細(xì)察項(xiàng)目預(yù)算的最佳途徑

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在技術(shù)部門當(dāng)中，項(xiàng)目預(yù)算不準(zhǔn)確的情況是經(jīng)常出現(xiàn)的。Booz Allen Hamilton的副總裁兼CIO George Tillmann回憶說，他以前就曾經(jīng)遇到過一家客戶，這家客戶對(duì)自己每一個(gè)IT項(xiàng)目的預(yù)算都比實(shí)際情況要少30%，這樣一來，實(shí)際支出要超出預(yù)算就不足為奇了。
　　對(duì)于這種普遍存在的項(xiàng)目預(yù)算不準(zhǔn)確的情況，George Tillmann解釋說：“這些客戶從來就不相信自己可以準(zhǔn)確的對(duì)項(xiàng)目工期和預(yù)算做出判斷。管理工作本身顯然不需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做到準(zhǔn)確無誤，因?yàn)檫@項(xiàng)工作不需要糾正或調(diào)整。”但是，在今天的經(jīng)濟(jì)和商業(yè)大環(huán)境下，這樣做法已經(jīng)行不通了。CIO們所面臨的工作任務(wù)不僅僅是要通過項(xiàng)目來為公司實(shí)現(xiàn)經(jīng)營和財(cái)政上的收益，還要確保項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確。
　　項(xiàng)目管理專家們認(rèn)為，對(duì)于CIO們來說，最好的戰(zhàn)略就是提出正確的問題，并且按照預(yù)期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理。這是相當(dāng)簡(jiǎn)單的。應(yīng)該提出的問題包括：
　　準(zhǔn)備進(jìn)行預(yù)算的人員以往記錄如何？
　　項(xiàng)目可能出現(xiàn)哪些情況？
　　預(yù)算同項(xiàng)目需求之間的關(guān)系如何？
　　項(xiàng)目周期成本是多少？
　　信任人還是預(yù)算？
　　很多IT管理人員進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算都是建立在對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的信任基礎(chǔ)之上。這看上去似乎是一個(gè)很好的方法，但是項(xiàng)目管理專家們認(rèn)為，這種方法在實(shí)踐中并不是十分可行的。
　　Project Management Institute的IT主管Ed Setar說：“不幸的是，這種做法的問題在于，得到信任的不是預(yù)算而是人。”
　　當(dāng)然，這并不意味著項(xiàng)目預(yù)算負(fù)責(zé)人的工作經(jīng)驗(yàn)或是個(gè)人性格不重要。對(duì)這些事項(xiàng)有所了解還是十分必要的。
　　Tillmann建議CIO們事先了解項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目管理和預(yù)算方面的經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上確定他們對(duì)以往項(xiàng)目的實(shí)際預(yù)算是否可靠。如果想要得到信任，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就必須證明自己在項(xiàng)目預(yù)算方面的準(zhǔn)確性。
　　Tillmann說：“進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算是一件很困難的事情，在剛開始的時(shí)候尤其如此。如果想要狀況有所改善，就必須借助于反饋機(jī)制?！边@包括及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行總結(jié)，以避免在下一次項(xiàng)目預(yù)算中犯同樣的錯(cuò)誤。如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無法做到這一點(diǎn)，每一次項(xiàng)目預(yù)算對(duì)于他來說就都會(huì)像是第一次一樣——不管他做項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間有多長(zhǎng)，是兩年還是二十年。
　　如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠有效的運(yùn)用反饋機(jī)制，并且他的項(xiàng)目計(jì)劃能力隨著工作經(jīng)驗(yàn)的積累而得到了改善和提高，那么他的預(yù)算準(zhǔn)確性就更值得信任了。
　　考慮項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的情況
　　對(duì)于CIO們來說，要注意到的另外一個(gè)問題就是項(xiàng)目經(jīng)理是否在預(yù)算中考慮到了項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的情況。一條有益的經(jīng)驗(yàn)就是在整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算中留出10%至15%來應(yīng)付項(xiàng)目進(jìn)行過程中可能出現(xiàn)的意外情況。但是，如果項(xiàng)目小組在沒有通知項(xiàng)目經(jīng)理的情況下就給項(xiàng)目中每一項(xiàng)工作都增加了10%的預(yù)算，而項(xiàng)目經(jīng)理又在項(xiàng)目小組的預(yù)算基礎(chǔ)之上增加了10%，項(xiàng)目的預(yù)算成本和工期就會(huì)與實(shí)際情況相差甚遠(yuǎn)了。