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XX地產(chǎn)公司OA辦公系統(tǒng)立項(xiàng)報(bào)告

（ 討 論 稿） 
 
 
 
項(xiàng)目申請(qǐng)：XXX部門(mén)
 

第一章     OA項(xiàng)目建設(shè)背景介紹

1.1.  協(xié)同辦公（OA）的定義

辦公自動(dòng)化通俗的理解為無(wú)紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公，本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。對(duì)企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。
    辦公自動(dòng)化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基本問(wèn)題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門(mén)的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說(shuō)，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，提供企業(yè)決策依據(jù)，是提高企事業(yè)分子公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。
 

1.2 公司辦公現(xiàn)狀

（1）網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低。
在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并且使得部門(mén)之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。集團(tuán)向子公司傳達(dá)文件花費(fèi)一整天甚至幾天時(shí)間的現(xiàn)象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報(bào)數(shù)據(jù)等）的工作，則周期比較長(zhǎng)，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)人力資源應(yīng)用造成極大浪費(fèi)。
（2）管理類項(xiàng)目任務(wù)執(zhí)行差，團(tuán)隊(duì)人員配合不順暢。
公司除工程項(xiàng)目外，公司很多管理類項(xiàng)目任務(wù)計(jì)劃執(zhí)行不到位，目前都通過(guò)周報(bào)反饋，目標(biāo)整體性差，特別是任務(wù)涉及到多責(zé)任部門(mén)及人員配合時(shí)，效率低下，導(dǎo)致任務(wù)延期而影響具體業(yè)務(wù)的開(kāi)展。
（3）公司核心資料缺乏統(tǒng)一管理，有遺失現(xiàn)象產(chǎn)生。
公司核心資料，如證照、股東會(huì)、董事會(huì)、章程管理混亂，無(wú)版本控制，經(jīng)常造成信息失真。且此類資料很多由城市或項(xiàng)目公司自行管理，集團(tuán)因業(yè)務(wù)需要時(shí)才通過(guò)電話或郵件方式獲取，嚴(yán)重影響決策工作開(kāi)展。
（4）文件歸檔、存儲(chǔ)與檢索差，安全無(wú)保證
目前公司資料中很大一部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲(chǔ)基本沒(méi)有管理，很多文件在部門(mén)或個(gè)人電腦或郵箱存儲(chǔ)，歸檔基本依賴行政部門(mén)進(jìn)行，不便查詢使用，一旦發(fā)生人員變動(dòng)，就可能造成損失。文件的權(quán)限（修改、閱讀、打印、保存等）沒(méi)有任何保護(hù)，每個(gè)能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限，且對(duì)文件的操作沒(méi)有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時(shí)都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過(guò)郵件傳送出去。
 
（5）辦公過(guò)程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多，工作量增大。
領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化，提高事務(wù)處理的效率是辦公過(guò)程中急需解決的問(wèn)題。
（6）辦公過(guò)程中集團(tuán)與下屬子公司信息不對(duì)稱矛盾突出。
由于異地辦公，如何有效解決集團(tuán)與下屬子公司集中管理與分散經(jīng)營(yíng)的矛盾，集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低，部分決策權(quán)下放又導(dǎo)致集團(tuán)監(jiān)督控制力度較以前大為削弱。如何有效監(jiān)控下屬企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作又充分結(jié)合部分授權(quán)管理調(diào)動(dòng)分子公司積極性需要信息化平臺(tái)來(lái)支撐。同時(shí)總部的各個(gè)部門(mén)之間，總部相關(guān)部門(mén)與各公司之間的溝通、 交流存在一定的障礙和效能的問(wèn)題。
（7）領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持
領(lǐng)導(dǎo)辦公環(huán)境變化頻繁，經(jīng)常各地奔波，靠手工報(bào)表統(tǒng)計(jì)，信息存在滯后性，迫切需要一個(gè)移動(dòng)辦公平臺(tái)，能隨身隨時(shí)監(jiān)控企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，了解下屬工作情況，以及重要財(cái)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)等。

