檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢有哪些?

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　企業(yè)檔案資料信息需要得到妥善的處理，傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、工作量大，管理成本也高，企業(yè)為了謀求更好的發(fā)展，引入先進的檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。那么，檔案管理系統(tǒng)的功能有哪些呢?

　　一、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢有哪些?

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改。

　　2、開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

　　3、檔案保密功能

　　可以通過設(shè)置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設(shè)計，以保證檔案的使用安全。

　　二、檔案管理系統(tǒng)的使用價值

　　使用者可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關(guān)鍵字等方式搜索，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。

　　檔案管理系統(tǒng)可以對相關(guān)的檔案文件進行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　現(xiàn)如今大多數(shù)的企業(yè)事業(yè)單位都會使用檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化提供解決方案，而且它還可以自動生成系統(tǒng)，為用戶提供長久的查詢服務(wù)，即便大量訊息全部都堆砌在一起，后期查詢過程也相對簡單。它不僅提供了完善的檔案管理功能，同時還包括了網(wǎng)絡(luò)查詢功能，查詢過程簡單明了，不會占用任何的時間。