泛普軟件2014年集團(tuán)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施管理辦法

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目錄
第一章項(xiàng)目管理規(guī)范和過(guò)程 3
1.1 總則 3
1.2 項(xiàng)目組織介紹 3
1.2.1 項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu) 3
1.2.2 _______項(xiàng)目組成員 4
1.2.3 泛普方項(xiàng)目組成員 4
1.3 項(xiàng)目成員職責(zé) 4
1.3.1 _______項(xiàng)目組 4
1.3.2 泛普方項(xiàng)目組 7
1.4 組織間的協(xié)調(diào) 8
1.5 項(xiàng)目會(huì)議管理 8
1.6 項(xiàng)目變更管理 8
1.7 項(xiàng)目文檔管理 9
1.8 項(xiàng)目紀(jì)律管理 9
1.9 項(xiàng)目保密管理 10
附件： 10

第一章項(xiàng)目管理規(guī)范和過(guò)程
1.1 總則
第一條為了保證項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和進(jìn)度，達(dá)到無(wú)紙化辦公平臺(tái)的上線要求，依據(jù)有關(guān)文件制訂本實(shí)施管理指南，用以指導(dǎo)______、重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：泛普軟件）的具體實(shí)施工作，明確職責(zé)，理清流程。
第二條本指南對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目會(huì)議管理、項(xiàng)目匯報(bào)流程、項(xiàng)目變更管理、項(xiàng)目爭(zhēng)議管理、項(xiàng)目過(guò)程管理、項(xiàng)目文檔管、項(xiàng)目紀(jì)律管理等做出指導(dǎo)性要求，以保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程受控。

1.2 項(xiàng)目組織介紹
1.2.1 項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)
整個(gè)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)如下圖所示：
______公司協(xié)同項(xiàng)目實(shí)施小組配備人員：項(xiàng)目總監(jiān)__人、項(xiàng)目經(jīng)理__人，IT人員__人，協(xié)同管理業(yè)務(wù)__人，協(xié)同辦公管理業(yè)務(wù)__人。
重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司實(shí)施小組配備的角色：項(xiàng)目總監(jiān)__人、項(xiàng)目經(jīng)理__人，技術(shù)顧問(wèn)__人，實(shí)施經(jīng)理__人，實(shí)施工程師__人，支持顧問(wèn)__人。

1.2.2 _______項(xiàng)目組成員
姓名部門(mén)與職務(wù) 聯(lián)系方式項(xiàng)目組角色
   項(xiàng)目總監(jiān)
   項(xiàng)目經(jīng)理
   項(xiàng)目小組成員





1.2.3 泛普方項(xiàng)目組成員
姓名部門(mén)與職務(wù) 聯(lián)系方式項(xiàng)目組角色
   項(xiàng)目總監(jiān)
   項(xiàng)目經(jīng)理
   實(shí)施經(jīng)理
   咨詢(xún)顧問(wèn)
   支持工程師
   實(shí)施工程師