    　功能模塊　　產(chǎn)品試用　　使用價(jià)值      功能清單      產(chǎn)品價(jià)格      購(gòu)買(mǎi)流程
 

第二章      公司OA項(xiàng)目立項(xiàng)分析

2.1 公司辦公自動(dòng)化建設(shè)目標(biāo)

2.1.1根據(jù)XX公司戰(zhàn)略發(fā)展需要，目前集團(tuán)內(nèi)缺少以人為核心、對(duì)人的行為過(guò)程進(jìn)行管理的系統(tǒng)；OA辦公管理系統(tǒng)作為整個(gè)集團(tuán)的信息化建設(shè)的試點(diǎn)項(xiàng)目，力求實(shí)現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、使公司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。
建議與知名OA供應(yīng)商合作，在合理的時(shí)間和成本約束下，高質(zhì)量地完成本項(xiàng)目需求，本項(xiàng)目需求建議可以為如下內(nèi)容：
l  以人為核心，數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺(tái)：構(gòu)建管理過(guò)程顯性化、員工工作痕跡顯性化的平臺(tái)。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組織內(nèi)任何宏觀和微觀的數(shù)據(jù)。如：領(lǐng)導(dǎo)找到某個(gè)員工時(shí)，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計(jì)劃任務(wù)完成情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負(fù)責(zé)的辦公資產(chǎn)情況，負(fù)責(zé)的客戶、項(xiàng)目情況，在公司的預(yù)算收支情況等，從而對(duì)以人為核心的績(jī)效考核提供客觀數(shù)據(jù)支持。
l  打造高效的制度化執(zhí)行平臺(tái)：制度電子化，流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升整體執(zhí)行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通過(guò)工作流程的圖形化和表格化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運(yùn)作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運(yùn)作，繼而提高制度的執(zhí)行效果。同時(shí)管理流程執(zhí)行過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)、部門(mén)、人員出現(xiàn)工作滯留，都會(huì)被系統(tǒng)真實(shí)的記錄和反映。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析，最終達(dá)到優(yōu)化流程的目的。通過(guò)流程優(yōu)化，減少辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動(dòng)、等待時(shí)間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同工作和信息共享的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價(jià)值；
l  移動(dòng)辦公OA平臺(tái)：基于公司移動(dòng)辦公的需要，實(shí)現(xiàn)手機(jī)網(wǎng)上審批、遠(yuǎn)程異地辦公的功能。移動(dòng)辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、全國(guó)各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。
l  信息發(fā)布平臺(tái): 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。
l  協(xié)同OA工作平臺(tái): 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí)，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力，并沉淀工作中的溝通信息。
l  公文流轉(zhuǎn)OA平臺(tái): 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。
l  會(huì)議管理平臺(tái)：將企業(yè)會(huì)議體系整體規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)從會(huì)議安排、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議執(zhí)行、會(huì)議決議任務(wù)跟蹤全周期管理。通過(guò)流程貫穿會(huì)議管理始終，通過(guò)會(huì)議看板、及會(huì)議流程待辦推送功能幫助企業(yè)員工提高會(huì)議執(zhí)行效率。
 
l  公司資料管理平臺(tái)：將房地產(chǎn)企業(yè)證照（如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等）、股東會(huì)資料、章程、董事會(huì)資料統(tǒng)一納入公司資料平臺(tái)中管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心資料的效獲取及版本控制。
l  股權(quán)架構(gòu)管理平臺(tái)：通過(guò)股東資料股權(quán)分配，通過(guò)平臺(tái)自動(dòng)圖形化展現(xiàn)企業(yè)股權(quán)架構(gòu)圖，便于集團(tuán)清晰各子公司之間的關(guān)系，以及實(shí)現(xiàn)通過(guò)股權(quán)圖直接連接相關(guān)公司資料的內(nèi)容，便捷查找各關(guān)系公司間的資料內(nèi)容。
 
