根據(jù)企業(yè)需求選擇辦公系統(tǒng)

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　　有不少企業(yè)將辦公系統(tǒng)束之高閣，辦公系統(tǒng)成為了一個雞肋，“棄之可惜，食之無味”那么為何會出現(xiàn)這樣的情況呢?有兩個方面的原因，一是企業(yè)沒有選擇好適合企業(yè)自身發(fā)展的辦公系統(tǒng)，另外一個原因就是企業(yè)高層管理思路不清晰。
　　目前國內(nèi)的辦公軟件雖然形態(tài)各異，還是難以避免同質(zhì)化現(xiàn)象的出現(xiàn)，這在不同程度上為企業(yè)選型帶來了困擾。一個協(xié)同辦公項目在招標過程中，往往會出現(xiàn)多家協(xié)同辦公系統(tǒng)廠商競標，這有一定的好處，企業(yè)可以擇優(yōu)選擇。但問題在于競標辦公系統(tǒng)廠商往往會站在自己的立場描述自身產(chǎn)品的優(yōu)勢，迎合客戶的長遠規(guī)劃，為其勾勒出一副宏偉的藍圖。這時企業(yè)早已將自身需求拋到腦后，“這山望著那山高”的心態(tài)最終導(dǎo)致迷失在各種協(xié)同辦公中，結(jié)果便是由于耽擱時間太久，只能倉促的結(jié)束了這場選型的拉鋸戰(zhàn)，盲目的上了協(xié)同辦公項目。但項目驗收后，辦公軟件廠商不再提供后期服務(wù)，這時的企業(yè)才恍然大悟這套協(xié)同辦公系統(tǒng)不適合企業(yè)發(fā)展和管理模式。
　　另一方面，企業(yè)本身也有著不可推卸的責(zé)任。在信息化過程中，往往是一個模糊的開始，在信息化項目推進過程中，理論、思想、技術(shù)、知識體系也都在不斷發(fā)生變化，效果與初衷會發(fā)生很大變化，因此，動輒“三年、五年”的信息化目標對于企業(yè)信息化主管來說并不完全適用，明確提出幾年后要達到什么樣的效果，尤其是數(shù)字上的效果更不可取。“目標量化”已經(jīng)成為企業(yè)用戶的通病。而且，從國內(nèi)企業(yè)自身的管理體系現(xiàn)狀來看，許多企業(yè)與國際先進管理思想還存在著較大差距，大躍進式的信息化改革很難在企業(yè)內(nèi)部行之有效的推廣開來，上了一套辦公系統(tǒng)，而員工之間還在使用MSN或QQ等即時通訊工具交流的情況比比皆是，辦公軟件成了一個“花瓶”，似乎只是CIO討好老板的工具，“棄之可惜，食之無味”。
　　造成這種雞肋局面，主要還是由于企業(yè)對用戶實際需求，或者說是核心需求的理解不清。因此解決辦法就是上一套協(xié)同辦公系統(tǒng)之前，協(xié)同辦公系統(tǒng)廠商應(yīng)該先確定企業(yè)需求，如果是用戶明確的需求可以用現(xiàn)在的產(chǎn)品解決那就可以直接用現(xiàn)在的功能模塊，如果是達不到的要求還可以進行二次開發(fā)，這樣就可以通過現(xiàn)有功能和二次開發(fā)解決掉用戶的全部問題。實現(xiàn)用戶想達到的效果。
　　明確需求之后，辦公系統(tǒng)不僅提供一個數(shù)字化的虛擬企業(yè)環(huán)境，解決企業(yè)管理過程中繁瑣的事件，使復(fù)雜的事件延著既定的規(guī)則獲得解決，從而將企業(yè)員工從重復(fù)的勞動中獲得解脫，將精力放在工作的改進和創(chuàng)新上，也將企業(yè)管理者從繁雜的小事中解脫出來，使其能夠更關(guān)注企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展，真正獲得員工與組織的和諧快速發(fā)展。