太原oa辦公系統(tǒng)

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 　　狹義的辦公自動化即OA，是在企業(yè)中采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計算機為中心，結(jié)合現(xiàn)代化辦公流程，通過快捷信息共享、高效協(xié)同辦公，從而提高整個企業(yè)的辦公效率。關(guān)于OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架，可以分為三個邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，表示層包含能夠顯示數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，比如，HTML表單、JPS、javaApplet等。中間層為應(yīng)用層，是OA的使用者通過表示層獲取數(shù)據(jù)需要調(diào)用的代碼，包括安全系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)平臺等多個部分，可以根據(jù)其邏輯的獨立性采取靈活的應(yīng)用設(shè)計方案。在技術(shù)上主要利用Java語言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統(tǒng)一規(guī)范為核心API，為表示層的訪問提供確切的接口。底層為數(shù)據(jù)層，主要用于實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)交換。

　　一、辦公自動化在企業(yè)管理中應(yīng)用的重要性

　　21世紀是知識經(jīng)濟，對于報刊傳媒業(yè)來說，如何在信息革命給企業(yè)帶來的全球范圍激烈的競爭中，迅速把握和充分利用信息是一個巨大的挑戰(zhàn)。報刊傳媒企業(yè)能否利用先進技術(shù)和手段來獲取信息，識別和抓住機會是企業(yè)在激烈的競爭中是否取得競爭優(yōu)勢和實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用，能幫助企業(yè)充分利用信息，為企業(yè)謀求最大經(jīng)濟效益?，F(xiàn)階段很多企業(yè)雖然通過計算機建立起企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但仍然有相當多的企業(yè)僅僅是用來打字，而未充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的作用。因而，處于信息化的大背景下，在企業(yè)管理體系中開發(fā)和應(yīng)用基于IT技術(shù)，操作簡易的，符合企業(yè)日常辦公習(xí)慣的辦公自動化系統(tǒng)對企業(yè)來說有著非常重要的意義。

　　二、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用

　　對于廣大企業(yè)而言，引入辦公自動化系統(tǒng)有助于改變傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公模式，提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用主要在于以下幾個方面。

　　1、信息共享

　　企業(yè)可以通過建立信息中心來提高信息傳遞與溝通的質(zhì)量，減少因企業(yè)內(nèi)部信息溝通問題對企業(yè)發(fā)展造成的不利影響。信息中心可以包括內(nèi)部論壇、下載中心、公告管理三大部分功能。內(nèi)部論壇可以為企業(yè)內(nèi)部員工提供討論交流的平臺和新的溝通路徑。內(nèi)部論壇的欄目設(shè)置可以靈活多樣，以提高內(nèi)部溝通效率為目的。下載中心包含日常辦公中所需要的模板、軟件、報表、格式等，有助于快速準確獲得標準化的辦公信息。公告管理主要用于企業(yè)內(nèi)部的通知和查詢。

　　2、文檔管理

　　辦公自動化中的文檔管理并不是簡單的針對工作結(jié)果的管理，而是包括工作計劃、工作過程和工作報告三大部分。尤其要強調(diào)對工作過程的規(guī)范管理，從而增強企業(yè)內(nèi)部的團隊協(xié)作能力、強化對工作過程的控制和監(jiān)督。其中，工作計劃要求辦公自動化系統(tǒng)支持對計劃進行進一步再分解的操作，以便于整個團隊中任務(wù)與責(zé)任由總到分的安排與管理。工作過程要求辦公自動化系統(tǒng)支持對工作進度的跟蹤，以及對工作問題的反饋和查詢，從而實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部精準的監(jiān)控管理。工作報告要求辦公自動化系統(tǒng)支持實時提交和反饋，并同時存檔，作為對將來工作考評的依據(jù)。

　　3、人力資源管理

　　辦公自動化系統(tǒng)支持的人力資源管理主要包含人事管理、考勤管理和培訓(xùn)管理三部分功能。通過借助辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置。人事管理要求辦公自動化系統(tǒng)支持對企業(yè)員工的檔案、崗位變動信息、入職離職信息的查詢統(tǒng)計功能，以及對于特定事項的提示功能。考勤管理要求辦公自動化系統(tǒng)支持對各類考勤信息的查詢，同時有靈活的接口可以實現(xiàn)與其他考勤系統(tǒng)，比如打卡式考勤機的對接。關(guān)于培訓(xùn)管理的辦公自動化系統(tǒng)又可以進一步分為培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)過程和培訓(xùn)結(jié)果。培訓(xùn)計劃方面需要辦公自動化系統(tǒng)支持內(nèi)部員工的計劃提交和計劃申請。培訓(xùn)過程重在對培訓(xùn)的日程安排以及監(jiān)督。培訓(xùn)結(jié)果則要求辦公自動化系統(tǒng)支持對培訓(xùn)結(jié)果的反饋，以及對新的培訓(xùn)計劃的修正。

　　4、財務(wù)管理

　　企業(yè)利用辦公自動化系統(tǒng)進行財務(wù)管理，主要包括對資產(chǎn)的管理和對費用的管理兩個方面。對資產(chǎn)的管理，從辦公自動化的角度，重在對各類資產(chǎn)建立檔案，根據(jù)不同資產(chǎn)的使用特點，分不同的模塊建立資產(chǎn)使用情況登記，并支持統(tǒng)計功能、查詢功能和預(yù)警功能，使各類資產(chǎn)的使用情況公開化、透明化，從而有效杜絕浪費和資產(chǎn)流失的情況。對于費用的管理，旨在使企業(yè)的各種用款規(guī)范化、高效化。因此，需要辦公自動化系統(tǒng)支持在線提交申請、審批、用款登記的管理功能。同時提供與計劃任務(wù)模塊的接口，并支持統(tǒng)計、查詢功能，對于費用的使用情況、是否超支便可一目了然。同時，也可以幫助降低財務(wù)部門在費用報銷、用款申請方面的工作強度。

　　5、決策管理

　　利用辦公自動化系統(tǒng)支持企業(yè)的決策管理，需要具備數(shù)據(jù)分析、情境模擬，以及決策過程記錄的功能。在數(shù)據(jù)分析，以及情境模擬方面，強調(diào)企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門的協(xié)同辦公，匯集多方面的數(shù)據(jù)、設(shè)計多因素的情境模擬。在制定決策的過程中嵌入節(jié)點設(shè)計，便于過程記錄，以及后期跟蹤。

　　三、辦公自動化在企業(yè)管理應(yīng)用的建議

　　1、提高企業(yè)對辦公自動化的認識，對員工進行培訓(xùn)，保證辦公自動化的實施

　　要使得企業(yè)員工認識到辦公自動化是實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化辦公、將內(nèi)外部的信息資源化、信息傳輸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)便捷化有助于科學(xué)決策的必然選擇，是迎接信息時代巨大挑戰(zhàn)的要求，也是對企業(yè)工作模式進行有利變革的現(xiàn)實需求。教育員工明白在當今數(shù)字化辦公時代，辦公自動化操作是“通用技能”，學(xué)習(xí)辦公自動化操作是避免被時代淘汰的必要方式，促使員工轉(zhuǎn)變意識。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮帶頭作用，成為辦公自動化的推行者，率先應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進行辦公，成為員工的表率。首先，需要抓好企業(yè)辦公室主任、部門領(lǐng)導(dǎo)者、辦公自動化系統(tǒng)管理維護人員以及文檔管理人員的培訓(xùn)工作，以此確保實現(xiàn)全員培訓(xùn)的目的。其次，通過對辦公自動化的培訓(xùn)和對辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用知識的強化，實現(xiàn)員工熟練掌握辦公自動化操作技術(shù)，并逐漸將員工掌握的技術(shù)制度化，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)管理制度之一，將掌握的技術(shù)當成員工的一種工作習(xí)慣和生活方式，最終做到企業(yè)每一位員工熟知辦公自動化系統(tǒng)相關(guān)技能。另外，領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)積極鼓勵和指導(dǎo)員工應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，以保證員工能正確使用辦公自動化系統(tǒng)來處理業(yè)務(wù)，避免企業(yè)大量投入的人力、財力建立起來的辦公自動化系統(tǒng)成為

　　2、強化制度管理，對自動化辦公的行為進行規(guī)范

　　強化制度管理，要求企業(yè)在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)時應(yīng)建立起系統(tǒng)軟件運行相關(guān)的制度和規(guī)定，并嚴格執(zhí)行。以明確對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用、管理和維護的責(zé)任劃分，并明確界定各類信息發(fā)布的運行模塊，建立和完善辦公自動化系統(tǒng)運行工作處理中的每一個環(huán)節(jié)相關(guān)的標準。

　　3、注意辦公自動化系統(tǒng)軟件應(yīng)用的技術(shù)問題

　　辦公自動化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用主要有連接、溝通、協(xié)同和監(jiān)控等環(huán)節(jié)。在連接環(huán)節(jié)，需要注意將企業(yè)分散的局域網(wǎng)和機關(guān)處室的計算機進行連接，以形成虛擬辦公的網(wǎng)絡(luò);在溝通環(huán)節(jié)，則需注意借助辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建在線交流和信息提醒的功能;在協(xié)同環(huán)節(jié)，需要系統(tǒng)軟件支持修改痕跡的顯示;在監(jiān)控環(huán)節(jié)，需注意系統(tǒng)能夠?qū)k公事項處理過程和結(jié)果進行跟蹤管理并及時反饋處理信息等。

　　隨著辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用和進一步發(fā)展，當前辦公自動化逐步向以強調(diào)知識管理為核心的方向。因此，各企業(yè)應(yīng)加快辦公自動化在企業(yè)管理中應(yīng)用的步伐，結(jié)合迅速發(fā)展的IT技術(shù)通過辦公自動化實現(xiàn)電子政務(wù)，以為企業(yè)和社會各界提供更加先進的信息收集、查詢等服務(wù)。