天津OA信息化實施的第三條道路

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當(dāng)公司試圖把積累的經(jīng)驗轉(zhuǎn)換成組織的競爭優(yōu)勢時，經(jīng)常忽略一個基本的事實：知識從人開始也以人結(jié)束。離開人對知識的理解、對知識來龍去脈的掌握和對知識有效的利用，知識就是一堆的數(shù)據(jù)。 進一步說，在知識管理發(fā)揮真正價值之前，實施知識管理是一冗長復(fù)雜的、費時、容易引起爭議的過程，并且經(jīng)常耗費大量的時間、金錢、需要公司高層的支持。同時，如果知識工作者認為實施知識管理僅僅給他們的老板帶來好處的話，那他會認為充分展示個人知識價值的最好方法是跳槽或保持獨立。 顯而易見的，但并不是經(jīng)常被提到的一個事實是：當(dāng)知識工作者對自己知道的、不知道的和需要知道的事情采取主動和富有責(zé)任心的心態(tài)的時候，知識管理就能做得最好。這樣做的結(jié)果不僅是個人對企業(yè)更有價值，而且企業(yè)本身的智力資產(chǎn)將增加。 不需要老板技術(shù)上或經(jīng)濟上的很大投入，只需要一套簡單的、廉價的技術(shù)和工具就可以實現(xiàn)每個人獲取、創(chuàng)造和共享知識，擴展個人網(wǎng)絡(luò)和與同事合作。通過從底層到高層的每個知識工作者對自己個人知識的管理，這些簡單的技術(shù)和工具可以提高生產(chǎn)率和促進員工的工作積極性，而這些積極性則可以增加克服那種從上到下的實施知識管理的來自技術(shù)和社會關(guān)系層面的阻力。 信息過載是一個事實，而非理論，有事實表明大多數(shù)人缺少跟上知識時代的技術(shù)或工具。安德遜咨詢協(xié)會戰(zhàn)略變化研究部估計，職業(yè)人每天需要在不同的媒體上最少涉獵220條信息，他們中的大多數(shù)人抱怨實施知識管理對減少過量的信息無能為力。 相應(yīng)的，一些咨詢顧問通過實施一些小的技巧，例如對他們職工和管理人員增加“個人知識效力”或“個人信息策略”的培訓(xùn)。他們提出了不同的方法來對付信息過載，提出應(yīng)用不同的個人知識管理工具和價值原理來擴大個人智力財產(chǎn)。 Ross Dawson先生，先進人類技術(shù)公司的創(chuàng)始人兼CEO，一家在澳大利亞悉尼的KM咨詢公司說“大多數(shù)的知識管理實施集中在應(yīng)用技術(shù)來組織信息和知識流動”?！皞€人的信息和知識技術(shù)包括過濾過載的信息、有效閱讀、記錄、分析、綜合和與他人有效溝通，而這些技巧卻很少被認真研究并開發(fā)出來”。 Open Connect AG公司知識管理主管（Open Connect AG是一家在瑞士伯爾尼進行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開發(fā)的公司）羅納德Hyams先生說：在短時間內(nèi)處理大量的信息，對個人和他的同事來說都是很難的事情。在教育管理人員和員工如何增強處理信息的技巧時，包括了傳遞給他人信息的透明度、質(zhì)量和信息價值的問題。同時，也包括增加從他人得到信息的速度和有效性的方法。他同樣也提供時間管理和工作場所的舒適度，例如吃好睡好的技巧。 Hyams說，通過實施個人知識管理，個人能夠在他想得到信息、如何得到信息的時候找到所需要的信息，花費很少的時間來獲取和表達信息，管理他人是如何得到個人信息的質(zhì)量，樹立信息提供者的聲譽，從而提高了他們在公司內(nèi)部的價值和勞動力市場中的價值。對于南非比勒陀利亞的咨詢公司QuantumIII來說，PKM 是吸引項目主管的方法之一。“有創(chuàng)造力的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展了個人獲取知識和評估知識的方法，” CEO Albert A. Cruywagen說?！爸R的質(zhì)量在很大程度上決定了決策和領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)量”。 商業(yè)學(xué)校也開始在課程中安排個人知識管理。Jason Frand，安德森大學(xué)管理學(xué)院的院長助理、計算和信息服務(wù)處的主任，在美國加利福尼亞大學(xué)洛杉磯分校為即將開學(xué)的MBA學(xué)生講授必修課程，他教育學(xué)生要發(fā)展一套自己工作的知識智力地圖，創(chuàng)造一套組織結(jié)構(gòu)，便于查找和聯(lián)系個人和職業(yè)信息，并且運用技術(shù)來擴大他們的記憶力和提高他們本身的能力。 多說 在這個信息飽和的環(huán)境中，有效的處理信息是很必要的。運用可靠的技術(shù)，個人知識管理工具可以幫助個人擴展這些能力。 Namchul Do（現(xiàn)在是南非Changwon市沃爾沃建筑裝配公司的高級系統(tǒng)分析師）在1997年獲得了工業(yè)工程方面的博士學(xué)位，發(fā)展了自己的方法來管理個人知識的生活周期。他經(jīng)營著一個網(wǎng)絡(luò)，可免費提供服務(wù)，通過這個網(wǎng)絡(luò)提供的服務(wù)和使用韓語的探索引擎，可以免費的跟蹤他在網(wǎng)上存儲的資料。 “管理信息意味著可以能保證任何時候都能獲得的存儲信息” Do說，他在利用網(wǎng)站存儲和檢索從項目和制造復(fù)雜的工程程序中的技巧的所有事情，“他可以幫助我產(chǎn)出技術(shù)型論文、學(xué)術(shù)出版物甚至軟件系統(tǒng)等的知識資產(chǎn)”。 Joe Batista ，美國休斯敦康柏計算機公司的頭目，他試圖使公司目前的形勢能夠跟上信息時代的大潮流，記錄道，到目前為止沒有人對個人知識管理產(chǎn)品進行名確定義。他說“這個概念涉及到許多沒有人曾經(jīng)研究的問題”“因為在所有文件格式中信息數(shù)據(jù)、信息和知識的超載需要個人結(jié)果和知識管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以在他們的商業(yè)條件下過濾、分類、吸收、檢索。 在這一塊，還有許多個人提供的產(chǎn)品，從你應(yīng)用硬件中應(yīng)用索引文件進行快速查詢到重新利用網(wǎng)絡(luò)進行元數(shù)據(jù)搜索，合作服務(wù)和創(chuàng)新方式來組織、提交和共享信息。許多的工具是免費的，吸引企業(yè)銷售商的興趣，發(fā)布廣告或者產(chǎn)生click-through revenue 。 例如，Compaq Batista擁有12GB的工作，積累了價值5年的信息，在他的可移動計算機的硬盤中使用Enfish 技術(shù)公司的跟蹤系統(tǒng)，來索引、發(fā)現(xiàn)和觀察多格式的文檔?！拔铱梢栽谡麄€智力資產(chǎn)庫中查到我需要的知識”。他指向Enfish Onespace，跟蹤者的免費后續(xù)者，在正確方向上的有一臺階，因為他可以按信息實施行動，例如在生日的時候可以通過按鍵來預(yù)訂生日蛋糕。 Accsys 公司董事長Randy M. Kaplan，Westchester, Pa.的一個知識工程咨詢家說“個人知識管理工具可以擴大個人的記憶系統(tǒng)”，可以幫助CEO處理信息超載的問題。Kaplan把自己的個人知識管理系統(tǒng)作為了一個例子。他說他已經(jīng)存儲了在他10年的時間內(nèi)讀和寫的所有東西，大多數(shù)都是紙質(zhì)的。他對這些資料掃描到文件管理，然后利用Adobe Capture識別，把這些文章做成Adobe的格式?，F(xiàn)在Kaplan的文章和信息做成數(shù)據(jù)庫，大小約700 MB，然后把這些數(shù)據(jù)庫做成CD然后他可以隨身攜帶。 Kaplan把CD的內(nèi)容看作是“潛在知識”。他使用了叫做dtSearch Desktop from dtSearch Corp應(yīng)用程序，可以把個人存儲的信息進行索引，使用了快速查詢。他說這些不連續(xù)的產(chǎn)品要比現(xiàn)在流行的PDA還要便于迅速查詢。他使把我生命中所記錄的資料進行綜合，然后上網(wǎng)，我可以同時進行信息錄入和輸出，他解釋道。 個人智力資產(chǎn) 對所變化的大量信息進行把握是一個很重要的策略，但是使用PKM的技術(shù)和工具，個人可以走的更遠，可以提高他們的能力和潛在的職業(yè)生涯。有效的把你個人知識財產(chǎn)變成目前個人的智力財產(chǎn)。這些發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致個人知識管理不是一獨立的行為而是一社會性的活動。 這是我所說的個人范例的變化，“工作是連續(xù)性和系列性。無論他是不是一個職員，個人知識工作者需要把自己作為企業(yè)的一部分。它是你知道什么、你知道誰和他們知道什么的問題?！? 盡管個人知識工作者市場價值是建立在他們怎樣“聰明”，今天的技術(shù)很快就會陳舊。Sidoli說，持久性的價值是建立在“輕松學(xué)習(xí)”和接近知識、商業(yè)、社會團體和技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的能力，來不斷的更新這些技術(shù)。反過來說，個人知識工作者需要與他人共享知識。 一個知識管理工作者必須綜合四種類型的網(wǎng)絡(luò)來構(gòu)建個人價值?！爸R是關(guān)鍵，因為在你的商業(yè)網(wǎng)絡(luò)中賣知識，并且在社會網(wǎng)絡(luò)中共享知識” Sidoli解釋到。他建議人們認識知識網(wǎng)絡(luò)實踐的團體性，并且通過連接職業(yè)性和特殊興趣的組織充分利用它們?！巴ㄟ^共享知識學(xué)習(xí)信任和互相尊總建立個人知識品牌，個人知識品牌可以提高他或她在組織或勞動力市場中的價值?！彼f。 Sidoli把他的過去做為一個例子。在一些年之前當(dāng)他對知識管理感興趣時，他已經(jīng)買掉了自己的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展公司并且辭掉自己的工作，做了一家多媒體公司的主管。他通過提問自己下列的幾個問題來描述個人知識管理的審計： 我的核心目標和價值是什么？ 我的核心競爭力是什么，我需要到哪里去？ 我的各類網(wǎng)絡(luò)的力量在哪里？ 他們平衡嗎？ 下一個事情是什么？ 他開始了對目標的學(xué)習(xí)，參加會議和工作組，參與網(wǎng)上和面對面知識培訓(xùn)。由于Sidoli沒有作為咨詢的“品牌”，他開始進行網(wǎng)上課程教學(xué)，把KM和自己原來的經(jīng)驗性結(jié)合，出版網(wǎng)上時事通訊和為actlikeanowner.com進行專欄創(chuàng)作，“在組織發(fā)展或信息技術(shù)方面我沒有經(jīng)驗，但是我會寫，所有我集中寫”。他回憶。最后他在咨詢公司開始工作，他通過國際間的通信來往和使用個人知識灌輸知識共享，幫助一些大型企業(yè)提高了他們的品牌。 組織中的個人 盡管個人知識管理強調(diào)個人，盡管知識管理歸結(jié)為共享知識和增加組織的價值，它依靠他們的智力資產(chǎn)。“盡管所有的企業(yè)基于知識，個人知識能力對職業(yè)服務(wù)，例如法律、咨詢和投資銀行來說是很重要的，這些行業(yè)主要依靠知識工作者的能力，需要個人和集體的工作努力?！备呒壢祟惣夹g(shù)公司的Dawson說。 在工作中，有效地個人知識管理加快了信息的處理過程，降低了曠工和流線操作的費用，提高了工作環(huán)境的性能和競爭性。Open Connect的 Hyams 說。這些事情對個人和企業(yè)來說都是有意義的。他說“個人知識管理是以團隊為中心的”。“個人的知識有助于團隊的生產(chǎn)和創(chuàng)造”。Hyams堅持如果知識工作者擁有知識管理技術(shù)，企業(yè)實施知識管理是可以成功。 事實上，在公司內(nèi)實施知識管理系統(tǒng)應(yīng)該是從個人進行自下而上的，通過整個組織來實施，而不是從上而下開始。這種策略可以使公司通過實施知識管理回避典型的問題，例如費用和困難，從而更能鼓勵大家參與。 Ray Edwards，他認為個人知識管理有可能是實施知識管理的企業(yè)成功的基礎(chǔ)?！叭绻究梢允紫韧菩?、鼓勵和實施個人知識管理，它們可以發(fā)現(xiàn)EKM可能是一個事實而非結(jié)果” Edwards說，“如果我們在組織的根部實施知識管理，效果有可能更為有效。 通過那些容易獲得的、能直接產(chǎn)生價值的便宜得個人知識管理工具一方面可以增強知識工作者個人的智力資產(chǎn)，另一方面也為在組織實施知識管理提供了一條另外的途徑?！澳憧梢宰鰝€獨裁者，告訴你的員工這些工具是必須要使用的”，Compaq的Batista說，“但你還有第二個選擇，就是采用民主的方式，告訴大家為了我們共享方便，我們要建立一個擁有相同分類和元數(shù)據(jù)得知識庫。第三個方法就是你可以讓知識管理從個人開始，通過個人知識管理系統(tǒng)或者門戶，給員工提供一些基礎(chǔ)的工具，然后讓個人在組織的基礎(chǔ)上盡情表演!”