山西oa軟件公司

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 　　隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國(guó)企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力日益激烈，大部分企業(yè)為了能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于有利地位，通常情況下，一方面采用擴(kuò)大市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、研究新技術(shù)以及開發(fā)新產(chǎn)品等方法來提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力;另一方面通過制定制度來加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理、降低生產(chǎn)成本以及提高員工工作效率等途徑來提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以方便快捷、高效等優(yōu)點(diǎn)被廣泛的應(yīng)用在現(xiàn)代企業(yè)中，并逐漸成為企業(yè)未來發(fā)展的趨勢(shì)。因此，建立OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是當(dāng)前企業(yè)改革的首要任務(wù)。

　　一、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念分析

　　隨著21世紀(jì)信息化時(shí)代的到來，能否掌握了解信息、運(yùn)用知識(shí)，在信息時(shí)代的背景下，是決定一個(gè)國(guó)家、一個(gè)社會(huì)、一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)人是否成功的關(guān)鍵性因素。

　　(一)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義

　　所謂OA，指的是Office Automation，全稱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。指的是一種集計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)通信技術(shù)、行為科學(xué)以及系統(tǒng)科學(xué)于一體的系統(tǒng)，將以往的數(shù)據(jù)處理技術(shù)中不能解決的信息難點(diǎn)加以解決，比如對(duì)一些數(shù)量龐大、結(jié)構(gòu)不明確、非數(shù)據(jù)信息型以及不易處理等問題。該系統(tǒng)誕生于上個(gè)世紀(jì)70年代，是一門綜合性很強(qiáng)的技術(shù)。

　　(二)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能

　　OA辦公自動(dòng)化的功能主要是通過利用電子信息技術(shù)等手段，從而提高企業(yè)辦公的工作效率，使辦公朝無紙化、自動(dòng)化的進(jìn)程推進(jìn)。在辦公應(yīng)用的改革過程中，電腦和打印機(jī)設(shè)備是其的第一次改革，那么現(xiàn)在的OA辦公自動(dòng)化的誕生則能表明是其第二次改革的標(biāo)志。其是一個(gè)將辦公用品和工具經(jīng)過整合后，使其代替以往的辦公平臺(tái)。在OA的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，其常見的功能主要包括了企業(yè)檔案的管理、文字的處理、行政辦公以及資源共享等功能。以下是對(duì)其中幾個(gè)主要功能進(jìn)行的詳細(xì)介紹：

　　1.企業(yè)檔案管理。在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，又包含了四個(gè)方面的內(nèi)容，人事檔案管理、檔案的歸檔管理、個(gè)人文件柜管理以及會(huì)議管理等，人事檔案管理指的是有相關(guān)權(quán)限的人對(duì)于企業(yè)職工的個(gè)人信息、薪資等人事方面的檔案進(jìn)行查閱;檔案的歸檔管理指的是對(duì)已經(jīng)歸檔的內(nèi)部信息資料進(jìn)行查閱、查詢、下載以及銷毀等工作;個(gè)人文件柜指的是可以對(duì)文件進(jìn)行個(gè)人資料、未辦結(jié)文件的存檔功能。會(huì)議管理指的是對(duì)企業(yè)的會(huì)議記錄用檔案進(jìn)行管理。

　　2.文字的處理。文字處理包括了公文擬稿、公文收發(fā)和閱辦等兩個(gè)方面的內(nèi)容。公文擬稿指的是通過運(yùn)用辦公軟件的在線套用模板來對(duì)各種公文進(jìn)行起草編寫;公文的收發(fā)、閱辦指的是通過利用電子文稿或者紙質(zhì)文稿來實(shí)現(xiàn)登記、簽批、掃描、傳閱、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)以及監(jiān)控等功能。

　　3.行政辦公。企業(yè)的行政辦公包括了各類申請(qǐng)、財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理、考勤管理以及車輛管理等內(nèi)容。其中各類申請(qǐng)包括了請(qǐng)假、出差等申請(qǐng)的審批工作;財(cái)務(wù)資產(chǎn)的管理指的是請(qǐng)款報(bào)告、財(cái)務(wù)在線計(jì)算、在線做賬以及對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)等功能。

　　4.資源共享。資源共享包括了客戶資源的共享、市場(chǎng)資源的共享以及渠道資源的共享等三個(gè)方面?？蛻糍Y源的共享指的是相關(guān)部門和團(tuán)隊(duì)之間對(duì)客戶信息資源的共享，避免由于重復(fù)維護(hù)客戶信息資源而增加成本;市場(chǎng)資源的共享指的是針對(duì)品牌形象在宣傳方面的媒體、平臺(tái)、創(chuàng)意以及物料等資源實(shí)現(xiàn)共享，合理提高資源的利用率;渠道資源的共享，指的是在允許的范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)渠道資源的共享。

　　二、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的可行性應(yīng)用

　　對(duì)OA的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，具有以下幾個(gè)方面的可行性意義：

　　(一)有利于提高辦公效率

　　OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，涵蓋了各式各樣公文類型模板，在制作常規(guī)性的公文時(shí)，可以對(duì)其中的模板進(jìn)行直接套用，然后加以修改就可以成為文稿，并且在對(duì)公文進(jìn)行簽發(fā)、審批、傳閱時(shí)，可以直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，能夠有效的避免出現(xiàn)以往紙質(zhì)文件丟失、耗時(shí)等問題。另外，使用OA系統(tǒng)還可以簡(jiǎn)便工作流程、使流程能夠清楚直觀的展現(xiàn)在人們面前，讓辦公人員能夠清晰明了的發(fā)現(xiàn)工作流程中的死角和不足之處，并且在語言文字方面的強(qiáng)大功能，極大地提高了辦公的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

　　(二)有利于節(jié)約資源

　　通過對(duì)計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)的運(yùn)用，很大程度的減少了人力資源、財(cái)力資源以及時(shí)間資源。在行政辦公中，不僅減少了紙張、材料的費(fèi)用，減少了開支，而且提高了辦公效率。另外，OA的辦公自動(dòng)化具有的擴(kuò)張性功能，通過將特殊性質(zhì)的工作相結(jié)合。比如將企業(yè)的財(cái)務(wù)人員工作與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)在線做賬、轉(zhuǎn)賬匯款以及自動(dòng)生成表格等功能。從而最大程度的節(jié)約各種資源的利用，提高資源利用率，從而控制資源的成本。

　　(三)有利于加強(qiáng)對(duì)信息資源的整合

　　OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和信息整合功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)績(jī)、薪資、人力以及考勤等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總計(jì)算，并經(jīng)過分科目統(tǒng)計(jì)后，做成直觀性強(qiáng)的圖表，讓企業(yè)管理人員對(duì)其進(jìn)行研究分析，用具體詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息來體現(xiàn)企業(yè)的成本開支、利用率、市場(chǎng)占有率以及利潤(rùn)率等指標(biāo)，有利于企業(yè)的管理決策人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)情況有非常清楚的了解，還有利于為其進(jìn)行制度的改革、調(diào)整業(yè)務(wù)發(fā)展方向等方面提供信息資料。

　　總而言之，通過對(duì)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的可行性應(yīng)用分析，可以了解到，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于全面改善企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)的管理工作、實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化、人性化和科學(xué)化、提高企業(yè)工作人員的辦公效率以及降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本等方面有十分積極的作用