電子化采購(gòu)新策略

電子化采購(gòu)方式為買家提供了接觸大量供應(yīng)商的通道，減少了書(shū)面工作，提升了采購(gòu)行為能力，帶來(lái)了無(wú)數(shù)效率。

使用電子采購(gòu)卡

很多公司允許各地分公司進(jìn)行分散采購(gòu)，以維持與當(dāng)?shù)厣虡I(yè)團(tuán)體的友好關(guān)系，并給公司各地的經(jīng)理賦權(quán)。個(gè)別的企業(yè)從供應(yīng)商那里直接緊急定購(gòu)，因?yàn)樗麄兿牖貓?bào)某些供應(yīng)商，或者因?yàn)槠渲醒氩少?gòu)部門反應(yīng)遲鈍，有點(diǎn)官僚主義。這種行為，通常被歸類為獨(dú)行其是的采購(gòu)，發(fā)生在公司職員不遵循內(nèi)部的采購(gòu)指導(dǎo)方針的情況之下。

據(jù)估計(jì)，獨(dú)行其是的采購(gòu)占到了公司運(yùn)作財(cái)力支出的1/3，花費(fèi)了公司15％～25％的額外費(fèi)用。另外，低透明度的開(kāi)銷模式進(jìn)一步限制了批量采購(gòu)合同的好處。

接近當(dāng)?shù)毓?yīng)資源的需求刺激了采購(gòu)卡的使用。它類似于信用卡，由銀行或者供應(yīng)商發(fā)行給公司里負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)匦∫?guī)模采購(gòu)的經(jīng)理人。持卡人可以每天得到前一天采購(gòu)活動(dòng)的電子信息，包括個(gè)人用戶、地點(diǎn)、數(shù)量、批發(fā)商、和交易類型。各種各樣的限制可以通過(guò)智能卡技術(shù)用代碼進(jìn)行內(nèi)置，比如每日的采購(gòu)金額或采購(gòu)類型的限制。當(dāng)用卡支付時(shí)，任何未經(jīng)批準(zhǔn)的行為都會(huì)被拒絕。

使用采購(gòu)卡非常顯著減少了當(dāng)?shù)夭少?gòu)的花費(fèi)。節(jié)約主要體現(xiàn)在減少了書(shū)面工作。另外，由于身上的責(zé)任增強(qiáng)，員工們得到了更多授權(quán)，并獲得了精神方面的滿足。

采購(gòu)卡的成功使用，明顯減少了傳統(tǒng)采購(gòu)方式下的工作量。比如，有一家機(jī)構(gòu)報(bào)道說(shuō)他們使用采購(gòu)卡后，以前多達(dá)40,000項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，減少到了目前的5,000項(xiàng)。基于書(shū)面的采購(gòu)，即使是小額物品的采購(gòu)，也需要4個(gè)小時(shí)處理定單，8天時(shí)間才能完成全部采購(gòu)，具體的工作環(huán)節(jié)包括準(zhǔn)備采購(gòu)需求，打電話發(fā)出采購(gòu)需求，接受供應(yīng)商的投標(biāo)，獲得內(nèi)部批準(zhǔn)。而使用采購(gòu)卡后，將處理訂單的時(shí)間減少到了幾分鐘，將確認(rèn)供應(yīng)商的時(shí)間減少到了幾個(gè)小時(shí)。

建立網(wǎng)上采購(gòu)中心

建立一個(gè)在采購(gòu)行為發(fā)生后、相應(yīng)通知就登陸的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以確保每個(gè)涉及的人都了解采購(gòu)的狀態(tài)。這些數(shù)據(jù)可以集成到一個(gè)復(fù)雜的采購(gòu)/支付系統(tǒng)中，這個(gè)系統(tǒng)中包括供應(yīng)商的歷史記錄、被采購(gòu)的數(shù)量、所供應(yīng)產(chǎn)品的性能和質(zhì)量。

建立采購(gòu)中心是電子化采購(gòu)方式的又一大創(chuàng)新。一個(gè)個(gè)采購(gòu)中心就是一個(gè)個(gè)網(wǎng)站，將擁有相同產(chǎn)品種類的、不同供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄在線整合在一起。現(xiàn)在大約有400種這類提供電子商務(wù)“交易”的產(chǎn)品，提供各種各樣的網(wǎng)絡(luò)中心、電子拍賣工具、電子目錄工具。軟件代理商在互聯(lián)網(wǎng)里搜索特殊的“標(biāo)記”，以購(gòu)買最具有吸引力的、能滿足具體采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的軟件。進(jìn)入到電子化采購(gòu)系統(tǒng)中的請(qǐng)求，能夠使供應(yīng)商的投標(biāo)滿足買家的需求。電子化采購(gòu)所提供的服務(wù)多樣化，此外為買家和賣家提供了交易市場(chǎng)，包括信用評(píng)估和資金傳輸在內(nèi)。

