天津OA信息化——衰退期成長的動力

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在經(jīng)濟衰退時期，每個商家都只想著一件事——生存。然而當所有人都為生存而絞盡腦汁的時候，只有極個別富有革新精神的人才能把握住稍縱即逝的機會，做出正確的決策, 最終安全度過蕭條期，微笑迎接經(jīng)濟復蘇的到來。 要想以強有力的戰(zhàn)略地位度過衰退時期，關鍵之一是抓住轉折時期的機遇，采取有效的措施。要做到這一點，經(jīng)理人不是去努力地解決問題，而是根本就不能卷入問題中去。為了確保你的業(yè)績能夠始終表現(xiàn)出最佳的經(jīng)營績效，就必須分析并控制生產成本、提高生產效率。最重要的是，為了使整個公司良好運轉，企業(yè)所有階層的決策者都必須做出正確、及時的決定，而不能出現(xiàn)一點錯誤和浪費。這就要求決策者們能夠隨時隨地掌握機構內部的知識。 什么是知識？ 知識就是事實的積累，事實本身是由從原始數(shù)據(jù)收集到的信息構成的。而數(shù)據(jù)只是一堆紙、一摞剪報或是一些分析報告，也或者是在這個數(shù)字時代，電子郵件系統(tǒng)中的1和0的集合。數(shù)據(jù)只有和需要解決的某種情況或者問題相關時才能轉變?yōu)樾畔?。我們認為可重復驗證模式是“可以預測”的，因此信息只有和其他信息相關、符合經(jīng)驗模型或者被認為“可信”時，才能轉變成事實。最后，事實只有推動了決策進程，并且最終取得了效果才能轉變?yōu)橹R。 在經(jīng)濟衰退時期，一個具有競爭力的組織通常是：員工數(shù)目不多，但卻構成一個不可輕視的團隊，所有人懷有相同的目標、并隨時隨地掌握著關鍵的知識。只有這樣，資源才不會被浪費，企業(yè)才不會在競爭仍是一團糟并且方向不明時錯失機會，從而及時、準確地預測和掌握未來的趨勢。對大多數(shù)企業(yè)來說，光是理解知識管理的重要性并不意味著成功。即使在擁有了強大的信息化管理工具之后，面對其從各種內部或外部的來源中收集生成的大量數(shù)字化信息，企業(yè)管理者仍然很難分析出這些信息所表達的事實并做出及時正確的決策。這么多的觀點、方向或者計劃同時存在，如果不加控制的使用，就會有支離破碎的危險。要想避免這種情況，最好的方式是，除了給團體的每一分子所需的知識外，還要給他們明確的目標，并且有方法去監(jiān)督他（她）向這個目標努力。如果每一個決策者都能做出及時而準確的決策，你的公司就能以最小的代價獲得最優(yōu)的經(jīng)營績效。 經(jīng)營績效的構成因素 經(jīng)營績效由三個因素構成，我們可以稱之為3E： ● 樹立明確的目標和目的（Establish）; ● 評價實現(xiàn)目標和目的的進程（Evaluate）; ● 賦予實現(xiàn)目標和目的的能力（Empower）。 當然，要是光這么簡單就好了。有時所有3E條件都有效地實現(xiàn)了，仍沒有達到目標。不同領域、不同規(guī)模的企業(yè)都會遇到這種情況。 數(shù)據(jù)是整個知識管理系統(tǒng)的第一環(huán)，也是很關鍵的一環(huán)。但是對大多數(shù)公司來說，存儲這些數(shù)據(jù)就像鮭魚逆流而上一樣困難，當你到達目的地時往往已經(jīng)遍體鱗傷。背后的原因是各種各樣的，在你的機構里存儲數(shù)據(jù)的體系可能已經(jīng)過時了，它們彼此不能交流（互不相干）或者配置很差等等。事實上，許多使用數(shù)據(jù)的商家并不真真正正地接觸存儲系統(tǒng)，無論這些存儲系統(tǒng)是軟件、硬件、還是公用的文件柜。能否方便地訪問存儲系統(tǒng)是導致“分析差距”的主要原因，這一差距使得決策者與對決策過程有用的信息常常在不被意識到的情況下分隔開。 當然，速度也很重要，信息要求及時掌握，但現(xiàn)實并非如此。