l  管理類項(xiàng)目執(zhí)行平臺(tái)：將日常管理類項(xiàng)目統(tǒng)一通過(guò)協(xié)同平臺(tái)實(shí)現(xiàn)過(guò)程管理，包括項(xiàng)目計(jì)劃的制定、審定、執(zhí)行、評(píng)估等。功能上實(shí)現(xiàn)任務(wù)預(yù)警、超時(shí)提醒、關(guān)鍵成果上傳、流程關(guān)聯(lián)、會(huì)議關(guān)聯(lián)等。有效幫助企業(yè)日常項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)執(zhí)行效率提升。
l  信息門(mén)戶平臺(tái)：構(gòu)建企業(yè)統(tǒng)一的信息訪問(wèn)入口和信息統(tǒng)一管理的平臺(tái)，員工可以通過(guò)門(mén)戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息，以及進(jìn)行各種知識(shí)的交流和儲(chǔ)存等。同時(shí)信息自動(dòng)按照崗位權(quán)限推送到集團(tuán)的門(mén)戶，分子公司門(mén)戶、部門(mén)門(mén)戶、個(gè)人門(mén)戶，同時(shí)管理層關(guān)心的信息（如系統(tǒng)自動(dòng)抓取外網(wǎng)相關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表、審批事宜等）自動(dòng)推動(dòng)到管理層門(mén)戶，方便不同層級(jí)人員對(duì)信息的利用。
l  企業(yè)通信平臺(tái): 集成或新建電子郵件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時(shí)交流系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。
l  知識(shí)共享平臺(tái)：打破知識(shí)文檔分散存儲(chǔ)在不同的員工和不同的部門(mén)，根據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理公司所有的知識(shí)文檔，沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進(jìn)行共享，提高內(nèi)部工作經(jīng)驗(yàn)的分享，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)，避免員工流動(dòng)帶來(lái)的企業(yè)知識(shí)流失，減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。
l  綜合事務(wù)平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)的辦公用品、辦公資產(chǎn)、計(jì)劃日程、會(huì)議室、車(chē)輛的動(dòng)態(tài)管理。實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn)的分?jǐn)偂⑥k公資產(chǎn)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)以及供應(yīng)商的管理。
l  信息集成平臺(tái): 房地產(chǎn)企業(yè)中已存在的預(yù)算、設(shè)計(jì)、銷售、財(cái)務(wù)等一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理層信息門(mén)戶中，使管理層能夠通過(guò)一套系統(tǒng)即時(shí)獲取企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策數(shù)據(jù)，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。
l  分級(jí)分權(quán)監(jiān)控管理平臺(tái)：基于集團(tuán)多層多元化管理的特點(diǎn)，不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點(diǎn)需要實(shí)現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動(dòng)積極性，同時(shí)集團(tuán)對(duì)于全資、控股、參股分子公司的運(yùn)營(yíng)可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)靈活掌控方式，既可實(shí)時(shí)監(jiān)控、監(jiān)督是否按照集團(tuán)的規(guī)章制度執(zhí)行，同時(shí)又可實(shí)現(xiàn)管理運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)報(bào)表實(shí)時(shí)上報(bào)和信息溝通傳遞。
 

