泛普軟件2014年集團OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施管理辦法

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目錄
第一章項目管理規(guī)范和過程 3
1.1 總則 3
1.2 項目組織介紹 3
1.2.1 項目組織結(jié)構(gòu) 3
1.2.2 _______項目組成員 4
1.2.3 泛普方項目組成員 4
1.3 項目成員職責(zé) 4
1.3.1 _______項目組 4
1.3.2 泛普方項目組 7
1.4 組織間的協(xié)調(diào) 8
1.5 項目會議管理 8
1.6 項目變更管理 8
1.7 項目文檔管理 9
1.8 項目紀(jì)律管理 9
1.9 項目保密管理 10
附件： 10

第一章項目管理規(guī)范和過程
1.1 總則
第一條為了保證項目實施的質(zhì)量和進度，達到無紙化辦公平臺的上線要求，依據(jù)有關(guān)文件制訂本實施管理指南，用以指導(dǎo)______、重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司（以下簡稱：泛普軟件）的具體實施工作，明確職責(zé)，理清流程。
第二條本指南對項目實施過程中的項目會議管理、項目匯報流程、項目變更管理、項目爭議管理、項目過程管理、項目文檔管、項目紀(jì)律管理等做出指導(dǎo)性要求，以保證項目實施過程受控。

1.2 項目組織介紹
1.2.1 項目組織結(jié)構(gòu)
整個項目的組織機構(gòu)如下圖所示：
______公司協(xié)同項目實施小組配備人員：項目總監(jiān)__人、項目經(jīng)理__人，IT人員__人，協(xié)同管理業(yè)務(wù)__人，協(xié)同辦公管理業(yè)務(wù)__人。
重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司實施小組配備的角色：項目總監(jiān)__人、項目經(jīng)理__人，技術(shù)顧問__人，實施經(jīng)理__人，實施工程師__人，支持顧問__人。

1.2.2 _______項目組成員
姓名部門與職務(wù) 聯(lián)系方式項目組角色
   項目總監(jiān)
   項目經(jīng)理
   項目小組成員





1.2.3 泛普方項目組成員
姓名部門與職務(wù) 聯(lián)系方式項目組角色
   項目總監(jiān)
   項目經(jīng)理
   實施經(jīng)理
   咨詢顧問
   支持工程師
   實施工程師

1.3 項目成員職責(zé)
1.3.1 _______項目組
領(lǐng)導(dǎo)小組：由_______公司決策人員和相關(guān)業(yè)務(wù)高級管理人員組成的項目領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長由擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組成員 _____________組成。
領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)主要有：
對項目工作小組提供承諾、支持、指導(dǎo)；
為項目的實施提供人力、財力、場地等的大力支持；
負(fù)責(zé)實施項目形成的管理制度、規(guī)程的審批；
決定對與項目相關(guān)部門及責(zé)任人的獎懲；
解決項目工作小組無法解決的重大問題（或擴大化問題）；
審定項目各項方案和項目實施目標(biāo)；
檢查考核項目組織實施工作。審批和保證項目制度落實，確保項目實施按計劃進行；
