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通向高效采購之路

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在當(dāng)今以縮減成本、提高生產(chǎn)力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購可以成為經(jīng)濟效益增長的強大動力。

 

隨著采購業(yè)的發(fā)展，企業(yè)將意識到，采購是一項涉及包括財務(wù)在內(nèi)的各個部門的復(fù)雜流程，而惟有建立起統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的采購機制，才能讓它成為企業(yè)經(jīng)濟效益增長的強大動力。NCR、WestPennAlleghenyHealthSystem以及Avaya三家公司的經(jīng)歷可以讓你了解這種統(tǒng)一的機制是如何煉成的。

采購管理從來都不是一項受人重視的活動。它既不會像推出新科技那樣使人感到興奮，也不會像獲得了新的大客戶那樣使人感到滿足。然而在當(dāng)今以縮減成本、提高生產(chǎn)力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購可以成為經(jīng)濟效益增長的強大動力。

毛瑟（BrettMauser）就深知這一點。五年前，這位NCR公司全球采購部的主任碰到一系列的問題：堆積如山的文件、零散的系統(tǒng)、重復(fù)的申請流程和成本過高的采購模式。他說：“對于一個每年開支在33億美元，并在100多個國家開展業(yè)務(wù)的企業(yè)來講，改進機會數(shù)不勝數(shù)?！?/P>

目前，NCR這家交易與數(shù)據(jù)存儲產(chǎn)品供應(yīng)商已是效率方面的典范。通過將訂單管理、庫存控制、倉儲管理、合同管理、采購、商旅、應(yīng)付賬款及其他活動融為一體，NCR實現(xiàn)了高度的透明性及責(zé)任制。此外，公司使用的網(wǎng)上發(fā)票及電子數(shù)據(jù)交換（EDI）系統(tǒng)也使采購流程得以精簡。它70%以上的供應(yīng)商現(xiàn)在都使用這種模式。由于改用網(wǎng)上發(fā)票，出具發(fā)票的成本從原來的每張14美元降低到了近似于零。與此同時，需進行復(fù)查或人工處理的發(fā)票數(shù)量從70%大幅下降到20%。

建立閉合回路的采購系統(tǒng)

上世紀(jì)90年代開始引入的網(wǎng)上采購將商品目錄移上了網(wǎng)絡(luò)，并開創(chuàng)出一種更高效的采購模式。但不幸的是，正如市場調(diào)研機構(gòu)ForresterResearch的副總裁兼調(diào)查分析師巴特爾斯（AndrewBartels）所說，“許多購買了第一代采購系統(tǒng)的公司未能實現(xiàn)它們所期望的成本縮減?！痹S多此類系統(tǒng)雖然幫助企業(yè)鞏固了與供應(yīng)商的關(guān)系，并使買方更好地遵守規(guī)定，但它們沒能很好地將所有涉及采購的企業(yè)系統(tǒng)融為一體。他補充說：“要企業(yè)對整個流程照顧得面面俱到是不可能的?！?/P>

這種情況正在改變?，F(xiàn)在，許多系統(tǒng)都是一個閉合回路，能提供關(guān)于采購活動的全面情況。它們也幫助企業(yè)規(guī)范流程，使工作更加順暢。埃森哲的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)高級經(jīng)理布羅索（ChrisBrousseau）說：“采購業(yè)正在不斷地變化?，F(xiàn)在，有效地運用采購系統(tǒng)可以為整個企業(yè)帶來巨大的收益?！卑吞貭査箤Υ吮硎举澩?，他說：“企業(yè)正在逐步意識到，采購并不僅僅依賴某項單一的技術(shù)或流程。這是一個涉及多項重要活動的復(fù)雜流程?！?/P>

要建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的采購系統(tǒng)，企業(yè)需要來自包括財務(wù)在內(nèi)的各部門的投入。企業(yè)不僅應(yīng)選擇可以將不同的采購活動融為一體的系統(tǒng)，還必須利用可以提供報告及分析結(jié)果的工具。當(dāng)企業(yè)可以審視數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時，就能更好地做出決策，并實現(xiàn)只有現(xiàn)在才能實現(xiàn)的改進。

NCR在開始向統(tǒng)一的采購系統(tǒng)過渡時獲得了這些教訓(xùn)。麥肯錫對NCR的運營所做的詳細分析顯示，NCR在世界各地有超過50個出自甲骨文的網(wǎng)上采購系統(tǒng)，而每個系統(tǒng)都采取不同的模式進行采購。為了精簡系統(tǒng)，NCR轉(zhuǎn)而使用單實例的甲骨文11i采購系統(tǒng)，并使其與應(yīng)付賬款及財務(wù)軟件掛鉤。NCR還接入了一個170系統(tǒng)公司提供的財務(wù)交易模塊。最后，它建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化的六步流程來處理采購交易，并且定下了采購的四個方式：采購定單、商旅卡、采購卡以及經(jīng)特殊設(shè)計的、由物料采購總監(jiān)控制的流程。