2.3  公司建設(shè)OA系統(tǒng)的原則

在公司信息化建設(shè)總體思想指導(dǎo)下建設(shè)OA協(xié)同軟件，具體遵循以下原則：

2.3.1  先進(jìn)性原則

采用當(dāng)今國(guó)內(nèi)、國(guó)際上最先進(jìn)和成熟的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，使新建立的系統(tǒng)能夠最大限度地適應(yīng)今后技術(shù)發(fā)展變化和業(yè)務(wù)發(fā)展變化的需要，從目前國(guó)內(nèi)發(fā)展來(lái)看，系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)的先進(jìn)性原則主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是先進(jìn)的、開(kāi)放的體系結(jié)構(gòu)；
?采用的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)當(dāng)是先進(jìn)的，如雙機(jī)熱備份技術(shù)、雙機(jī)互為備份技術(shù)、共享陣列盤(pán)技術(shù)、容錯(cuò)技術(shù)、RAID技術(shù)等集成技術(shù)、多媒體技術(shù)；
?采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)交換技術(shù)、網(wǎng)管技術(shù)，通過(guò)智能化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及網(wǎng)管軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有效管理與控制，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況，及時(shí)排除網(wǎng)絡(luò)故障，及時(shí)調(diào)整和平衡網(wǎng)上信息流量；
?先進(jìn)的現(xiàn)代管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)的科學(xué)性。

2.3.2  實(shí)用性原則

實(shí)用性就是能夠最大限度地滿足實(shí)際工作要求，是每個(gè)信息系統(tǒng)在建設(shè)過(guò)程中所必須考慮的一種系統(tǒng)性能，它是自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)用戶最基本的承諾，所以，從實(shí)際應(yīng)用的角度來(lái)看，這個(gè)性能更加重要，為了提高辦公自動(dòng)化和管理信息系統(tǒng)中系統(tǒng)的實(shí)用性，應(yīng)該考慮如下幾個(gè)方面：
?系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)要充分考慮用戶當(dāng)前各業(yè)務(wù)層次、各環(huán)節(jié)管理中數(shù)據(jù)處理的便利性和可行性，把滿足用戶業(yè)務(wù)管理作為第一要素進(jìn)行考慮。
?采取總體設(shè)計(jì)、分步實(shí)施的技術(shù)方案，在總體設(shè)計(jì)的前提下，系統(tǒng)實(shí)施中可首先進(jìn)行業(yè)務(wù)處理層及管理中的低層管理，穩(wěn)步向中高層管理及全面自動(dòng)化過(guò)渡，這樣做可以使系統(tǒng)始終與用戶的實(shí)際需求緊密連在一起，不但增加了系統(tǒng)的實(shí)用性，而且可使系統(tǒng)建設(shè)保持很好的連貫性。
?全部人機(jī)操作設(shè)計(jì)均應(yīng)充分考慮不同用戶的實(shí)際需要。
?用戶接口及界面設(shè)計(jì)將充分考慮人體結(jié)構(gòu)特征及視覺(jué)特征進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，界面盡可能美觀大方，操作簡(jiǎn)便實(shí)用。

2.3.3  可擴(kuò)充、可維護(hù)性原則

根據(jù)軟件工程的理論，系統(tǒng)維護(hù)在整個(gè)軟件的生命周期中所占比重是最大的，因此，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)充性和可維護(hù)性是提高管理信息系統(tǒng)性能的必備手段，建議做法如下：
?以參數(shù)化方式設(shè)置系統(tǒng)管理硬件設(shè)備的配置、刪減、擴(kuò)充、端口設(shè)置等，系統(tǒng)地管理軟件平臺(tái)，系統(tǒng)地管理并配置應(yīng)用軟件；
?應(yīng)用軟件采用的結(jié)構(gòu)和程序模塊化構(gòu)造，要充分考慮使之獲得較好的可維護(hù)性和可移植性，即可以根據(jù)需要修改某個(gè)模塊、增加新的功能以及重組系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以達(dá)到程序可重用的目的；
?數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)在充分考慮其合理、規(guī)范的基礎(chǔ)上，同時(shí)具有可維護(hù)性，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)表的修改維護(hù)可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成；
?系統(tǒng)部分功能考慮采用參數(shù)定義及生成方式以保證其具備普通適應(yīng)性；
?部分功能采用多種處理選擇模塊以適應(yīng)管理模塊的變更；
?系統(tǒng)提供通用報(bào)表及模塊管理組裝工具，以支持新的應(yīng)用。

