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通向高效采購(gòu)之路

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在當(dāng)今以縮減成本、提高生產(chǎn)力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購(gòu)可以成為經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的強(qiáng)大動(dòng)力。

 

隨著采購(gòu)業(yè)的發(fā)展，企業(yè)將意識(shí)到，采購(gòu)是一項(xiàng)涉及包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各個(gè)部門的復(fù)雜流程，而惟有建立起統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的采購(gòu)機(jī)制，才能讓它成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的強(qiáng)大動(dòng)力。NCR、WestPennAlleghenyHealthSystem以及Avaya三家公司的經(jīng)歷可以讓你了解這種統(tǒng)一的機(jī)制是如何煉成的。

采購(gòu)管理從來(lái)都不是一項(xiàng)受人重視的活動(dòng)。它既不會(huì)像推出新科技那樣使人感到興奮，也不會(huì)像獲得了新的大客戶那樣使人感到滿足。然而在當(dāng)今以縮減成本、提高生產(chǎn)力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購(gòu)可以成為經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的強(qiáng)大動(dòng)力。

毛瑟（BrettMauser）就深知這一點(diǎn)。五年前，這位NCR公司全球采購(gòu)部的主任碰到一系列的問(wèn)題：堆積如山的文件、零散的系統(tǒng)、重復(fù)的申請(qǐng)流程和成本過(guò)高的采購(gòu)模式。他說(shuō)：“對(duì)于一個(gè)每年開(kāi)支在33億美元，并在100多個(gè)國(guó)家開(kāi)展業(yè)務(wù)的企業(yè)來(lái)講，改進(jìn)機(jī)會(huì)數(shù)不勝數(shù)?！?/P>

目前，NCR這家交易與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)產(chǎn)品供應(yīng)商已是效率方面的典范。通過(guò)將訂單管理、庫(kù)存控制、倉(cāng)儲(chǔ)管理、合同管理、采購(gòu)、商旅、應(yīng)付賬款及其他活動(dòng)融為一體，NCR實(shí)現(xiàn)了高度的透明性及責(zé)任制。此外，公司使用的網(wǎng)上發(fā)票及電子數(shù)據(jù)交換（EDI）系統(tǒng)也使采購(gòu)流程得以精簡(jiǎn)。它70%以上的供應(yīng)商現(xiàn)在都使用這種模式。由于改用網(wǎng)上發(fā)票，出具發(fā)票的成本從原來(lái)的每張14美元降低到了近似于零。與此同時(shí)，需進(jìn)行復(fù)查或人工處理的發(fā)票數(shù)量從70%大幅下降到20%。

建立閉合回路的采購(gòu)系統(tǒng)

上世紀(jì)90年代開(kāi)始引入的網(wǎng)上采購(gòu)將商品目錄移上了網(wǎng)絡(luò)，并開(kāi)創(chuàng)出一種更高效的采購(gòu)模式。但不幸的是，正如市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)ForresterResearch的副總裁兼調(diào)查分析師巴特爾斯（AndrewBartels）所說(shuō)，“許多購(gòu)買了第一代采購(gòu)系統(tǒng)的公司未能實(shí)現(xiàn)它們所期望的成本縮減?！痹S多此類系統(tǒng)雖然幫助企業(yè)鞏固了與供應(yīng)商的關(guān)系，并使買方更好地遵守規(guī)定，但它們沒(méi)能很好地將所有涉及采購(gòu)的企業(yè)系統(tǒng)融為一體。他補(bǔ)充說(shuō)：“要企業(yè)對(duì)整個(gè)流程照顧得面面俱到是不可能的。”

