檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)帶來的好處

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　在新媒體時(shí)代背景下，如果想要真正實(shí)現(xiàn)健康和長遠(yuǎn)的發(fā)展，提高其速度和規(guī)模，今天的企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理。提高企業(yè)文檔管理的信息化水平和創(chuàng)新管理手段，已成為文檔管理的核心。

　　一、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)帶來的好處

　　1、數(shù)字資產(chǎn)

　　基于知識管理的理念開發(fā)和設(shè)計(jì)的，通過強(qiáng)大的搜索引擎和靈活的標(biāo)簽組，讓記者編輯快速找到有價(jià)值的文檔。而且，通過版本、文檔狀態(tài)、評注、操作歷史、附件、關(guān)聯(lián)文件等功能可以挖掘數(shù)字資產(chǎn)的深層次信息。

　　2、員工管理

　　系統(tǒng)的各文檔模塊都可以幫助媒體出版社行業(yè)用戶實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)、協(xié)同管理的應(yīng)用場景?？芍苯釉趥€(gè)人共享的文件夾中實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目協(xié)作，工作組協(xié)作。也可以通過臨時(shí)區(qū)，形成靈活而不失訪問控制的虛擬團(tuán)隊(duì)，共同解決相關(guān)的事情。

　　3、信息整合

　　先進(jìn)的技術(shù)文件管理系統(tǒng)能將各個(gè)業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)部門整合在一起，將稅務(wù)、地址、客戶信函、供貨商等資料集中在一處，一鍵就能產(chǎn)生需要的報(bào)表，這是一種高端技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢。

　　4、文檔管理

　　通過技術(shù)加密，可以禁止外部計(jì)算機(jī)在未經(jīng)授權(quán)的情況下打開文件，對于需要外發(fā)的文件設(shè)置打開的次數(shù)以及天數(shù)限額，控制外發(fā)文件二次擴(kuò)散，限制內(nèi)部員工的文件訪問權(quán)限，對員工訪問權(quán)限進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，避免文件在內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中被隨意打開。

　　二、企業(yè)如何選擇文檔管理系統(tǒng)?

　　1、根據(jù)公司需求選擇功能契合的文檔管理系統(tǒng)，首先要由信息部門對公司整體文檔管理需求做詳細(xì)調(diào)研，當(dāng)前的文件管理方式有哪些問題急需解決的，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的功能并非越多越好，選擇需求的就行了。

　　2、免費(fèi)提供本地部署試用，系統(tǒng)可以免費(fèi)提供本地安裝部署試用一段時(shí)間，可以對系統(tǒng)的功能有充分的時(shí)間測試，組織好試用部門，把自己比較關(guān)心的問題重點(diǎn)測試。

　　3、系統(tǒng)性價(jià)比和售后服務(wù)，系統(tǒng)的價(jià)格當(dāng)然不是越貴越好的，也不是越便宜越好，最好是貨比三家，在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，應(yīng)該追求最大性價(jià)比。

　　綜上所述，企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式無法滿足現(xiàn)代文檔管理的需要。因此，企業(yè)要想準(zhǔn)確地反映發(fā)展過程，避免商業(yè)秘密的泄露，優(yōu)化管理的各個(gè)方面，就必須探索新的檔案管理模式，使其管理水平適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。