2.3.4  安全保密原則

一個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)相當(dāng)一部分就是該企業(yè)的秘密，尤其是投資行業(yè)的一些機(jī)要文件、 機(jī)密檔案等，是絕對(duì)重要的數(shù)據(jù)，因此安全保密性對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)顯得尤其重要，系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)必須充分考慮這一點(diǎn)。采用操作權(quán)限控制、設(shè)備鑰匙、密碼控制、系統(tǒng)日志監(jiān)督、數(shù)據(jù)更新嚴(yán)格憑證等多種手段防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被竊取和纂改。

2.3.5  可靠性原則

一個(gè)中大型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)每天處理數(shù)據(jù)量一般都較大，系統(tǒng)每個(gè)時(shí)刻都要采集大量的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行處理，因此，任一時(shí)刻的系統(tǒng)故障都有可能給用戶帶來(lái)不可估量的損失，這就要求系統(tǒng)具有高度的可靠性。提高系統(tǒng)可靠性的方法很多，一般的做法如下：
?采用具有容錯(cuò)功能的服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選用雙機(jī)備份、Cluster技術(shù)的硬件設(shè)備配置方案，出現(xiàn)故障時(shí)能夠迅速恢復(fù)并有適當(dāng)?shù)膽?yīng)急措施；
?每臺(tái)設(shè)備均考慮可離線應(yīng)急操作，設(shè)備間可相互替代；
?采用數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)日志、故障處理等系統(tǒng)故障對(duì)策功能；
?采用網(wǎng)絡(luò)管理、嚴(yán)格的系統(tǒng)運(yùn)行控制等系統(tǒng)監(jiān)控功能。

2.3.6  經(jīng)濟(jì)性原則

在滿足系統(tǒng)需求的前提下，應(yīng)盡可能選用價(jià)格便宜的設(shè)備，以便節(jié)省投資，即選用性能價(jià)格比優(yōu)的設(shè)備。OA是一個(gè)工程項(xiàng)目，必須按工期進(jìn)行實(shí)施，盡快投入使用。在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到投資目的，從而體現(xiàn)系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性。
 

第三章     公司項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃

3.1項(xiàng)目的組織與管理

實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公司來(lái)說(shuō)是一場(chǎng)新的辦公方式的變革，為了確保公司OA系統(tǒng)的順利運(yùn)行，實(shí)施項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制，成立專門(mén)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目實(shí)施小組，其中：
項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組：
組長(zhǎng)：XXX
副組長(zhǎng)：XXX
成員：XXX  …
職責(zé)：
? 批準(zhǔn)監(jiān)控系統(tǒng)的組織實(shí)施方案
? 審核確認(rèn)系統(tǒng)分析報(bào)告
? 保證系統(tǒng)建設(shè)必要的人、財(cái)、物等資源
? 監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，及時(shí)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目進(jìn)展中的重大問(wèn)題
? 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的確認(rèn)測(cè)試和驗(yàn)收
? 對(duì)系統(tǒng)作出評(píng)價(jià)
 
項(xiàng)目實(shí)施小組：
成員：XXX …
職責(zé)：
? 在項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)工程具體實(shí)施，及時(shí)反映并解決實(shí)施中遇到的問(wèn)題
? 指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作
? 對(duì)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)
? 負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理、維護(hù)工作
 
各職能部門(mén)工作小組
成員：XXX …
職責(zé)：
? 根據(jù)總的實(shí)施進(jìn)度要求制訂本部門(mén)詳細(xì)實(shí)施計(jì)劃
? 負(fù)責(zé)本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程重組，制定有關(guān)流程規(guī)范與規(guī)章制度
?配合項(xiàng)目實(shí)施小組完成系統(tǒng)使用和測(cè)試確認(rèn)
? 負(fù)責(zé)本部門(mén)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、文檔的收集、整理、校對(duì)、錄入、維護(hù)、保證數(shù)據(jù)的完整、及時(shí)與準(zhǔn)確
? 負(fù)責(zé)本部門(mén)的試運(yùn)行與正式運(yùn)行
? 組織本部門(mén)人員參加項(xiàng)目實(shí)施小組組織的相關(guān)培訓(xùn)
 