督促各部門與甲乙方項目組及技術(shù)支持單位的工作協(xié)調(diào)；
在每個重要階段關(guān)鍵點，負(fù)責(zé)項目組驗收和監(jiān)督系統(tǒng)切換運行。組織項目階段實施工作鑒定。聽取甲方實施小組、重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司的工作匯報，提出指導(dǎo)性意見，解決重大問題；
對項目經(jīng)理和實施小組給予適當(dāng)?shù)氖跈?quán)；
時間要求：每個月4-8小時的項目參與時間。
項目經(jīng)理：客戶方指派一名項目經(jīng)理參加到項目組中與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目經(jīng)理共同工作，作為重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司和______公司之間的聯(lián)系渠道，解決有關(guān)業(yè)務(wù)部門等方面的問題。被指派到項目中參與的協(xié)同實施和調(diào)研員工必須成為項目組的一部分。
項目經(jīng)理職責(zé)主要有：
在整個項目實施期間能夠比較充分地保證在項目組中的工作時間；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目經(jīng)理及相關(guān)人員一起檢查工作說明書及附件；
根據(jù)要求，定期向______公司協(xié)同項目領(lǐng)導(dǎo)通報項目的進展，并在必要時尋求支持和干預(yù)；
指派和管理參加項目組的______公司員工；
組織安排合適的高級管理人員、內(nèi)部用戶、信息技術(shù)人員接受訪談，參加研討會、工作會議；
及時解答重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司的實施咨詢并提供所索取的信息，文檔資料；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目經(jīng)理協(xié)調(diào)處理任何由_______公司提出的對項目計劃、進度或程序的更改；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目經(jīng)理一起采取必要的行動去糾正項目計劃或工作范圍的可能出現(xiàn)的偏差；
根據(jù)變更程序協(xié)助處理變更申請；
進行授權(quán)范圍內(nèi)的決策；
與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目經(jīng)理及相關(guān)人員一起決定項目實施策略和方案。
簽收項目實施中交付的各種交付件資料。
時間要求：每周至少4個小時
對客戶方項目經(jīng)理的要求：
有很強的項目管理和組織技能；
良好的溝通和表達能力；
熟悉_______公司整體業(yè)務(wù)流程；
熟練使用計算機常用辦公軟件；
深刻理解本項目目標(biāo)，范圍、標(biāo)準(zhǔn)，最好有相關(guān)項目經(jīng)驗；
很強的分析技能等。
協(xié)同管理軟件項目實施小組：為了更好的使_______公司協(xié)同管理軟件項目的實施項目的執(zhí)行，要求各部門行政業(yè)務(wù)主要經(jīng)辦人員、信息人員組成項目實施小組，在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)和管理下，與重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目組一起進行協(xié)同管理軟件項目的實施工作。

