資料管理軟件
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檔案做好立卷工作應(yīng)該把握的幾大要點
一個案卷內(nèi)的文件應(yīng)該具有某種邏輯聯(lián)系，但是，從廣義的角度和哲學(xué)的層面上講，一個單位產(chǎn)生的所有文件都具有緊密的聯(lián)系，我們又不可能把所有的文件歸為一個案卷。因此，如何把握這種邏輯聯(lián)系實際上有相當(dāng)?shù)碾y度。實際工作中，案卷內(nèi)文件聯(lián)系的緊密程度，首先要看一個案卷容納文件的總量。
從管理的需要和工作的便利化和人性化的角度出發(fā)，案卷的大小一般以200頁的厚薄為宜，因此我們就要在這個容量范圍內(nèi)，盡可能去尋找文件的最緊密的聯(lián)系“點”，這個“點”可能是一個主題(事件)、一個機(jī)構(gòu)、一個時間概念、一個行文關(guān)系或文件的密級和價值。換言之，就是要從文件的普遍聯(lián)系中，切割出一個個具有相對獨立性的、聯(lián)系更緊密的最小聯(lián)系。
從檔案管理的科學(xué)性和保密的角度出發(fā)，一個案卷內(nèi)的文件在價值大小和機(jī)密程度上都應(yīng)該是相當(dāng)?shù)?，不能將價值差別太大或機(jī)密程度相差懸殊的文件組織成一個案卷。故此，我們還要在考慮和照顧到文件聯(lián)系的同時，盡量保證一個案卷內(nèi)的文件的保存價值和機(jī)密等級大致相當(dāng)。
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