檔案管理系統(tǒng)解決方案

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　　檔案管理系統(tǒng)是重慶泛普軟件科技有限公司專門為檔案管理設(shè)計開發(fā)的軟件系統(tǒng)，遵循國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》內(nèi)容和集中統(tǒng)一管理檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。它具備高效、高質(zhì)、簡單、實用的特點。

　　使用泛普軟件檔案管理系統(tǒng)，可全面管理電子檔案資料 ，從電子檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理，實現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊?、檔案資料一體化、標準化、規(guī)范化和共享化。

　　泛普軟件檔案管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于以下行業(yè)：國家政府機關(guān)、能源部門(電力、石油石化、煤炭)、水利部門、冶金部門、鐵路部門、通信行業(yè)、機電兵船行業(yè)、交通、金融保險、建設(shè)行業(yè)、圖書館、檔案館以及中大型企業(yè)。

　　2 檔案管理的現(xiàn)狀及問題

　　傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)管理為主，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法。

　　如何確保海量檔案資料安全?如何更好的發(fā)布檔案信息，便于查找和使用?如何兼顧檔案文檔的電子化管理和紙質(zhì)管理?如何更好地對檔案管理工作進行評估和管理?等等一些問題，都是需要去解決的。

　　3 泛普軟件檔案管理解決方案

　　針對目前檔案管理的現(xiàn)狀與問題，廣州潤普提出了電子檔案的規(guī)劃、入庫、查找、借閱、發(fā)布、監(jiān)管的完整信息化方案。

　　建立可靠的海量電子檔案庫，能和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)

　　檔案管理系統(tǒng)建立電子化流程，支持檔案借閱、發(fā)布等管理

　　提供多種途徑，在線檔案檢索

　　更友好的檔案專題發(fā)布，建立檔案的關(guān)聯(lián)，方便知識的獲取

　　提供各種統(tǒng)計報表，方便對檔案管理的評估管理

　　4 電子檔案庫介紹

　　4.1 建立電子檔案庫

　　將檔案集中統(tǒng)一管理，建立一個高效實用的檔案庫。自定義各檔案文件夾的名稱、屬性、檔案編號等，還可以添加備注說明信息。

　　舊有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，現(xiàn)有的電子檔案合理化。

　　文件夾對應(yīng)卷庫和案卷，分別設(shè)定負責人管理人員，分層組織管理

　　4.2 檔案資料的收集入庫

　　支持多種途徑上傳檔案，檔案資料批量入庫

　　瀏覽器批量上傳

　　Windows拖放上傳(web文件夾功能)

　　海量數(shù)據(jù)初始導(dǎo)入

　　4.3 入庫流程和狀態(tài)變遷

　　從上傳到正式的發(fā)布，系統(tǒng)都制定的相應(yīng)的規(guī)范流程，保證檔案的正確性和可用性。

　　檔案整理人，上傳檔案(草稿狀態(tài))

　　補充各種元數(shù)據(jù)

　　通知檔案管理員審核(待審狀態(tài))

　　通過審核，檔案發(fā)布(發(fā)布狀態(tài))

　　4.4 入庫審核流程

　　檔案管理系統(tǒng)支持兩種文檔入庫審批流程，規(guī)范化日常檔案入庫流程。

　　4.5 檔案文件屬性

　　每個檔案文件包括一組屬性，用于補充說明文檔，同時可根據(jù)這些說明文字進行搜索。

　　4.6 檔案庫的權(quán)限控制

　　設(shè)置檔案庫的安全策略，保證正確的人訪問正確的檔案資料