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公文管理
第一章 公文管理介紹
在這里可以把對實際中的公文收發(fā)審批工作模擬出來,這樣我們所有的審批工作都可以通過計算機網絡在本地計算機上進行了,申請人是誰,審批人是誰,審批意見是什么,還有審批時間都會在系統(tǒng)中記錄下來。
1.1公文管理的作用
是通過自定義的業(yè)務流程和自定義的業(yè)務表單,實現單位公文收發(fā)業(yè)務流程。支持對流程的管理,可查詢當前業(yè)務流程的辦理狀態(tài),可通過催辦功能實現對相關人員進行催辦,進行系統(tǒng)短信提醒和手機短信提醒,達到了協(xié)同辦公的目的。在功能上支持多種流程設置方法,支持流程跟蹤和辦理意見顯示。支持每個辦理人員耗時管理。支持流程判斷,根據不同類型可設置不同分支。支持流程自動通知相關自定義人群,如部門領導,預設人員等保證事務的精確處理;支持工作名稱自定義。將工作流程進行了規(guī)范和優(yōu)化,達到工作量化,流程可控,流轉高效,辦事透明,降低成本的效果,幫助使用單位實現了高效管理。
第二章 公文管理使用說明
2.1如何新建公文
這一節(jié),我們講解如何進行單位收發(fā)文等工作表單的新建發(fā)起。工作流程分為自由流程和固定流程。
【自由流程】:無需設置辦理步驟,辦理過程中員工通過自定義的業(yè)務表單轉交的時候可以任意選擇辦理人員,無辦理步驟限制提高工作辦理的靈活性、快捷性。
【固定流程】:通過自定義的業(yè)務流程和自定義的業(yè)務表單,需通過設置好的步驟一級一級辦理,規(guī)范辦理流程,在企業(yè)中梳理辦理流程是非常重要,可以通過設置好的流程實現工作的監(jiān)控,哪些人辦理了,哪些人沒有辦理均能一目了然。并可以分析每個辦理步驟的工作效率,協(xié)助領導對員工的工作積極性做到很好的把控。將工作流程進行了規(guī)范和優(yōu)化,達到工作量化,流程可控,流轉高效,辦事透明,降低成本的效果,幫助企業(yè)實現了高效管理。
下面我們將以【固定流程】舉例,先來學習如何建立收文登記:
首先進入到【公文管理】-【收文-登記】頁面,點擊【表單名稱】如圖:
進入到工作表單填寫頁面以后,可以在表單里面填寫各輸入項內容。若其中某項不允許填寫,那么表示在此步驟中此輸入項您不具備可寫權限。我們可以在發(fā)起工作的時候攜帶附件,以及工作的緊急程度,工作的名稱,如圖:
點擊【保存并轉交】進入到“轉交頁面”以后,需要選擇轉交人,如有多步驟,還需要選擇轉交的步驟,如圖:
點擊【確定轉交】流程就自動轉交到對應接收人員的【收文-待辦】中。
2.2如何辦理公文
這一節(jié),我們學習如何在【收文-待辦】中對單位收發(fā)文等工作表單的進行辦理轉交。
首先進入到【公文管理】-【收文-待辦】頁面?!臼瘴?待辦】中顯示的是未轉交到下一步驟的所有工作。
【全部工作】:顯示全部未轉交到下一步的工作。
【未接收】:需要您辦理,但是您又未接收的工作。
【辦理中】:需要您辦理,您正在辦理的工作。
【已辦結】:已經辦結,但是您未轉交到下一步的工作;或者是多人會簽,您已經辦結,但是其他人還沒有辦結轉交。
【已委托】:已委托給其他人辦理的工作。
如圖:
點擊【辦理】進入辦理頁面以后,可對表單文件進行查看,附件進行下載,并可以填寫辦理意見。如圖:
【辦理完畢并轉交】辦理完畢并進入到轉交頁面。
【辦理完畢等待轉交】辦理完畢但未轉交到下一步驟,工作表單將會出現在【已辦結】列表中,如果需要重新辦理,可以在【已辦結】中點擊【收回】重新辦理,但是辦理耗時也將會根據實際情況重新計時。
【保存并返回】保存表單內容,辦理意見并關閉當前窗口
【回退】回退給以前的步驟重新辦理。
【關閉】不做任何處理,關閉當前表單。
特別提醒:如果在多個經辦人會簽的時候,此步驟“經辦人轉交”屬性設置為“所有經辦人辦理完畢才能轉交”的時候,那么在所有經辦人未辦理完成的時候,【辦理完畢并轉交】將隱藏,必須在所有經辦人辦理完成以后才可以轉交到下一步驟。
