采購什么、誰來采購、向誰采購。通過分析，應該解決一些關(guān)鍵的問題：采購費用是多少？與同行業(yè)的其他企業(yè)相比，采購成本的高低情況？首選供應商的采購量是多少？此外，通過費用分析企業(yè)也能夠明確支出項目，制定相應的采購戰(zhàn)略以降低采購成本。有一點須指出，費用分析是一個持續(xù)進行的過程，不能間斷。

　　3、支持戰(zhàn)略性采購。戰(zhàn)略性采購是任何成功采購的精髓。遵循第一、第二個規(guī)則后，要為每一項費用支出制定一個戰(zhàn)略。企業(yè)應明確以下問題：為了節(jié)約成本、提高服務(wù)質(zhì)量，企業(yè)應如何改進供應鏈？企業(yè)的供應需求是什么？如何制定統(tǒng)一采購規(guī)范，內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、配送、服務(wù)條款和單位成本？如何采購可替代性產(chǎn)品？一旦這些問題得以解決，制定出相應采購戰(zhàn)略，企業(yè)就可以胸有成竹地與供應商談判。同時，這也為將來評估供應商績效奠定了基礎(chǔ)。

　　4、從戰(zhàn)略層面應用技術(shù)。與供應商簽訂合同后，企業(yè)需投資安裝跟蹤采購活動的軟件，向供應商發(fā)送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利于減少書寫錯誤，又能夠加快訂單的處理。采購軟件技術(shù)能夠使訂貨更加快速便捷，將節(jié)約出的訂貨時間用來完成更加重要的任務(wù)。此外，采購軟件技術(shù)也能夠簡化企業(yè)費用分析和合同部門間信息的溝通，這樣有利于同供應商建立同盟關(guān)系。換句話說，企業(yè)可以通過軟件技術(shù)了解供應商是否確實在供貨，以及企業(yè)員工是不是從重點供應商那里采購原材料。但有一點：技術(shù)不是采購的萬能鑰匙。電子采購系統(tǒng)是十分有用的采購輔助工具，但是為了獲得長期的效益，企業(yè)需要對操作人員進行專業(yè)培訓。

　　5、將采購業(yè)務(wù)提升至企業(yè)發(fā)展重要戰(zhàn)略地位。如果得不到高層經(jīng)理的認同，再好的采購計劃都是沒有意義的。因此，企業(yè)應思路清晰地闡明如何降低采購成本，從而贏得財務(wù)總監(jiān)的認可。

　　6、擬定合理計劃確保獲得企業(yè)內(nèi)部的支持和供應商的執(zhí)行。假如企業(yè)已經(jīng)明確成本節(jié)約的機會，也能夠監(jiān)控供應商的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，同時高層經(jīng)理也認可了采購計劃，然而采購部門仍以高成本從很多供應商購買服務(wù)和產(chǎn)品。這種情況下，企業(yè)應該確保有適當?shù)娜藛T、以適當?shù)姆椒罟毯蛦T工。請牢記：供應商對采購計劃的執(zhí)行和績效的評估負有同樣重要的責任。為適應時刻變化的需求和企業(yè)間合作關(guān)系，企業(yè)要考慮供應商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量及柔性，從而確定這個企業(yè)是否容易合作。

　　7、改變企業(yè)員工行為。員工參與對于一個成功的采購計劃是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)必須激勵員工積極參與，使他們了解采購的作用及其對整個企業(yè)的影響力。員工的思維和行為方式必須和采購流程相一致，其態(tài)度和信念也必須符合企業(yè)的采購理念。每當企業(yè)有新的變動或者采用新技術(shù)時，員工都會感到有壓力。所以，開誠布公是非常重要的，要向員工解釋企業(yè)進行變動的原因及其能夠帶來的好處，解答他們的疑問，減輕他們的壓力，告訴他們?nèi)绾巫霾艑居欣?。這就是企業(yè)變動管理所面臨的挑戰(zhàn)。改變企業(yè)員工行為非常重要，所以再強調(diào)一遍，因為如果員工不支持，任何計劃都是紙上談兵。

發(fā)布：2007-04-16 15:18    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]

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