檔案管理系統(tǒng)解決方案

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　　檔案管理系統(tǒng)是重慶泛普軟件科技有限公司專(zhuān)門(mén)為檔案管理設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的軟件系統(tǒng)，遵循國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》內(nèi)容和集中統(tǒng)一管理檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。它具備高效、高質(zhì)、簡(jiǎn)單、實(shí)用的特點(diǎn)。

　　使用泛普軟件檔案管理系統(tǒng)，可全面管理電子檔案資料 ，從電子檔案的收集、入庫(kù)、整理、發(fā)布、歸檔、查詢(xún)、借閱、銷(xiāo)毀等方面進(jìn)行全過(guò)程控制和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣?dòng)化、檔案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。

　　泛普軟件檔案管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于以下行業(yè)：國(guó)家政府機(jī)關(guān)、能源部門(mén)(電力、石油石化、煤炭)、水利部門(mén)、冶金部門(mén)、鐵路部門(mén)、通信行業(yè)、機(jī)電兵船行業(yè)、交通、金融保險(xiǎn)、建設(shè)行業(yè)、圖書(shū)館、檔案館以及中大型企業(yè)。

　　2 檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

　　傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)管理為主，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時(shí)代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法。

　　如何確保海量檔案資料安全?如何更好的發(fā)布檔案信息，便于查找和使用?如何兼顧檔案文檔的電子化管理和紙質(zhì)管理?如何更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和管理?等等一些問(wèn)題，都是需要去解決的。

　　3 泛普軟件檔案管理解決方案

　　針對(duì)目前檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題，廣州潤(rùn)普提出了電子檔案的規(guī)劃、入庫(kù)、查找、借閱、發(fā)布、監(jiān)管的完整信息化方案。

　　建立可靠的海量電子檔案庫(kù)，能和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)

　　檔案管理系統(tǒng)建立電子化流程，支持檔案借閱、發(fā)布等管理

　　提供多種途徑，在線檔案檢索

　　更友好的檔案專(zhuān)題發(fā)布，建立檔案的關(guān)聯(lián)，方便知識(shí)的獲取

　　提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便對(duì)檔案管理的評(píng)估管理

　　4 電子檔案庫(kù)介紹

　　4.1 建立電子檔案庫(kù)

　　將檔案集中統(tǒng)一管理，建立一個(gè)高效實(shí)用的檔案庫(kù)。自定義各檔案文件夾的名稱(chēng)、屬性、檔案編號(hào)等，還可以添加備注說(shuō)明信息。

　　舊有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，現(xiàn)有的電子檔案合理化。

　　文件夾對(duì)應(yīng)卷庫(kù)和案卷，分別設(shè)定負(fù)責(zé)人管理人員，分層組織管理

　　4.2 檔案資料的收集入庫(kù)

　　支持多種途徑上傳檔案，檔案資料批量入庫(kù)

　　瀏覽器批量上傳

　　Windows拖放上傳(web文件夾功能)

　　海量數(shù)據(jù)初始導(dǎo)入

　　4.3 入庫(kù)流程和狀態(tài)變遷

　　從上傳到正式的發(fā)布，系統(tǒng)都制定的相應(yīng)的規(guī)范流程，保證檔案的正確性和可用性。

　　檔案整理人，上傳檔案(草稿狀態(tài))

　　補(bǔ)充各種元數(shù)據(jù)

　　通知檔案管理員審核(待審狀態(tài))

　　通過(guò)審核，檔案發(fā)布(發(fā)布狀態(tài))

　　4.4 入庫(kù)審核流程

　　檔案管理系統(tǒng)支持兩種文檔入庫(kù)審批流程，規(guī)范化日常檔案入庫(kù)流程。

　　4.5 檔案文件屬性

　　每個(gè)檔案文件包括一組屬性，用于補(bǔ)充說(shuō)明文檔，同時(shí)可根據(jù)這些說(shuō)明文字進(jìn)行搜索。

　　4.6 檔案庫(kù)的權(quán)限控制

　　設(shè)置檔案庫(kù)的安全策略，保證正確的人訪問(wèn)正確的檔案資料