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電子化采購新策略

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電子化采購方式為買家提供了接觸大量供應(yīng)商的通道，減少了書面工作，提升了采購行為能力，帶來了無數(shù)效率。

使用電子采購卡

很多公司允許各地分公司進行分散采購，以維持與當(dāng)?shù)厣虡I(yè)團體的友好關(guān)系，并給公司各地的經(jīng)理賦權(quán)。個別的企業(yè)從供應(yīng)商那里直接緊急定購，因為他們想回報某些供應(yīng)商，或者因為其中央采購部門反應(yīng)遲鈍，有點官僚主義。這種行為，通常被歸類為獨行其是的采購，發(fā)生在公司職員不遵循內(nèi)部的采購指導(dǎo)方針的情況之下。

據(jù)估計，獨行其是的采購占到了公司運作財力支出的1/3，花費了公司15％～25％的額外費用。另外，低透明度的開銷模式進一步限制了批量采購合同的好處。

接近當(dāng)?shù)毓?yīng)資源的需求刺激了采購卡的使用。它類似于信用卡，由銀行或者供應(yīng)商發(fā)行給公司里負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)匦∫?guī)模采購的經(jīng)理人。持卡人可以每天得到前一天采購活動的電子信息，包括個人用戶、地點、數(shù)量、批發(fā)商、和交易類型。各種各樣的限制可以通過智能卡技術(shù)用代碼進行內(nèi)置，比如每日的采購金額或采購類型的限制。當(dāng)用卡支付時，任何未經(jīng)批準(zhǔn)的行為都會被拒絕。

使用采購卡非常顯著減少了當(dāng)?shù)夭少彽幕ㄙM。節(jié)約主要體現(xiàn)在減少了書面工作。另外，由于身上的責(zé)任增強，員工們得到了更多授權(quán)，并獲得了精神方面的滿足。

采購卡的成功使用，明顯減少了傳統(tǒng)采購方式下的工作量。比如，有一家機構(gòu)報道說他們使用采購卡后，以前多達40,000項的采購項目，減少到了目前的5,000項?；跁娴牟少?，即使是小額物品的采購，也需要4個小時處理定單，8天時間才能完成全部采購，具體的工作環(huán)節(jié)包括準(zhǔn)備采購需求，打電話發(fā)出采購需求，接受供應(yīng)商的投標(biāo)，獲得內(nèi)部批準(zhǔn)。而使用采購卡后，將處理訂單的時間減少到了幾分鐘，將確認(rèn)供應(yīng)商的時間減少到了幾個小時。

建立網(wǎng)上采購中心

建立一個在采購行為發(fā)生后、相應(yīng)通知就登陸的數(shù)據(jù)庫，可以確保每個涉及的人都了解采購的狀態(tài)。這些數(shù)據(jù)可以集成到一個復(fù)雜的采購/支付系統(tǒng)中，這個系統(tǒng)中包括供應(yīng)商的歷史記錄、被采購的數(shù)量、所供應(yīng)產(chǎn)品的性能和質(zhì)量。

建立采購中心是電子化采購方式的又一大創(chuàng)新。一個個采購中心就是一個個網(wǎng)站，將擁有相同產(chǎn)品種類的、不同供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄在線整合在一起。現(xiàn)在大約有400種這類提供電子商務(wù)“交易”的產(chǎn)品，提供各種各樣的網(wǎng)絡(luò)中心、電子拍賣工具、電子目錄工具。軟件代理商在互聯(lián)網(wǎng)里搜索特殊的“標(biāo)記”，以購買最具有吸引力的、能滿足具體采購標(biāo)準(zhǔn)的軟件。進入到電子化采購系統(tǒng)中的請求，能夠使供應(yīng)商的投標(biāo)滿足買家的需求。電子化采購所提供的服務(wù)多樣化，此外為買家和賣家提供了交易市場，包括信用評估和資金傳輸在內(nèi)。

最近，通用汽車、福特汽車、戴姆勒·克萊斯勒和豐田汽車宣布，他們成立了一個中心，進行聯(lián)合在線采購。這幾家公司每年總計花費在零部件和原材料上的采購金額多達3000多億美元，通過合作，他們可以增強自身的采購能力，有望從供應(yīng)商處得到價格讓步，并減少10％的支出。除了進行原材料采購，中心還可以實現(xiàn)諸多功能，如轉(zhuǎn)換外匯，追蹤全球出口規(guī)則，將客戶的特殊訂單傳遞給供應(yīng)商等。

集成采購/支付系統(tǒng)

負(fù)責(zé)支付的職能部門面對成堆的文件和手續(xù)，因為他們需要檢查通過電話打入的采購訂單，接收批準(zhǔn)后的報告和發(fā)票，要求發(fā)布支出的情況。有些公司不想積極地管理支付功能，僅僅是采取省事的做法——如果對方提供了必要的信用認(rèn)可和會計密碼，并且附加了支持文件，就當(dāng)面付帳。而另外一些公司則積極地管理支付功能，并盡量實現(xiàn)與供應(yīng)商的關(guān)系最佳化。管理決策依據(jù)每個訂約方的重要性而做出，支付系統(tǒng)里的觸發(fā)器在貨物收訖后，能夠進行現(xiàn)金折扣，或者按照指定的日期支付。

無論選擇哪種方式管理支付功能，很多公司現(xiàn)在都使用了集成的采購/支付系統(tǒng)。這些軟件產(chǎn)品提供不同的分析程序，控制購買和支付決策，通過單一文件維護所有相關(guān)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)，并與支票支付系統(tǒng)接口。

運輸和配送系統(tǒng)可以被合理地設(shè)計，以免除貨款的流程麻煩，以及過多的、或錯誤的收費。貨物審計員通常使用等級系統(tǒng)，來檢查貨運發(fā)票中常見的、過多的收費，比如誤分類、錯誤的折扣標(biāo)準(zhǔn)，和錯誤的貨運里程計算等。索價過高的要求可以被歸檔和跟蹤，以接收任何多付的費用。

對于財務(wù)資源或人力資源有限的公司來說，將貨款的審核和支付功能外包，可能更節(jié)約成本。目前，一旦應(yīng)被支付的款項確定下來，公司就能得到銀行為支付處理而提供的一切外包服務(wù)。

舊經(jīng)濟時代流行的、以紙面文件為主要驅(qū)動力的采購方法，正被新經(jīng)濟時代的電子商務(wù)系統(tǒng)所取代。電子化采購方式為買家提供了接觸大量供應(yīng)商的通道，減少了書面工作，提升了采購行為能力，帶來了無數(shù)效率。

發(fā)布：2007-04-16 15:19    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]

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