這種情況正在改變?，F(xiàn)在，許多系統(tǒng)都是一個(gè)閉合回路，能提供關(guān)于采購(gòu)活動(dòng)的全面情況。它們也幫助企業(yè)規(guī)范流程，使工作更加順暢。埃森哲的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)高級(jí)經(jīng)理布羅索（ChrisBrousseau）說(shuō)：“采購(gòu)業(yè)正在不斷地變化?，F(xiàn)在，有效地運(yùn)用采購(gòu)系統(tǒng)可以為整個(gè)企業(yè)帶來(lái)巨大的收益?！卑吞貭査箤?duì)此表示贊同，他說(shuō)：“企業(yè)正在逐步意識(shí)到，采購(gòu)并不僅僅依賴某項(xiàng)單一的技術(shù)或流程。這是一個(gè)涉及多項(xiàng)重要活動(dòng)的復(fù)雜流程。”

要建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的采購(gòu)系統(tǒng)，企業(yè)需要來(lái)自包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各部門的投入。企業(yè)不僅應(yīng)選擇可以將不同的采購(gòu)活動(dòng)融為一體的系統(tǒng)，還必須利用可以提供報(bào)告及分析結(jié)果的工具。當(dāng)企業(yè)可以審視數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時(shí)，就能更好地做出決策，并實(shí)現(xiàn)只有現(xiàn)在才能實(shí)現(xiàn)的改進(jìn)。

NCR在開(kāi)始向統(tǒng)一的采購(gòu)系統(tǒng)過(guò)渡時(shí)獲得了這些教訓(xùn)。麥肯錫對(duì)NCR的運(yùn)營(yíng)所做的詳細(xì)分析顯示，NCR在世界各地有超過(guò)50個(gè)出自甲骨文的網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)，而每個(gè)系統(tǒng)都采取不同的模式進(jìn)行采購(gòu)。為了精簡(jiǎn)系統(tǒng)，NCR轉(zhuǎn)而使用單實(shí)例的甲骨文11i采購(gòu)系統(tǒng)，并使其與應(yīng)付賬款及財(cái)務(wù)軟件掛鉤。NCR還接入了一個(gè)170系統(tǒng)公司提供的財(cái)務(wù)交易模塊。最后，它建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化的六步流程來(lái)處理采購(gòu)交易，并且定下了采購(gòu)的四個(gè)方式：采購(gòu)定單、商旅卡、采購(gòu)卡以及經(jīng)特殊設(shè)計(jì)的、由物料采購(gòu)總監(jiān)控制的流程。

結(jié)果怎么呢？該系統(tǒng)使NCR的年開(kāi)支減少了7%。除了廢除紙張發(fā)票與購(gòu)買定單外，公司還將供應(yīng)商的數(shù)量從28,000家減少到了10,000家，協(xié)商獲得了更便宜的進(jìn)貨價(jià)格，并改善了其現(xiàn)金流。毛瑟說(shuō)：“通過(guò)審視與供貨商達(dá)成的協(xié)議，以及系統(tǒng)處理過(guò)的付款，我們就可以查知每天尚未付清的應(yīng)付款?！边@點(diǎn)進(jìn)而幫助NCR從供貨商那里獲得更好的付款條件。

然而這其中的收益遠(yuǎn)不止直接的成本縮減。NCR獲得的這個(gè)新的強(qiáng)大的分析工具還有規(guī)范及預(yù)測(cè)現(xiàn)金流的功能。毛瑟說(shuō)：“我們現(xiàn)在和財(cái)政部緊密合作，預(yù)測(cè)各國(guó)的現(xiàn)金需求。在滿足采購(gòu)需求時(shí)，我們能夠避免貨幣在各國(guó)間流通，從而也避免了因此而帶來(lái)的成本。我們現(xiàn)在也有能力改進(jìn)對(duì)增值稅相關(guān)交易進(jìn)行的報(bào)告，并收回我們過(guò)去遺漏的稅款?！?/P>

