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政府機(jī)關(guān)建置天津OA信息化系統(tǒng)須突破之困境

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壹、前言       隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，因特網(wǎng)的應(yīng)用已成為二十一世紀(jì)的新趨勢(shì)，然而因政府職能不斷擴(kuò)充及民眾參與公共事務(wù)的日益頻繁，行政機(jī)關(guān)「機(jī)械化」、「正式化」與「僵化」的服務(wù)方式，已難為社會(huì)大眾所接受，因此師法企業(yè)電子化儼然成為政府再造中所必須包含的重要項(xiàng)目之一。       而知識(shí)管理是近年來(lái)新興的名詞，在民間企業(yè)紛紛建立知識(shí)管理系統(tǒng)的同時(shí)，身為政府機(jī)關(guān)信息人員，莫不希望能將相關(guān)信息及技術(shù)導(dǎo)入機(jī)關(guān)內(nèi)部，有效整合機(jī)關(guān)內(nèi)部的信息及知識(shí)，以提升政府機(jī)關(guān)常年來(lái)所受到人民詬病的行政效率與服務(wù)質(zhì)量不彰的弊病。       然而在將知識(shí)管理系統(tǒng)導(dǎo)入機(jī)關(guān)內(nèi)部時(shí)，常會(huì)遭遇到許多困難，唯有解決這些困難，才能有效的導(dǎo)入及使用該系統(tǒng)。   貳、知識(shí)管理的意義       信息隨著時(shí)代不斷的累積，使得二十一世紀(jì)已成為信息爆炸的時(shí)代，然而信息必須經(jīng)過(guò)有效的處理及分析后，才能變成有用的信息，而有用的信息則必須再經(jīng)過(guò)整理、審核及分類后，才能真正變成有價(jià)的知識(shí)，所以我們通?？蓪⒅R(shí)定義為能協(xié)助個(gè)人、機(jī)關(guān)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價(jià)值的有用信息。       另知識(shí)依其表現(xiàn)的方式，又可分為內(nèi)顯知識(shí)(tacit knowledge)及外顯知識(shí)(explicit knowledge)二種。       內(nèi)顯知識(shí)(tacit knowledge)：在政府機(jī)關(guān)中所指的就是主官(管)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、文化、習(xí)慣等知識(shí)。       外顯知識(shí)(explicit knowledge)：則包括一切以文件、報(bào)告、圖片、聲音及影像等方式呈現(xiàn)的知識(shí)。       而知識(shí)管理就是將這些知識(shí)，透過(guò)信息科技的協(xié)助，經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲(chǔ)存、分享、更新并為機(jī)關(guān)或員工產(chǎn)生實(shí)質(zhì)價(jià)值的流程。       藉由以上的解釋，我們可知，當(dāng)知識(shí)在保存及傳承的過(guò)程中，如果能有效利用信息科技的協(xié)助，來(lái)盡量保存知識(shí)的原意及作適當(dāng)?shù)姆诸?，將可為使用者省下許多知識(shí)探索的時(shí)間，使機(jī)關(guān)內(nèi)部所有使用者均能成為優(yōu)秀的知識(shí)工作者。   參、建置知識(shí)管理系統(tǒng)所可能遭遇到的困境       然而各級(jí)政府機(jī)關(guān)在建置知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，通常會(huì)遭遇到以下幾點(diǎn)困境：       一、主官(管)本身的信息知能及支持程度       通常由于機(jī)關(guān)主官(管)本身欠缺信息的知能及不支持，而導(dǎo)致知識(shí)管理系統(tǒng)不易建置成功及獲得機(jī)關(guān)內(nèi)部成員的使用，此項(xiàng)困難乃是政府機(jī)關(guān)在導(dǎo)入知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，所須解決的首要難題。       二、組織文化與溝通習(xí)性難以調(diào)整       組織文化通常是各機(jī)關(guān)積弊及特有的文化，如果組織過(guò)于封閉，缺乏溝通的機(jī)制及行為，無(wú)法接受新的改革，將導(dǎo)致知識(shí)管理系統(tǒng)導(dǎo)入及預(yù)算編制的困難。       三、信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性及安全性受質(zhì)疑       在信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性上，系統(tǒng)處理的速度可能會(huì)很緩慢，等待時(shí)間可能增長(zhǎng)。而在信息系統(tǒng)的安全性上，可能因受網(wǎng)絡(luò)黑客、計(jì)算機(jī)病毒的入侵及影響，造成使用者的不便，而導(dǎo)致使用者對(duì)系統(tǒng)的安全性產(chǎn)生合理的懷疑，出現(xiàn)不去使用它的情形。       四、信息及知識(shí)分類及系統(tǒng)管理的不當(dāng)       信息須經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)姆诸惣罢?，方能成為有利用價(jià)值的知識(shí)，如果因信息分類的不適當(dāng)，可能會(huì)造成使用者不易搜尋到所需獲得的信息及知識(shí)。另外也可能發(fā)生系統(tǒng)權(quán)限控管的不嚴(yán)密，而導(dǎo)致使用者個(gè)人數(shù)據(jù)外流的情形，更加深使用者對(duì)該系統(tǒng)的不信任感，而減少使用該系統(tǒng)的次數(shù)。       五、操作及使用流程設(shè)計(jì)不當(dāng)       因操作流程的改變，有可能使操作流程變得更為復(fù)雜或改變使用者已根深柢固的流程，導(dǎo)致流程紊亂，進(jìn)而影響使用者使用該系統(tǒng)的機(jī)率。       六、缺乏人性化的接口       無(wú)法引起使用者使用該系統(tǒng)的興趣，枯燥乏味無(wú)親切感。       七、教育訓(xùn)練成效不彰       當(dāng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)完成時(shí)，經(jīng)由教育訓(xùn)練仍無(wú)法讓使用者明確了解其建置的真正目標(biāo)，且未對(duì)使用者認(rèn)知程度的差異作個(gè)別的教育，容易造成系統(tǒng)的不當(dāng)使用及降低使用率。       八、知識(shí)及信息的來(lái)源缺乏及不易取得      OA信息化系統(tǒng)雖是機(jī)關(guān)不可或缺的一項(xiàng)重要應(yīng)用，但是此系統(tǒng)中知識(shí)及信息的取得，可能會(huì)有所困難，并導(dǎo)致無(wú)數(shù)據(jù)的窘境，因此如何讓所有使用者均樂(lè)于貢獻(xiàn)本身的知識(shí)及信息、經(jīng)驗(yàn)等，保持良好的溝通及互動(dòng)，乃是影響該系統(tǒng)成敗所須考慮的重要因素之一。   肆、結(jié)論       因應(yīng)政府機(jī)關(guān)推動(dòng)電子化及將知識(shí)管理運(yùn)用在信息科技上的同時(shí)，如何利用知識(shí)管理系統(tǒng)，及針對(duì)上述所探討的困難點(diǎn)，提出解決方案，使機(jī)關(guān)與員工藉由知識(shí)管理互相創(chuàng)造雙贏局面，則有賴于政府高階管理者與各機(jī)關(guān)信息人員的縝密規(guī)劃與深思，共同為提升政府機(jī)關(guān)的行政效率、服務(wù)品質(zhì)及形象而努力。 (本文作者為南投縣政府信息管理所技士 陳建岳)  
發(fā)布：2007-03-25 09:53    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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