3.2 項(xiàng)目合作方的確定

采用項(xiàng)目招投標(biāo)方式確定項(xiàng)目合作方。邀請(qǐng)部分辦公自動(dòng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商針對(duì)公司的需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查并設(shè)計(jì)建設(shè)方案進(jìn)行宣講，由公司項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)同日訊互聯(lián)網(wǎng)公司集中進(jìn)行論證，最后確定適合的合作伙伴。
 

3.3  制訂科學(xué)的項(xiàng)目進(jìn)度安排

由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入大，實(shí)施周期比較長(zhǎng)，涉及到公司各職能部門(mén)，必須建立起科學(xué)合理的項(xiàng)目進(jìn)度安排，將項(xiàng)目整體進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分并落實(shí)到每一階段。此項(xiàng)工作整體進(jìn)度計(jì)劃如下，具體細(xì)節(jié)實(shí)施在合作方落實(shí)之后由項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)制訂并實(shí)施。
 
項(xiàng)目整體進(jìn)度：

 
在項(xiàng)目中，我們也將借鑒采用項(xiàng)目管理工具――TeamRoom來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理，TeamRoom可以幫助我們沉淀項(xiàng)目管理過(guò)程中的文檔，當(dāng)我們項(xiàng)目結(jié)束后，TeamRoom將成為公司信息化建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)重要知識(shí)庫(kù)，供后續(xù)項(xiàng)目借鑒。
 

3.4項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用預(yù)算(略)

第四章   項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和防范：

4.1業(yè)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)與防范

造成業(yè)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)的主要原因是：
?業(yè)務(wù)人員需求不完整、
?開(kāi)發(fā)人員不了解需求、
?需求頻繁變更
為避免這些風(fēng)險(xiǎn),我們選擇一家比較有經(jīng)驗(yàn)的合作方，并且在調(diào)研中有各職能小組配合，各部門(mén)經(jīng)理把關(guān)負(fù)責(zé)需求的完善。
 

4.2 合作合同的完善

同任何項(xiàng)目實(shí)施一樣,辦公系統(tǒng)的實(shí)施同樣存在著風(fēng)險(xiǎn),如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),并及早預(yù)防和解決,則項(xiàng)目最終必然導(dǎo)致頻頻延期,甚至整個(gè)項(xiàng)目的失敗。為了防范項(xiàng)目實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn),我們?cè)陧?xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中分為兩個(gè)階段：項(xiàng)目調(diào)研階段、項(xiàng)目實(shí)施階段；并在執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)制定了3個(gè)里程碑，分別為：項(xiàng)目調(diào)研結(jié)束、安裝實(shí)施結(jié)束、試運(yùn)行結(jié)束，這3個(gè)里程碑以及項(xiàng)目計(jì)劃階段都分別明確設(shè)置各自的工作內(nèi)容和應(yīng)該交付的結(jié)果，并密切與合同付款條款相關(guān)。在項(xiàng)目的計(jì)劃階段，制定詳細(xì)的項(xiàng)目管理規(guī)程。

4.3 系統(tǒng)的安全性防范

公司在建設(shè)信息化系統(tǒng)中最關(guān)心的問(wèn)題就是系統(tǒng)的安全性，公司作為投資管理型公司，業(yè)務(wù)流程、審批及瀏覽權(quán)限的相關(guān)信息一定要做到網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全（軟件和硬件）。
  
 
                                                         
 
 
XXX部門(mén)
                                                                
2012-10-11