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怎樣創(chuàng)建項(xiàng)目預(yù)算
經(jīng)??梢月牭綖殚_發(fā)項(xiàng)目確定預(yù)算是一門藝術(shù)??紤]到所有的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)這看起來近似真實(shí)。項(xiàng)目的花費(fèi)很容易就會成為完全不具實(shí)際意義的“模糊數(shù)學(xué)”的一個(gè)課題。以小時(shí)計(jì)算的開發(fā)時(shí)間,為了加快開發(fā)速度而增長預(yù)算,工具和其他資源的開銷都應(yīng)該在基于顧客所能支付的范圍內(nèi)上下波動。
要確保能夠精確的制定項(xiàng)目預(yù)算并保證方案順利交付,以下的方針會幫助你創(chuàng)建合理一致的預(yù)算并很有實(shí)際意義。
預(yù)算基礎(chǔ)
公司內(nèi)的許多部門都會涉及到預(yù)算的問題。對于開發(fā)人員來說,它代表在應(yīng)用程序的特定部分需要花費(fèi)多少時(shí)間。對于項(xiàng)目經(jīng)理,它是確保項(xiàng)目正常運(yùn)作的基線。對于銷售人員或者客戶來說,它直接關(guān)系到努力的成果。所以對于創(chuàng)建預(yù)算的最大的問題就是把它解釋清楚這件事情不必太驚訝。 不考慮客觀情況,一些基本的理論可以幫助你做無限預(yù)算,這樣可以避免主觀角度對你的影響。通過已經(jīng)理解的概念以及保證那些相關(guān)的人理解這些概念,作出一個(gè)正確的規(guī)劃是理所當(dāng)然的:
項(xiàng)目的開銷和項(xiàng)目預(yù)算是兩碼事。永遠(yuǎn)是從確定項(xiàng)目的開銷開始
項(xiàng)目的開銷不僅僅指花多少錢。包括了實(shí)際的花費(fèi),運(yùn)費(fèi)和稅費(fèi),也包括軟件和硬件的采購費(fèi)用。如果采用已經(jīng)購買的軟硬件設(shè)備,把他們計(jì)算為時(shí)間量(使用的小時(shí)數(shù))。同樣的,開發(fā)人員花費(fèi)也計(jì)算為時(shí)間而不是金錢。
一旦列出開銷,確定會遭遇的風(fēng)險(xiǎn),并量化每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)會對整個(gè)項(xiàng)目造成多大的影響,或者對部分項(xiàng)目造成影響的百分比。每一個(gè)開發(fā)團(tuán)隊(duì)都會被賦予一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)值,用來處理有理由的開銷,比如雇用一個(gè)臨時(shí)工來保證不會超期,或者應(yīng)付無法預(yù)料的超時(shí)工作。
這時(shí)候預(yù)算就是花銷的總和,它被轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金表,加上總體風(fēng)險(xiǎn)花費(fèi)。為設(shè)備和開發(fā)時(shí)間定義轉(zhuǎn)換值。
預(yù)算并不是一張發(fā)票。一旦確定了你的報(bào)表,要呈報(bào)給公司的決策人員做調(diào)整。確保他們理解你的報(bào)表中反映的花銷。
預(yù)算可能永遠(yuǎn)被標(biāo)為評估,直到它結(jié)束或被認(rèn)可。
不能由一個(gè)人來建立預(yù)算,至少需要:開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人,項(xiàng)目經(jīng)理和商業(yè)決策人。
確定項(xiàng)目花費(fèi)
當(dāng)確定了開發(fā)過程的花銷,要盡可能的貼近實(shí)際。通過觀察團(tuán)隊(duì)內(nèi)的成員在以往項(xiàng)目中的表現(xiàn),感覺一下程序的編寫工作需要多少時(shí)間。咨詢開發(fā)負(fù)責(zé)人,有必要重復(fù)這句話,咨詢開發(fā)負(fù)責(zé)人。提防過度自信的評估,把可能的超時(shí)記入風(fēng)險(xiǎn)。
