企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的解決方案

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 　　利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所建立的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化，完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質(zhì)量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財(cái)力等作用。

　　一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀是什么?

　　由于很多企業(yè)對(duì)電子數(shù)字軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對(duì)辦公流程不了解、不熟悉，導(dǎo)致檔案信息的收集、分析、加工、匯編、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　例如，由于匯編過(guò)程中對(duì)收集到的檔案信息處理能力較差，檔案信息會(huì)出現(xiàn)一些差異，影響上下級(jí)檔案管理部門對(duì)信息處理結(jié)果的不滿，難以完成接收和識(shí)別，從而使檔案信息的傳遞和接收不暢，降低工作效率，甚至使檔案信息無(wú)法及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

　　因此，為了更好地使企業(yè)檔案管理人員熟練地接受這一工作，保證他們的業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理能力，通過(guò)不斷努力，開發(fā)了一個(gè)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和自動(dòng)維護(hù)。系統(tǒng)軟件以方便操作、查找和使用為原則，具有高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、實(shí)用的優(yōu)點(diǎn)。

　　二、泛普軟件—企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的解決方案

　　1、工作效率提高

　　在檔案管理系統(tǒng)中，只要在文件中輸入一個(gè)關(guān)鍵字，就可以根據(jù)該檔案的類型進(jìn)行篩選查找，電子化的檔案管理系統(tǒng)只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞或者進(jìn)行條件篩選即可查找出庫(kù)中所有的相關(guān)文檔，不但花費(fèi)的時(shí)間少，而且查找出的文檔類型也非常全面。

　　2、快速添加編輯

　　對(duì)于許多檔案管理員來(lái)說(shuō)，更新資料是無(wú)法避免的，按照以前的方法，必須要找到更新的資料，再對(duì)原來(lái)的文件進(jìn)行修改，再加上修改的部分，而文件管理則可、添加、刪減等功能，并且還有修改記錄，既詳細(xì)又漂亮。

　　3、提高文件安全系數(shù)

　　使用系統(tǒng)，一旦將所有的資料都保存在了電腦里，系統(tǒng)都會(huì)在本地和云端服務(wù)器做好相應(yīng)的備份，并且檔案管理系統(tǒng)可以另外對(duì)特殊文件做權(quán)限處理，沒(méi)有相應(yīng)級(jí)別的賬號(hào)是無(wú)法查閱相關(guān)文檔的。

　　總而言之，智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時(shí)還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲(chǔ)資料文檔所占的庫(kù)房空間，減少人力。