1.3 項(xiàng)目成員職責(zé)
1.3.1 _______項(xiàng)目組
領(lǐng)導(dǎo)小組：由_______公司決策人員和相關(guān)業(yè)務(wù)高級(jí)管理人員組成的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組成員 _____________組成。
領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)主要有：
對(duì)項(xiàng)目工作小組提供承諾、支持、指導(dǎo)；
為項(xiàng)目的實(shí)施提供人力、財(cái)力、場(chǎng)地等的大力支持；
負(fù)責(zé)實(shí)施項(xiàng)目形成的管理制度、規(guī)程的審批；
決定對(duì)與項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)及責(zé)任人的獎(jiǎng)懲；
解決項(xiàng)目工作小組無(wú)法解決的重大問(wèn)題（或擴(kuò)大化問(wèn)題）；
審定項(xiàng)目各項(xiàng)方案和項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)；
檢查考核項(xiàng)目組織實(shí)施工作。審批和保證項(xiàng)目制度落實(shí)，確保項(xiàng)目實(shí)施按計(jì)劃進(jìn)行；
督促各部門(mén)與甲乙方項(xiàng)目組及技術(shù)支持單位的工作協(xié)調(diào)；
在每個(gè)重要階段關(guān)鍵點(diǎn)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目組驗(yàn)收和監(jiān)督系統(tǒng)切換運(yùn)行。組織項(xiàng)目階段實(shí)施工作鑒定。聽(tīng)取甲方實(shí)施小組、重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司的工作匯報(bào)，提出指導(dǎo)性意見(jiàn)，解決重大問(wèn)題；
對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施小組給予適當(dāng)?shù)氖跈?quán)；
時(shí)間要求：每個(gè)月4-8小時(shí)的項(xiàng)目參與時(shí)間。
項(xiàng)目經(jīng)理：客戶方指派一名項(xiàng)目經(jīng)理參加到項(xiàng)目組中與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目經(jīng)理共同工作，作為重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司和______公司之間的聯(lián)系渠道，解決有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)等方面的問(wèn)題。被指派到項(xiàng)目中參與的協(xié)同實(shí)施和調(diào)研員工必須成為項(xiàng)目組的一部分。
項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)主要有：
在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施期間能夠比較充分地保證在項(xiàng)目組中的工作時(shí)間；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員一起檢查工作說(shuō)明書(shū)及附件；
根據(jù)要求，定期向______公司協(xié)同項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展，并在必要時(shí)尋求支持和干預(yù)；
指派和管理參加項(xiàng)目組的______公司員工；
組織安排合適的高級(jí)管理人員、內(nèi)部用戶、信息技術(shù)人員接受訪談，參加研討會(huì)、工作會(huì)議；
及時(shí)解答重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司的實(shí)施咨詢(xún)并提供所索取的信息，文檔資料；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)處理任何由_______公司提出的對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度或程序的更改；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目經(jīng)理一起采取必要的行動(dòng)去糾正項(xiàng)目計(jì)劃或工作范圍的可能出現(xiàn)的偏差；
根據(jù)變更程序協(xié)助處理變更申請(qǐng)；
進(jìn)行授權(quán)范圍內(nèi)的決策；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員一起決定項(xiàng)目實(shí)施策略和方案。
簽收項(xiàng)目實(shí)施中交付的各種交付件資料。
時(shí)間要求：每周至少4個(gè)小時(shí)
對(duì)客戶方項(xiàng)目經(jīng)理的要求：
有很強(qiáng)的項(xiàng)目管理和組織技能；
良好的溝通和表達(dá)能力；
熟悉_______公司整體業(yè)務(wù)流程；
熟練使用計(jì)算機(jī)常用辦公軟件；
深刻理解本項(xiàng)目目標(biāo)，范圍、標(biāo)準(zhǔn)，最好有相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)；
很強(qiáng)的分析技能等。
協(xié)同管理軟件項(xiàng)目實(shí)施小組：為了更好的使_______公司協(xié)同管理軟件項(xiàng)目的實(shí)施項(xiàng)目的執(zhí)行，要求各部門(mén)行政業(yè)務(wù)主要經(jīng)辦人員、信息人員組成項(xiàng)目實(shí)施小組，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)和管理下，與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目組一起進(jìn)行協(xié)同管理軟件項(xiàng)目的實(shí)施工作。

項(xiàng)目實(shí)施小組成員
主要職責(zé)：
根據(jù)實(shí)施顧問(wèn)的要求提供詳細(xì)的需求和信息
收集和確認(rèn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程
隨同重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司顧問(wèn)對(duì)_______公司目前現(xiàn)狀和將來(lái)發(fā)展進(jìn)行評(píng)估
協(xié)助進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的調(diào)研
掌握重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司顧問(wèn)進(jìn)行的系統(tǒng)知識(shí)的培訓(xùn)內(nèi)容
進(jìn)行各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整理（包括測(cè)試數(shù)據(jù)、正式運(yùn)行數(shù)據(jù)）
參加對(duì)協(xié)同管理軟件項(xiàng)目進(jìn)行應(yīng)用測(cè)試等
和重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司顧問(wèn)一同進(jìn)行業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和重整工作
和工作組成員審核項(xiàng)目交付件
主要技能要求：
必須深刻了解公司的辦公業(yè)務(wù)流程
較強(qiáng)的分析能力，熟悉常用的一些分析方法
良好的計(jì)算機(jī)操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
責(zé)任心和溝通能力較強(qiáng)