別忘記把集成和發(fā)布的開銷包括進(jìn)去。會議、安全認(rèn)證、許可證費(fèi)用、質(zhì)量檢測耗時(shí)、除錯(cuò)、文檔編寫時(shí)間和資料費(fèi)用,以及為經(jīng)常遺漏的地方預(yù)留時(shí)間。盡管公司可能也可能不會要求客戶為這些付費(fèi),這些都是合理的確切的項(xiàng)目開銷。計(jì)算這些費(fèi)用會幫助你精確的計(jì)算項(xiàng)目最終的收益率。
接下來,逐條的記錄那些不包括的,但是在以后可能會涉及的特性,甚至可能是對最終產(chǎn)品有益的特性,把這些列為可選項(xiàng)。另外一件事是可以在產(chǎn)品發(fā)布后將開發(fā)人員支持時(shí)間延長到60天,通常當(dāng)計(jì)劃完成時(shí),支持團(tuán)隊(duì)還沒有就位或者會有大批的問題延遲交給開發(fā)人員。
一旦得到了開銷的大概程度,就是時(shí)候來看看什么會導(dǎo)致開銷的變化了。
風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用
風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用和分配對一個(gè)項(xiàng)目的成功至關(guān)緊要。沒有它,當(dāng)每個(gè)項(xiàng)目固有的風(fēng)險(xiǎn)周期性的發(fā)生時(shí),就會影響項(xiàng)目基線。評估的價(jià)值中應(yīng)該包括這部分的開銷,但是可以不考慮銷售的影響。風(fēng)險(xiǎn)的描述實(shí)際是對開發(fā)過程的評估。
可以考慮的風(fēng)險(xiǎn)會包括開發(fā)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn),技術(shù)應(yīng)用不熟練(可容忍的程度),計(jì)劃時(shí)間不足,開發(fā)隊(duì)伍的數(shù)量和地區(qū),標(biāo)準(zhǔn)組件的數(shù)量,項(xiàng)目依賴的數(shù)據(jù)庫或者第三方軟件以及所有未知的因素。
確定可以導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目后,為每一個(gè)項(xiàng)目分配范圍和百分比。舉例說,如果應(yīng)用程序由C和Java組成,而開發(fā)團(tuán)隊(duì)由C程序員組成,那么Java組件就是潛在的高風(fēng)險(xiǎn),它會被記錄到“開發(fā)經(jīng)驗(yàn)”的項(xiàng)目中。
所有項(xiàng)目都不可避免的存在人為的風(fēng)險(xiǎn),比如生病或者休假。通常也會分配一個(gè)百分比給它,對于一個(gè)擁有10個(gè)開發(fā)人員,6個(gè)月的項(xiàng)目,合適的百分比是占整個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的5%。對于擁有較少開發(fā)人員而相對長期的項(xiàng)目該值會高一些,反之則會低些。
通常情況下,風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用大體相當(dāng)于總費(fèi)用的20%-30%。是高還是低呢?實(shí)際的風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用依賴于評估團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)和未來的努力。如果在經(jīng)過計(jì)算評估后,數(shù)目過高,可以參考公司的其他計(jì)劃。他們是不是實(shí)際上符合預(yù)算呢?如果不是,說明你可能是對的。如果是,那么可能是對你的團(tuán)隊(duì)不太信任。應(yīng)當(dāng)重新評估你的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)算。
總結(jié)
不管離現(xiàn)實(shí)有多近,客戶總是會對低于預(yù)算的項(xiàng)目感到高興。不管怎樣,過高的風(fēng)險(xiǎn)值都會使堅(jiān)強(qiáng)的人動搖,表現(xiàn)的沒有自信并導(dǎo)致對管理能力的憂慮。通過本篇方針,我們建議你使用一些常用的原則,你能讓你的團(tuán)隊(duì),項(xiàng)目管理人和客戶都感到滿意。
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