許多公司會花上好幾個月的時間來考慮是否花錢建數(shù)據(jù)倉庫，任憑用于前期開發(fā)、對基礎構架進行安裝和調試以及存儲數(shù)據(jù)的時間白白流過。你能因為信息“正被文件化，還在系統(tǒng)里” 而等幾個月時間再作決定嗎？肯定不能，如果你這樣做了，你的企業(yè)很可能也不會維持太久了。 許多企業(yè)面臨的另一個問題是，無法得到能夠輔助決策的準確信息。決策者們往往要花很長的時間去收集、分析大量數(shù)據(jù)，甚至有時候得出的信息并不準確或根本無效。如果信息來自像HR、IT或制造業(yè)這樣的部門，過程就會更長，投入的人力也會更多。使用者被過時、緩慢的處理過程所困擾，或者完全不知道如何得到信息，都會導致這個過程效率變低。那么，解決方案是什么呢？簡而言之，就是用已出現(xiàn)的專業(yè)技術來解決問題，讓從事具體業(yè)務的人員能夠很容易地接觸使用到企業(yè)信息。例如，過去幾年來，涌現(xiàn)出許多管理業(yè)務流程的解決方案。許多商家對ERP, SCM和CRM 都不陌生。電子商務作為影響和評估市場的可選武器最近也加入到這個行列。據(jù)Merrill Lynch估計，僅在一年中就有超過2000億美元投入到業(yè)務信息管理系統(tǒng)。 那么，什么可以把各種各樣的產品和解決方案連接在一起，為公司提供一個鞏固的、專注于經(jīng)營績效的系統(tǒng)呢？ 答案之一就是經(jīng)營績效軟件（Business Performance Software），這個詞在我們Brio Software公司的員工中所使用。它是一個相對簡單的平臺，可以被整合到一個商業(yè)運作過程中，該過程可把相關的數(shù)據(jù)快速、高效、有條不紊地傳遞給需要它來做決策的人。 經(jīng)營績效軟件采用無數(shù)的后端數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)源可以從互聯(lián)網(wǎng)、Oracle數(shù)據(jù)庫、EXCEL 報表、 SAP 或PeopleSoft 系統(tǒng)中獲得。經(jīng)營績效軟件能夠對這些數(shù)據(jù)進行分析，并生成報告，譯成可訪問的形式。“儀表板dashboard”是由測量計和概括了關鍵業(yè)務績效指標的圖表組成，可以在任何深度水平上進行操作，并使用和Windows一樣的界面。 借此商家可以迅速、方便地獲取企業(yè)信息。另外，由功能部門所提供的信息也可以加到其中，使整個機構成為一個有機的整體，這樣管理者可以從全面而不是部分的圖像上做出最準確的判斷。 隨著現(xiàn)代技術的進步，每個人都有可能從多種途徑獲得來自Dashboard的信息。PDA和 WAP移動電話在某種程度上是對在臺式機上運行的標準瀏覽界面的補充。數(shù)據(jù)傳輸機制的多樣化可以讓我們實現(xiàn)無論團隊的成員在哪里，即便是遠隔重洋，都可以同時對同樣的、實時的數(shù)據(jù)進行評估，以做出準確的決策。這種完整的構思和聯(lián)合處理方式對未來的商業(yè)非常重要。由此，我們可以創(chuàng)造出一種商業(yè)環(huán)境，在這種環(huán)境中，管理人員、供應商、合作伙伴、員工以及顧客都能夠通過統(tǒng)一的系統(tǒng)相互連接。 由此可見，有效的利用知識管理，可以為企業(yè)實時提供公司的各種性能指標，了解到自己所處的位置和面臨的問題。這樣整個機構將成為一個有機的整體，就像一個能獨立思考的巨人，迅速準確地對市場變化做出反應，讓您的企業(yè)在經(jīng)濟衰退期也能夠保持成長。對商業(yè)來說，什么是改變全球經(jīng)濟的要旨？一句話，就是永不放棄。將商業(yè)的壓力化為動力、更好地運用團體擁有的知識，成功地樹立目標，按照要求對實現(xiàn)目標的進程進行評估，并在需要時做出合理的決策，將會為你創(chuàng)造出一個美好的未來：不僅僅是生存下來，而且會取得成功。