結(jié)果怎么呢？該系統(tǒng)使NCR的年開支減少了7%。除了廢除紙張發(fā)票與購買定單外，公司還將供應(yīng)商的數(shù)量從28,000家減少到了10,000家，協(xié)商獲得了更便宜的進貨價格，并改善了其現(xiàn)金流。毛瑟說：“通過審視與供貨商達成的協(xié)議，以及系統(tǒng)處理過的付款，我們就可以查知每天尚未付清的應(yīng)付款。”這點進而幫助NCR從供貨商那里獲得更好的付款條件。

然而這其中的收益遠不止直接的成本縮減。NCR獲得的這個新的強大的分析工具還有規(guī)范及預(yù)測現(xiàn)金流的功能。毛瑟說：“我們現(xiàn)在和財政部緊密合作，預(yù)測各國的現(xiàn)金需求。在滿足采購需求時，我們能夠避免貨幣在各國間流通，從而也避免了因此而帶來的成本。我們現(xiàn)在也有能力改進對增值稅相關(guān)交易進行的報告，并收回我們過去遺漏的稅款?！?/P>

報告及分析工具的應(yīng)用也令采購價格變得更加規(guī)范。例如，NCR的一個供貨商對NCR的五個不同的部門采取了不同的定價機制。毛瑟說：“當(dāng)分析工具顯示出這一差異后，我們就向?qū)Ψ街赋觯覀冊谫徺I同一種商品時付了不同的價錢。由此我們統(tǒng)一了開支，并將成本縮減了20%?！?/P>

Forrester機構(gòu)的巴特爾斯說，通過更好的采購協(xié)議，以及大量訂貨所獲得的折扣，高效的采購方式可以將成本縮減5%至20%。廢除紙張化采購和繁復(fù)的流程也能給企業(yè)帶來兩位數(shù)的收益。盡管衡量因報告及分析改進而帶來的資金收益比較困難，但獲悉現(xiàn)金流與付款條件等情況會帶來實質(zhì)性的收益。

讓采購像去雜貨店購物一樣簡便

另外一家逐步轉(zhuǎn)向閉合回路采購系統(tǒng)的企業(yè)是WestPennAlleghenyHealthSystem，這是一家擁有六家醫(yī)院、兩千多張床位的非贏利性機構(gòu)。過去，管理人員、護士等為了采購用品，都會在每天下班時檢查清單。公司副總裁津巴（DavidZimba）說，這一系統(tǒng)速度緩慢，而且易出錯。

WestPennAlleghenyHealthSystem意識到自己需要有更先進的系統(tǒng)，才能管理好其價值3.5億美元的供應(yīng)鏈，并確保藥品不間斷供應(yīng)。

因此，公司在其所有設(shè)施中安裝了電子存儲柜?，F(xiàn)在，每當(dāng)護士或其他人需要物品時—不管是藥品還是手術(shù)用具—他們都會通過指紋掃描登錄系統(tǒng)，根據(jù)拿出的用具輸入相關(guān)的信息，然后再關(guān)上電子存儲柜。存儲柜會自動將這些信息傳送到一個由麥克森公司（McKesson，醫(yī)藥衛(wèi)生公司）安裝的物料管理系統(tǒng)。

每天下班后，該物料管理系統(tǒng)都會自動將定單發(fā)送給對應(yīng)的供貨商。通過使用電子存儲柜，WestPennAlleghenyHealthSystem將其再次采購?fù)瑯游锲返牟襟E從20步縮減到6步，并將補充存貨的準(zhǔn)確率從70%提高到了99%。津巴說：“現(xiàn)在，專業(yè)醫(yī)護人員有更多的時間來解決病人的需求和處理醫(yī)護方面的問題?！?/P>

該物料管理系統(tǒng)也幫助WestPennAlleghenyHealthSystem在管理上獲得了巨大的收益。目前，90%的采購定單都通過電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的方式發(fā)出，由此取代了紙張操作，加速了采購流程。公司還利用它對采購定單、發(fā)票和收據(jù)進行匹配。津巴說：“我們大大減少了數(shù)據(jù)不符的情況。公司的記錄現(xiàn)在更清晰、更準(zhǔn)確了。在安裝系統(tǒng)之前，采購經(jīng)理們終日埋頭于成堆的Excel表格中。而現(xiàn)在，這些數(shù)據(jù)都可以從儀表盤中獲取，采購經(jīng)理們可以從中選取所需要的具體信息?！?/P>

發(fā)布：2007-04-16 15:18    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]

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