檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)是什么?

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 　　隨著技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已不能適應(yīng)公司的需求，隨之出現(xiàn)了一個(gè)新的電子化的檔案管理，也就是檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)文件相比有很多優(yōu)勢(shì)，那么這些優(yōu)勢(shì)是什么呢?

　　一、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)是什么?

　　1、文檔審計(jì)

　　文檔審計(jì)信息描述了文檔生命周期全過(guò)程中的每一個(gè)動(dòng)作，包括操作人、動(dòng)作、日期時(shí)間等信息，通過(guò)審計(jì)跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。

　　2、摘要及縮略圖

　　系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要;系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡(jiǎn)化了操作，用戶無(wú)需逐個(gè)打開文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。

　　3、關(guān)聯(lián)文檔

　　文檔新建或上傳后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)或手動(dòng)為文件生成唯一編號(hào)，支持文檔的批量關(guān)聯(lián)。便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡(jiǎn)化了操作，用戶無(wú)需逐個(gè)打開文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。

　　4、權(quán)限管理

　　系統(tǒng)提供權(quán)限控制機(jī)制，可針對(duì)用戶、部門及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實(shí)現(xiàn)文檔安全共享。

　　二、企業(yè)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是必要的嗎?

　　在當(dāng)前智能信息時(shí)代的洶涌澎湃下，檔案工作者很重要的是思考如何“管好”和“用好”。“管好”檔案就是建設(shè)能適應(yīng)智能信息時(shí)代的智能檔案，“用好”檔案就是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下建設(shè)以用戶為中心提供服務(wù)的檔案。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門面對(duì)的是數(shù)量龐大、種類繁多的檔案，工作模式得要更加靈活、智能。

　　因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)至關(guān)重要。檔案管理系統(tǒng)的核心理念是智能服務(wù)。系統(tǒng)為企業(yè)提供檔案智能服務(wù)，得要將建筑、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，以便有效地挖掘、整合和利用各種交互要素產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

　　總之，在不斷更新變化的時(shí)代里，技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，使得企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質(zhì)量與效率對(duì)企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要，因此，需要結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建設(shè)一套專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，幫助企業(yè)數(shù)字化管控文檔。