項目實施小組成員
主要職責(zé)：
根據(jù)實施顧問的要求提供詳細(xì)的需求和信息
收集和確認(rèn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程
隨同重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司顧問對_______公司目前現(xiàn)狀和將來發(fā)展進行評估
協(xié)助進行業(yè)務(wù)流程的調(diào)研
掌握重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司顧問進行的系統(tǒng)知識的培訓(xùn)內(nèi)容
進行各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整理（包括測試數(shù)據(jù)、正式運行數(shù)據(jù)）
參加對協(xié)同管理軟件項目進行應(yīng)用測試等
和重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司顧問一同進行業(yè)務(wù)流程設(shè)計和重整工作
和工作組成員審核項目交付件
主要技能要求：
必須深刻了解公司的辦公業(yè)務(wù)流程
較強的分析能力，熟悉常用的一些分析方法
良好的計算機操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
責(zé)任心和溝通能力較強

項目實施小組IT人員
主要職責(zé)：
根據(jù)IT顧問的要求提供詳細(xì)的IT需求和信息
參與協(xié)同軟件IT配置工作
主要技能要求：
熟悉公司的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等環(huán)境；
具備系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、安全管理、數(shù)據(jù)庫管理等能力
良好的分析和溝通能力

1.3.2 泛普方項目組
項目經(jīng)理主要職責(zé)：
做好項目管理工作，控制項目目標(biāo)與范圍，控制項目風(fēng)險，控制客戶期望值，保證項目質(zhì)量和進度。
監(jiān)督完成對實施項目的前期調(diào)研、需求確認(rèn)；
組織項目小組成員制定項目實施方案、項目實施目標(biāo)、項目實施總體計劃。
負(fù)責(zé)審核項目實施工作的具體安排，確保項目實施按計劃保質(zhì)保量完成，督促、協(xié)調(diào)和安排項目組成員工作以及與_______公司項目經(jīng)理的日常溝通、工作任務(wù)安排與協(xié)調(diào)。
負(fù)責(zé)編制項目實施工作任務(wù)書，并與_______公司項目經(jīng)理進行確認(rèn)；
負(fù)責(zé)項目階段成果確認(rèn)和整個項目的驗收工作，提供項目實施總結(jié)及驗收報告，并獲得用戶簽字。并與______公司項目經(jīng)理進行確認(rèn)，和用戶完成項目移交工作；
協(xié)助客戶方項目經(jīng)理開展工作；
組織討論、編寫《項目實施方案》，并和客戶方項目經(jīng)理進行書面確認(rèn)；
決定項目組人員分工和具體工作安排；
實施經(jīng)理主要職責(zé)：
完成對實施項目的前期調(diào)研，并直接向項目小組報告；
協(xié)助項目經(jīng)理共同制定《項目實施方案》、項目實施目標(biāo)、項目實施總體計劃和實施的詳細(xì)計劃。
負(fù)責(zé)按實施合同、實施方案界定的工作范圍并按項目實施總體計劃確定的時間進度開展實施工作，服從項目經(jīng)理的工作安排，與_______公司項目經(jīng)理協(xié)調(diào)與溝通，保證項目實施工作的正常開展；
負(fù)責(zé)實施過程中各種實施文檔的提供、整理與確認(rèn)；
負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)分析及應(yīng)用設(shè)計；指導(dǎo)實施工程師進行系統(tǒng)各模塊初始化工作；
日常操作流程指導(dǎo)性文檔及操作注意事項說明書；
組織并制定培訓(xùn)計劃；
組織客戶方編制客戶化手冊。
實施工程師主要職責(zé)：
負(fù)責(zé)本項目數(shù)據(jù)庫（如果是客戶方提供數(shù)據(jù)庫，則需要客戶自行安裝調(diào)試）和協(xié)同系統(tǒng)的安裝、調(diào)試。
與技術(shù)支持人員合作，配合解決_______公司協(xié)同管理系統(tǒng)問題。
在實施經(jīng)理的指導(dǎo)下完成系統(tǒng)各模塊初始化工作；
負(fù)責(zé)系統(tǒng)工作量級的實施工作；
按計劃完成各項實施任務(wù)并提交相關(guān)報告。
支持顧問職責(zé):
為項目維護提供支持，在項目組工作繁忙或需要時，隨時增援項目組工作；

1.4 組織間的協(xié)調(diào)
重慶泛普協(xié)創(chuàng)軟件有限公司項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定整體項目計劃及明確各方的責(zé)任。各方的項目經(jīng)理負(fù)責(zé)明確各自內(nèi)部的人員分工。
任何重大的事宜及項目任務(wù)的變更需經(jīng)各方項目經(jīng)理的協(xié)商并達成一致意見方可實施。

1.5 項目會議管理
1、會議制度：______________方、泛普方雙方項目組實行例會和專題會制度。原則上要求每周召開一次例會，根據(jù)項目的緊迫程度，有重要事項可以不定期組織專題會。
2、周例會：例會具體時間可約定為周五下午14：00召開，特殊情況例會時間雙方臨時商定。參會人員包括______________方、泛普方雙方成員，必要時還需要雙方領(lǐng)導(dǎo)參加。例會主要內(nèi)容包括上期例會確定事項的完成情況、上期例會到本期例會期間出現(xiàn)的問題陳述及解決措施、遺留問題的研究、后期項目計劃的推進預(yù)測和部署等。
3、專題會：除例會外，雙方可根據(jù)情況不定期組織專題會。專題會若需對方參加，應(yīng)提前一天通知對方，包括對方參加人員，主要議題等。
4、會議紀(jì)要：無論例會還是專題會，會議成果均以會議紀(jì)要的形式形成文檔。會議紀(jì)要模板見『附件—會議紀(jì)要』