項(xiàng)目實(shí)施小組IT人員
主要職責(zé)：
根據(jù)IT顧問(wèn)的要求提供詳細(xì)的IT需求和信息
參與協(xié)同軟件IT配置工作
主要技能要求：
熟悉公司的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等環(huán)境；
具備系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、安全管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等能力
良好的分析和溝通能力

1.3.2 泛普方項(xiàng)目組
項(xiàng)目經(jīng)理主要職責(zé)：
做好項(xiàng)目管理工作，控制項(xiàng)目目標(biāo)與范圍，控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，控制客戶期望值，保證項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度。
監(jiān)督完成對(duì)實(shí)施項(xiàng)目的前期調(diào)研、需求確認(rèn)；
組織項(xiàng)目小組成員制定項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃。
負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目實(shí)施工作的具體安排，確保項(xiàng)目實(shí)施按計(jì)劃保質(zhì)保量完成，督促、協(xié)調(diào)和安排項(xiàng)目組成員工作以及與_______公司項(xiàng)目經(jīng)理的日常溝通、工作任務(wù)安排與協(xié)調(diào)。
負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目實(shí)施工作任務(wù)書(shū)，并與_______公司項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)；
負(fù)責(zé)項(xiàng)目階段成果確認(rèn)和整個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，提供項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并獲得用戶簽字。并與______公司項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)，和用戶完成項(xiàng)目移交工作；
協(xié)助客戶方項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)展工作；
組織討論、編寫(xiě)《項(xiàng)目實(shí)施方案》，并和客戶方項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)；
決定項(xiàng)目組人員分工和具體工作安排；
實(shí)施經(jīng)理主要職責(zé)：
完成對(duì)實(shí)施項(xiàng)目的前期調(diào)研，并直接向項(xiàng)目小組報(bào)告；
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理共同制定《項(xiàng)目實(shí)施方案》、項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃和實(shí)施的詳細(xì)計(jì)劃。
負(fù)責(zé)按實(shí)施合同、實(shí)施方案界定的工作范圍并按項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃確定的時(shí)間進(jìn)度開(kāi)展實(shí)施工作，服從項(xiàng)目經(jīng)理的工作安排，與_______公司項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)與溝通，保證項(xiàng)目實(shí)施工作的正常開(kāi)展；
負(fù)責(zé)實(shí)施過(guò)程中各種實(shí)施文檔的提供、整理與確認(rèn)；
負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)分析及應(yīng)用設(shè)計(jì)；指導(dǎo)實(shí)施工程師進(jìn)行系統(tǒng)各模塊初始化工作；
日常操作流程指導(dǎo)性文檔及操作注意事項(xiàng)說(shuō)明書(shū)；
組織并制定培訓(xùn)計(jì)劃；
組織客戶方編制客戶化手冊(cè)。
實(shí)施工程師主要職責(zé)：
負(fù)責(zé)本項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)（如果是客戶方提供數(shù)據(jù)庫(kù)，則需要客戶自行安裝調(diào)試）和協(xié)同系統(tǒng)的安裝、調(diào)試。
與技術(shù)支持人員合作，配合解決_______公司協(xié)同管理系統(tǒng)問(wèn)題。
在實(shí)施經(jīng)理的指導(dǎo)下完成系統(tǒng)各模塊初始化工作；
負(fù)責(zé)系統(tǒng)工作量級(jí)的實(shí)施工作；
按計(jì)劃完成各項(xiàng)實(shí)施任務(wù)并提交相關(guān)報(bào)告。
支持顧問(wèn)職責(zé):
為項(xiàng)目維護(hù)提供支持，在項(xiàng)目組工作繁忙或需要時(shí)，隨時(shí)增援項(xiàng)目組工作；

1.4 組織間的協(xié)調(diào)
重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定整體項(xiàng)目計(jì)劃及明確各方的責(zé)任。各方的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)明確各自?xún)?nèi)部的人員分工。
任何重大的事宜及項(xiàng)目任務(wù)的變更需經(jīng)各方項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)方可實(shí)施。

1.5 項(xiàng)目會(huì)議管理
1、會(huì)議制度：______________方、泛普方雙方項(xiàng)目組實(shí)行例會(huì)和專(zhuān)題會(huì)制度。原則上要求每周召開(kāi)一次例會(huì)，根據(jù)項(xiàng)目的緊迫程度，有重要事項(xiàng)可以不定期組織專(zhuān)題會(huì)。
2、周例會(huì)：例會(huì)具體時(shí)間可約定為周五下午14：00召開(kāi)，特殊情況例會(huì)時(shí)間雙方臨時(shí)商定。參會(huì)人員包括______________方、泛普方雙方成員，必要時(shí)還需要雙方領(lǐng)導(dǎo)參加。例會(huì)主要內(nèi)容包括上期例會(huì)確定事項(xiàng)的完成情況、上期例會(huì)到本期例會(huì)期間出現(xiàn)的問(wèn)題陳述及解決措施、遺留問(wèn)題的研究、后期項(xiàng)目計(jì)劃的推進(jìn)預(yù)測(cè)和部署等。
3、專(zhuān)題會(huì)：除例會(huì)外，雙方可根據(jù)情況不定期組織專(zhuān)題會(huì)。專(zhuān)題會(huì)若需對(duì)方參加，應(yīng)提前一天通知對(duì)方，包括對(duì)方參加人員，主要議題等。
4、會(huì)議紀(jì)要：無(wú)論例會(huì)還是專(zhuān)題會(huì)，會(huì)議成果均以會(huì)議紀(jì)要的形式形成文檔。會(huì)議紀(jì)要模板見(jiàn)『附件—會(huì)議紀(jì)要』

1.6 項(xiàng)目變更管理
1、在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，實(shí)施雙方提出的實(shí)施范圍、系統(tǒng)需求、項(xiàng)目成員變更等涉及到整體項(xiàng)目進(jìn)度，費(fèi)用成本調(diào)整較大的變動(dòng)行為均列入項(xiàng)目實(shí)施變更管理范圍。無(wú)論____方還是泛普方均應(yīng)按照項(xiàng)目變更流程進(jìn)行變更處理。
2、項(xiàng)目變更的審核由雙方項(xiàng)目經(jīng)理及其它項(xiàng)目決策人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目變更事項(xiàng)的最終審核確認(rèn)或拒絕。3、任何對(duì)項(xiàng)目實(shí)施前提、項(xiàng)目范疇、進(jìn)程安排、階段性完成標(biāo)志、交付物等條款的更改，或由于人員的指派和時(shí)間的安排等原因而造成的進(jìn)度的延遲，都通過(guò)項(xiàng)目變更管理進(jìn)行評(píng)估和操作。
4、項(xiàng)目變更的流程
1）提出變更
在項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行時(shí)，雙方皆以書(shū)面形式提出項(xiàng)目實(shí)施變更要求。除緊急情況外，任何變動(dòng)請(qǐng)求都在形成書(shū)面申請(qǐng)后才能受理。
2）審核確認(rèn)
項(xiàng)目變更可能會(huì)造成整體實(shí)施進(jìn)度、成本等各方面較大程度的改變，因此，雙方的項(xiàng)目經(jīng)理有共同責(zé)任仔細(xì)審核任何更改請(qǐng)求。經(jīng)分析后，可確認(rèn)影響范圍，并經(jīng)過(guò)雙方項(xiàng)目經(jīng)理審查通過(guò)者，則可進(jìn)行變更的工作。
3）實(shí)施變更
經(jīng)雙方對(duì)變更項(xiàng)目協(xié)商一致后，可開(kāi)始進(jìn)行變更作業(yè)。調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃，并及時(shí)將變更信息、方案等向項(xiàng)目組成員公布。
4）約束條件
在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施工作過(guò)程中，雙方須嚴(yán)格遵守該變更控制程序并且必須堅(jiān)持執(zhí)行。由于項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間緊迫，建議審核時(shí)間應(yīng)在提交后的三個(gè)工作日之內(nèi)。如果五個(gè)工作日沒(méi)有回應(yīng)即作為確認(rèn)處理。批準(zhǔn)后的變更方案將以書(shū)面的形式作為本實(shí)施方案的補(bǔ)充內(nèi)容。
表格樣式見(jiàn)附件『附件—項(xiàng)目實(shí)施變更確認(rèn)單』

1.7 項(xiàng)目文檔管理
1、文檔及項(xiàng)目記錄簽署
本項(xiàng)目中產(chǎn)生的正式文檔及記錄應(yīng)該經(jīng)過(guò)雙方項(xiàng)目經(jīng)理簽字。簽字確認(rèn)應(yīng)在提交后的三個(gè)工作日之內(nèi)完成，如果五個(gè)工作日沒(méi)有回應(yīng)即作為確認(rèn)處理。
2、實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中需保存項(xiàng)目相關(guān)文檔，包括：實(shí)施方案、實(shí)施主計(jì)劃、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)PPT、系統(tǒng)交付環(huán)境確認(rèn)單、系統(tǒng)安裝確認(rèn)單、系統(tǒng)建設(shè)報(bào)告、需求調(diào)研報(bào)告、用戶培訓(xùn)確認(rèn)單、系統(tǒng)上線報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、實(shí)施日志、實(shí)施周計(jì)劃等。需項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照實(shí)施階段雙方以紙制交付方式確認(rèn)，以確保文檔的統(tǒng)一性。每階段的項(xiàng)目文檔需要雙方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)后才能進(jìn)行下一階段工作。

1.8 項(xiàng)目紀(jì)律管理
1、項(xiàng)目實(shí)施工作執(zhí)行每周五天工作制，泛普項(xiàng)目組按照客戶方的作息時(shí)間進(jìn)行工作。項(xiàng)目組成員如果有特殊事情至少提前1天向雙方項(xiàng)目經(jīng)理提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后才能休息。
2、項(xiàng)目成員應(yīng)嚴(yán)格遵守上下班制度，不得出現(xiàn)無(wú)故不按時(shí)上班或無(wú)故曠工。如有特殊情況者，需向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。
3、實(shí)施期間，項(xiàng)目組成員應(yīng)保持通暢的通訊聯(lián)系。
4、項(xiàng)目成員應(yīng)按時(shí)提交實(shí)施工作文檔。

1.9 項(xiàng)目保密管理
在項(xiàng)目調(diào)研、實(shí)施過(guò)程中，雙方了解的對(duì)方各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，產(chǎn)生的各類(lèi)文檔文件等所有相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目雙方應(yīng)嚴(yán)格保密，并依據(jù)雙方公司安全保密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
本辦法由______________方、泛普方雙方項(xiàng)目組共同制定并負(fù)責(zé)解釋?zhuān)怨贾掌鸸餐瑘?zhí)行。

附件：

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議名稱(chēng) 召開(kāi)部門(mén)
會(huì)議時(shí)間 20XX年XX月XX日會(huì)議地點(diǎn)
會(huì)議主持會(huì)議記錄
參會(huì)人員
會(huì)議目的
1、 2、

會(huì)議內(nèi)容


行動(dòng)計(jì)劃（檢查點(diǎn)）
完成時(shí)間負(fù)責(zé)人內(nèi)容



形成結(jié)論

備注：

項(xiàng)目實(shí)施變更確認(rèn)單
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