最近，通用汽車、福特汽車、戴姆勒·克萊斯勒和豐田汽車宣布，他們成立了一個(gè)中心，進(jìn)行聯(lián)合在線采購(gòu)。這幾家公司每年總計(jì)花費(fèi)在零部件和原材料上的采購(gòu)金額多達(dá)3000多億美元，通過(guò)合作，他們可以增強(qiáng)自身的采購(gòu)能力，有望從供應(yīng)商處得到價(jià)格讓步，并減少10％的支出。除了進(jìn)行原材料采購(gòu)，中心還可以實(shí)現(xiàn)諸多功能，如轉(zhuǎn)換外匯，追蹤全球出口規(guī)則，將客戶的特殊訂單傳遞給供應(yīng)商等。

集成采購(gòu)/支付系統(tǒng)

負(fù)責(zé)支付的職能部門面對(duì)成堆的文件和手續(xù)，因?yàn)樗麄冃枰獧z查通過(guò)電話打入的采購(gòu)訂單，接收批準(zhǔn)后的報(bào)告和發(fā)票，要求發(fā)布支出的情況。有些公司不想積極地管理支付功能，僅僅是采取省事的做法——如果對(duì)方提供了必要的信用認(rèn)可和會(huì)計(jì)密碼，并且附加了支持文件，就當(dāng)面付帳。而另外一些公司則積極地管理支付功能，并盡量實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的關(guān)系最佳化。管理決策依據(jù)每個(gè)訂約方的重要性而做出，支付系統(tǒng)里的觸發(fā)器在貨物收訖后，能夠進(jìn)行現(xiàn)金折扣，或者按照指定的日期支付。

無(wú)論選擇哪種方式管理支付功能，很多公司現(xiàn)在都使用了集成的采購(gòu)/支付系統(tǒng)。這些軟件產(chǎn)品提供不同的分析程序，控制購(gòu)買和支付決策，通過(guò)單一文件維護(hù)所有相關(guān)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)，并與支票支付系統(tǒng)接口。

運(yùn)輸和配送系統(tǒng)可以被合理地設(shè)計(jì)，以免除貨款的流程麻煩，以及過(guò)多的、或錯(cuò)誤的收費(fèi)。貨物審計(jì)員通常使用等級(jí)系統(tǒng)，來(lái)檢查貨運(yùn)發(fā)票中常見(jiàn)的、過(guò)多的收費(fèi)，比如誤分類、錯(cuò)誤的折扣標(biāo)準(zhǔn)，和錯(cuò)誤的貨運(yùn)里程計(jì)算等。索價(jià)過(guò)高的要求可以被歸檔和跟蹤，以接收任何多付的費(fèi)用。

對(duì)于財(cái)務(wù)資源或人力資源有限的公司來(lái)說(shuō)，將貨款的審核和支付功能外包，可能更節(jié)約成本。目前，一旦應(yīng)被支付的款項(xiàng)確定下來(lái)，公司就能得到銀行為支付處理而提供的一切外包服務(wù)。

舊經(jīng)濟(jì)時(shí)代流行的、以紙面文件為主要驅(qū)動(dòng)力的采購(gòu)方法，正被新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的電子商務(wù)系統(tǒng)所取代。電子化采購(gòu)方式為買家提供了接觸大量供應(yīng)商的通道，減少了書(shū)面工作，提升了采購(gòu)行為能力，帶來(lái)了無(wú)數(shù)效率。

發(fā)布：2007-04-16 15:19 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

相關(guān)欄目：

相關(guān)文章：

上一篇：采購(gòu)員必備的15種訣竅

下一篇：采購(gòu)必知的十條軍法

倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存管理系統(tǒng)

聯(lián)系方式

成都公司：成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號(hào)1層9號(hào)

重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓

咨詢：400-8352-114

加微信，免費(fèi)獲取試用系統(tǒng)

QQ在線咨詢

電話咨詢：
4008352114

QQ在線咨詢

電子化采購(gòu)新策略

泛普庫(kù)存管理軟件其他應(yīng)用