1.6 項目變更管理
1、在項目實施過程中，實施雙方提出的實施范圍、系統(tǒng)需求、項目成員變更等涉及到整體項目進度，費用成本調(diào)整較大的變動行為均列入項目實施變更管理范圍。無論____方還是泛普方均應(yīng)按照項目變更流程進行變更處理。
2、項目變更的審核由雙方項目經(jīng)理及其它項目決策人員負(fù)責(zé)項目變更事項的最終審核確認(rèn)或拒絕。3、任何對項目實施前提、項目范疇、進程安排、階段性完成標(biāo)志、交付物等條款的更改，或由于人員的指派和時間的安排等原因而造成的進度的延遲，都通過項目變更管理進行評估和操作。
4、項目變更的流程
1）提出變更
在項目實施進行時，雙方皆以書面形式提出項目實施變更要求。除緊急情況外，任何變動請求都在形成書面申請后才能受理。
2）審核確認(rèn)
項目變更可能會造成整體實施進度、成本等各方面較大程度的改變，因此，雙方的項目經(jīng)理有共同責(zé)任仔細(xì)審核任何更改請求。經(jīng)分析后，可確認(rèn)影響范圍，并經(jīng)過雙方項目經(jīng)理審查通過者，則可進行變更的工作。
3）實施變更
經(jīng)雙方對變更項目協(xié)商一致后，可開始進行變更作業(yè)。調(diào)整項目計劃，并及時將變更信息、方案等向項目組成員公布。
4）約束條件
在整個項目實施工作過程中，雙方須嚴(yán)格遵守該變更控制程序并且必須堅持執(zhí)行。由于項目實施時間緊迫，建議審核時間應(yīng)在提交后的三個工作日之內(nèi)。如果五個工作日沒有回應(yīng)即作為確認(rèn)處理。批準(zhǔn)后的變更方案將以書面的形式作為本實施方案的補充內(nèi)容。
表格樣式見附件『附件—項目實施變更確認(rèn)單』

1.7 項目文檔管理
1、文檔及項目記錄簽署
本項目中產(chǎn)生的正式文檔及記錄應(yīng)該經(jīng)過雙方項目經(jīng)理簽字。簽字確認(rèn)應(yīng)在提交后的三個工作日之內(nèi)完成，如果五個工作日沒有回應(yīng)即作為確認(rèn)處理。
2、實施項目過程中需保存項目相關(guān)文檔，包括：實施方案、實施主計劃、項目啟動會PPT、系統(tǒng)交付環(huán)境確認(rèn)單、系統(tǒng)安裝確認(rèn)單、系統(tǒng)建設(shè)報告、需求調(diào)研報告、用戶培訓(xùn)確認(rèn)單、系統(tǒng)上線報告、會議紀(jì)要、實施日志、實施周計劃等。需項目經(jīng)理進行統(tǒng)一管理，按照實施階段雙方以紙制交付方式確認(rèn)，以確保文檔的統(tǒng)一性。每階段的項目文檔需要雙方項目經(jīng)理確認(rèn)后才能進行下一階段工作。

1.8 項目紀(jì)律管理
1、項目實施工作執(zhí)行每周五天工作制，泛普項目組按照客戶方的作息時間進行工作。項目組成員如果有特殊事情至少提前1天向雙方項目經(jīng)理提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后才能休息。
2、項目成員應(yīng)嚴(yán)格遵守上下班制度，不得出現(xiàn)無故不按時上班或無故曠工。如有特殊情況者，需向項目經(jīng)理匯報。
3、實施期間，項目組成員應(yīng)保持通暢的通訊聯(lián)系。
4、項目成員應(yīng)按時提交實施工作文檔。

1.9 項目保密管理
在項目調(diào)研、實施過程中，雙方了解的對方各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，產(chǎn)生的各類文檔文件等所有相關(guān)內(nèi)容，項目雙方應(yīng)嚴(yán)格保密，并依據(jù)雙方公司安全保密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
本辦法由______________方、泛普方雙方項目組共同制定并負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起共同執(zhí)行。

附件：

項目啟動會會議紀(jì)要

會議名稱召開部門
會議時間 20XX年XX月XX日會議地點
會議主持會議記錄
參會人員
會議目的
1、 2、

會議內(nèi)容


行動計劃（檢查點）
完成時間負(fù)責(zé)人內(nèi)容



形成結(jié)論

備注：

項目實施變更確認(rèn)單
項目名稱：
項目編號：
文檔編號:
變更需求提交者:
提交日期：

關(guān)于需求或?qū)嵤┯媱澴兏木唧w描述：

變更影響分析:
進度方面:

成本方面:

對其他項目或?qū)椖科渌糠值挠绊?

決策結(jié)果: