檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)有哪些?

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 　　企業(yè)檔案資料信息需要得到妥善的處理，傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、工作量大，管理成本也高，企業(yè)為了謀求更好的發(fā)展，引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。那么，檔案管理系統(tǒng)的功能有哪些呢?

　　一、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)有哪些?

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改。

　　2、開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開(kāi)目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

　　3、檔案保密功能

　　可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢(xún)?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

　　二、檔案管理系統(tǒng)的使用價(jià)值

　　使用者可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門(mén)，節(jié)省了人力和時(shí)間。

　　檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　現(xiàn)如今大多數(shù)的企業(yè)事業(yè)單位都會(huì)使用檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化提供解決方案，而且它還可以自動(dòng)生成系統(tǒng)，為用戶(hù)提供長(zhǎng)久的查詢(xún)服務(wù)，即便大量訊息全部都堆砌在一起，后期查詢(xún)過(guò)程也相對(duì)簡(jiǎn)單。它不僅提供了完善的檔案管理功能，同時(shí)還包括了網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)功能，查詢(xún)過(guò)程簡(jiǎn)單明了，不會(huì)占用任何的時(shí)間。