報(bào)告及分析工具的應(yīng)用也令采購(gòu)價(jià)格變得更加規(guī)范。例如，NCR的一個(gè)供貨商對(duì)NCR的五個(gè)不同的部門采取了不同的定價(jià)機(jī)制。毛瑟說(shuō)：“當(dāng)分析工具顯示出這一差異后，我們就向?qū)Ψ街赋?，我們?cè)谫?gòu)買同一種商品時(shí)付了不同的價(jià)錢。由此我們統(tǒng)一了開(kāi)支，并將成本縮減了20%?！?/P>

Forrester機(jī)構(gòu)的巴特爾斯說(shuō)，通過(guò)更好的采購(gòu)協(xié)議，以及大量訂貨所獲得的折扣，高效的采購(gòu)方式可以將成本縮減5%至20%。廢除紙張化采購(gòu)和繁復(fù)的流程也能給企業(yè)帶來(lái)兩位數(shù)的收益。盡管衡量因報(bào)告及分析改進(jìn)而帶來(lái)的資金收益比較困難，但獲悉現(xiàn)金流與付款條件等情況會(huì)帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的收益。

讓采購(gòu)像去雜貨店購(gòu)物一樣簡(jiǎn)便

另外一家逐步轉(zhuǎn)向閉合回路采購(gòu)系統(tǒng)的企業(yè)是WestPennAlleghenyHealthSystem，這是一家擁有六家醫(yī)院、兩千多張床位的非贏利性機(jī)構(gòu)。過(guò)去，管理人員、護(hù)士等為了采購(gòu)用品，都會(huì)在每天下班時(shí)檢查清單。公司副總裁津巴（DavidZimba）說(shuō)，這一系統(tǒng)速度緩慢，而且易出錯(cuò)。

WestPennAlleghenyHealthSystem意識(shí)到自己需要有更先進(jìn)的系統(tǒng)，才能管理好其價(jià)值3.5億美元的供應(yīng)鏈，并確保藥品不間斷供應(yīng)。

因此，公司在其所有設(shè)施中安裝了電子存儲(chǔ)柜?，F(xiàn)在，每當(dāng)護(hù)士或其他人需要物品時(shí)—不管是藥品還是手術(shù)用具—他們都會(huì)通過(guò)指紋掃描登錄系統(tǒng)，根據(jù)拿出的用具輸入相關(guān)的信息，然后再關(guān)上電子存儲(chǔ)柜。存儲(chǔ)柜會(huì)自動(dòng)將這些信息傳送到一個(gè)由麥克森公司（McKesson，醫(yī)藥衛(wèi)生公司）安裝的物料管理系統(tǒng)。

每天下班后，該物料管理系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)將定單發(fā)送給對(duì)應(yīng)的供貨商。通過(guò)使用電子存儲(chǔ)柜，WestPennAlleghenyHealthSystem將其再次采購(gòu)?fù)瑯游锲返牟襟E從20步縮減到6步，并將補(bǔ)充存貨的準(zhǔn)確率從70%提高到了99%。津巴說(shuō)：“現(xiàn)在，專業(yè)醫(yī)護(hù)人員有更多的時(shí)間來(lái)解決病人的需求和處理醫(yī)護(hù)方面的問(wèn)題?！?/P>

該物料管理系統(tǒng)也幫助WestPennAlleghenyHealthSystem在管理上獲得了巨大的收益。目前，90%的采購(gòu)定單都通過(guò)電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的方式發(fā)出，由此取代了紙張操作，加速了采購(gòu)流程。公司還利用它對(duì)采購(gòu)定單、發(fā)票和收據(jù)進(jìn)行匹配。津巴說(shuō)：“我們大大減少了數(shù)據(jù)不符的情況。公司的記錄現(xiàn)在更清晰、更準(zhǔn)確了。在安裝系統(tǒng)之前，采購(gòu)經(jīng)理們終日埋頭于成堆的Excel表格中。而現(xiàn)在，這些數(shù)據(jù)都可以從儀表盤中獲取，采購(gòu)經(jīng)理們可以從中選取所需要的具體信息。”

發(fā)布：2007-04-16 15:18    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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