點擊【辦理完畢并轉交】進入到“轉交頁面”以后,需要選擇轉交人,如有多步驟,還需要選擇轉交的步驟,如圖:
點擊【確定轉交】流程就自動轉交到對應接收人員的【待辦工作】中。
2.3如何委托工作
在我們日常辦公的時候,會因為外出,或者不方便操作表單的時候,會將工作委托給其他人進行辦理,這個時候我們就可以采取委托的方式。
全部委托
您可以在【個人事務】—【個性設置】—【工作委托】中設置委托人,如圖:
針對每項工作委托
您可以在【工作流程】—【待辦工作】中設置每項工作的委托人,如圖:
進入委托頁面以后,選擇“委托人”然后點擊【提交】,工作將自動委托給對應的人辦理。
2.4如何在表單上使用電子印章
在我們日常辦公中,會需要直接在表單上面使用電子印章,下一節(jié)將學習如何在表單上使用電子印章。
點擊【點擊選擇印章或簽名】,您可以在此使用將會彈出“電子印章”的使用頁面,如圖:
選擇印章并輸入對應密碼以后,點擊【確定】,您的的印章將出現在表單中。如圖:
2.5如何辦理時額外增加經辦人
在我們日常辦公中,有可能在表單中會臨時需要增加經辦人,我們可以在表單辦理頁面的右上角點擊【】,進入到經辦人增加的頁面,如圖:
點擊【增加經辦人】進入到經辦人的增加頁面,如圖:
2.6如何打印工作明細
在辦公的時候,如果想將表單明細以及辦理的過程,日志等內容打印保存,我們可以在表單辦理頁面的右上角點擊【】,進入到打印頁面,如圖:
點擊【打印】進入到打印頁面,如圖:
設置好需要打印的分項,點擊【打印】按鈕,頁面將發(fā)送到對應的打印機進行打印。
2.7如何查看工作流轉日志
如果想查看此表單的什么時候建立的,誰做過說明樣的操作,都可以通過【流轉日志】,我們可以在表單辦理頁面的右上角點擊【】,進入到流轉日志頁面,如圖:
點擊【流轉日志】進入到操作日志頁面:
2.8如何查看辦理意見
如果想查看此表單其他人的辦理意見,我們可以在表單辦理頁面的右上角點擊【】或者點擊【】,進行查看,如圖:
點擊【辦理意見】進入到辦理意見查看頁面:
2.9如何查看印章使用記錄
如果想檢測此表單印章使用的記錄,我們可以在表單辦理頁面的右上角點擊【】進行查看,如圖:
點擊【印章記錄】進入到印章記錄查看頁面:
2.10如何查看辦理狀態(tài)以及流轉情況
如果想看一下此表單都有誰辦理過?誰正在辦理?誰還未接收辦理?我們可以在表單辦理頁面的右上角點擊【】進行查看,如圖:
點擊【流程圖】進入到查看頁面,在查看頁面,您能看見此表單都有誰辦理過,誰正在辦理,誰還未接收辦理,辦理工作耗費了多長時間。以及點擊【查看流程設計圖】您可以查看當前表單在整個流轉過程中所處的位置,如圖:
2.11查詢我發(fā)起的公文
如果您想查詢一下您發(fā)起或者您經辦過的流程??梢赃M入【公文管理】—【收文-已登記】。如圖:
2.12查詢我經辦過的公文
如果您想查詢一下您發(fā)起或者您經辦過的流程??梢赃M入【公文管理】—【收文-已辦】。如圖:
查看時,只能顯示您辦理的內容,如果步驟存在保密字段或下一步驟處理的情況,是看不見的哦。
2.13如何統(tǒng)計表單明細
如果您想統(tǒng)計一下您表單中某個字段的數量,例如請假天數等??梢赃M入【查詢統(tǒng)計】—【收文查詢】,然后點擊點擊某一個表單,進入此表單的統(tǒng)計頁面。如圖:
點擊【統(tǒng)計報表】進入到統(tǒng)計結果頁面,如圖:
2.14如何監(jiān)控工作
如果想監(jiān)控一下允許監(jiān)控的工作流程的處理情況,都有誰處理了。可以進入【公文管理】—【收文-監(jiān)控】,如圖:
2.15如何分析工作效率
如果您想統(tǒng)一的分析儀下每個員工在某段時間每個流程中的辦理效率??梢赃M入【查詢統(tǒng)計】—【效率值分析】,如圖:
條件設置完成以后,點擊【查詢結果】即可進入到分析結果的頁面,如圖:
點擊每個單元格中的數字,可查看具體的明細,即在什么步驟耗時多長時間,效率怎么樣,如圖:
2.16如何刪除某項工作流轉
如果想刪除某項工作,則必須在【收文-監(jiān)控】中進行刪除,刪除以后可以在【收文-銷毀】中恢復或者徹底刪除,如圖:
2.17如何強行結束某項工作流轉
如果想強行結束某項工作的流轉,則必須在【收文-監(jiān)控】中進行結束,結束以后是不允許再恢復的,如圖:
已刪除的工作將全部集中在【收文-銷毀】模塊中,我們可以在【收文-銷毀】中對工作進行恢復和徹底的刪除,如圖:
2.19如何管理歸檔工作
工作流轉結束以后將自動分類到【檔案庫】中,有歸檔目錄對應權限的用戶可以在【檔案庫】—【檔案庫】中進行查看,如圖:
2.20如何查詢歸檔表單中的附件
工作流轉結束以后將自動分類到【檔案庫】中,有歸檔目錄對應權限的用戶可以在【檔案庫】—【文件查詢】中進行查看,如圖:
2.21如何將每個步驟的處理情況傳閱給其他人瀏覽
進入【基礎設置】-【流程設計】-【步驟基本屬性】設置每個步驟的傳閱人以及傳閱項。如圖:
設置好以后,流程在流轉過程中,就會將辦理的內容,通過內部郵件的方式發(fā)送給指定的接收人,如圖;
2.22表單設計
在我們日常辦公中有許多的工作表單,這些工作表單是需要走審批流程的,例如我們的請假單,發(fā)文單等。表單設計提供這些表單的可視化的設計,方便管理員更快捷的設計出適合企業(yè)的任何表單。
表單和流程設計成功以后,有相關使用權限的用戶可以在【收文管理】—【收文-登記】中發(fā)起審批流程。
如何設計表單
首先進入到【系統(tǒng)設置】—【表單設計】—【表單】頁面,如圖:
進入【表單新增】頁面以后,首先,將網頁設計工具或Word編輯好的表格框架粘貼到表單設計區(qū)或者通過表單設計器設計或從中導入,然后,創(chuàng)建表單控件。
第一步:進入表單設計界面以后,首先在表單設計區(qū)域中導入表格框架。如圖:
第二步:表單設計區(qū)域中字段維護。如圖:
如何修改表單
首先點擊左邊的表單類別進行顯示,然后點擊每行數據點擊其后的【設計】按鈕,進入到設計頁面,如圖:
進入設計頁面,可對表單內容和字段進行編輯。如圖:
如何刪除表單
首先點擊左邊的表單類別進行顯示,然后點擊每行數據點擊其后的【刪除】按鈕,即可刪除對應的表單,如圖:
2.23工作流管理
在這里可以把對實際中的審批工作模擬出來,這樣我們所有的審批工作都可以通過計算機網絡在本地計算機上進行了,申請人是誰,審批人是誰,審批意見是什么,還有審批時間都會在系統(tǒng)中記錄下來。
什么是工作流程
是通過自定義的業(yè)務流程和自定義的業(yè)務表單,實現企業(yè)收發(fā)文、內部人事、請假、費用請示等等內部業(yè)務流程。支持對流程的管理,可查詢當前業(yè)務流程的辦理狀態(tài),可通過催辦功能實現對相關人員進行催辦,進行系統(tǒng)短信提醒和手機短信提醒,達到了協(xié)同辦公的目的。在功能上支持多種流程設置方法,支持流程跟蹤和辦理意見顯示。支持每個辦理人員耗時管理。支持流程判斷,根據不同類型可設置不同分支。支持流程自動通知相關自定義人群,如部門領導,預設人員等保證事務的精確處理;支持工作名稱自定義。將工作流程進行了規(guī)范和優(yōu)化,達到工作量化,流程可控,流轉高效,辦事透明,降低成本的效果,幫助企業(yè)實現了高效管理。
如何進行流程設置
這一節(jié),我們學習如何進行流程設置。前面的章節(jié),我們都先介紹如何使用一個模塊再來講解如何設置這個模塊。但在工作流程中,相對復雜的是系統(tǒng)后臺的流程設置,對于系統(tǒng)管理員來說,了解系統(tǒng)后臺的流程設置后,會更加清楚地理解工作流程流轉的全部含義,工作流程進行規(guī)范化設置后,普通用戶使用工作流程時,操作將更加簡單。對于普通用戶來說,可以不需要閱讀本章內容。下面我們先來學習如何建立流程步驟。
首先進入到【系統(tǒng)設置】-【工作流管理】-【工作流設置】頁面,點擊【流程名稱】列表中需要設置的流程名稱。如圖:
第一步,點擊【新建流程】進入到流程屬性頁面,填寫完流程各項屬性以后,可以進入流程步驟設置或復制以前的流程步驟,如圖:
第二步,在流程設計器的空白處點擊【新建步驟】或者點擊左上角的【新增步驟】進入流程步驟新建頁面。在流程的開始步驟,可以設置步驟的以下屬性,如圖:
點擊【新建步驟】進入到步驟新建頁面,如圖:
步驟各項參數說明表
步驟序號步驟序號,系統(tǒng)自動生成。
步驟名稱步驟的名稱
步驟位置步驟所在位置。分為:
【開始】:表示此步驟是開始的第一步,在第一步只能設置“序號”、“名稱”、“選擇過濾規(guī)則”、“自動選擇規(guī)則”、“文號修改”屬性。
【中間段】:在中間段可設置步驟的所有屬性。
【結束】:可設置步驟的所有屬性。并表示當前流程結束,結束后如果在流程屬性中設置歸檔目錄,表單將自動歸類的歸檔目錄中。
提醒:流程必須存在一個【開始】步驟和【結束】步驟。
下一步驟設置此步驟的下一步驟,若在【待選步驟】中沒有下一步驟,此處可以暫時不設置。
如果下一步有多個分支,可以從【待選步驟】中選擇多個下一步驟到【已選步驟】中。
【待選步驟】:表示不是此步驟的下一步驟。
【已選步驟】:表示是此步驟的下一步驟。
選人過濾規(guī)則【允許自由選擇全部人員】:用戶在轉交到此步驟辦理的時候可以從全部人員中選擇辦理人。
【允許自由選擇本部門人員】:用戶在轉交到此步驟辦理的時候只能從當前登陸用戶所在部門中選擇人員轉交。
【允許自由選擇本角色人員】:用戶在轉交到此步驟辦理的時候只能從當前登陸用戶所在角色分組中選擇人員轉交。
【允許自由選擇本職位人員】:用戶在轉交到此步驟辦理的時候只能從當前登陸用戶所在職位分組中選擇人員轉交。
【只允許從默認人員中選擇人員】:用戶在轉交到此步驟辦理的時候只能從預設置的所有人員中選擇人員轉交。
【不允許自由選擇人員】:用戶在轉交到此步驟辦理的時候不能自由選擇人員轉交,只能使用預設置的人員進行轉交。
自動選擇規(guī)則【不啟動自動選擇】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,由用戶選擇,系統(tǒng)不自動填入此步驟的辦理。
【自動選擇當前登錄人】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入當前登錄人。
【自動選擇流程發(fā)起人】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入此工作流程的發(fā)起人。
【自動選擇本部門主管】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入此當前登陸用戶所在部門的主管。提示:部門主管在【系統(tǒng)設置】-【部門管理】中設置。
【自動選擇上級部門主管】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入此當前登陸用戶所在部門的上級部門主管。提示:部門主管在【系統(tǒng)設置】-【部門管理】中設置。
【自動選擇一級部門主管】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入此當前登陸用戶所在單位的第一級部門主管。提示:部門主管在【系統(tǒng)設置】-【部門管理】中設置。
【自動關聯指定角色中的人員】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入設置好的角色對應的人員。
【自動關聯指定職位中的人員】:用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入設置好的職位對應的人員。
【指定自動選入默認人員】:系統(tǒng)預設置當前步驟的辦理人,用戶在轉交給此步驟辦理,填入辦理人時,系統(tǒng)自動填入預設置的辦理人。
限辦時間設置當前步驟的限辦時間,若在限制時間內未辦理,則該步驟表示為超時,則此辦理流程在用戶的【待辦工作】中會有“”圖標提醒。
經辦人轉交工作轉交的時候會選擇“主辦人”和“經辦人”。“主辦人”只能是單人。“經辦人”可設置為多人。
【不允許經辦人轉交】:表示“經辦人”不能轉交。
【任何時候都可以轉交】:表示“經辦人”在任何時候都可以轉交。
【所有經辦人辦理完畢才能轉交】:表示在多個“經辦人”的情況下,必須多個“經辦人”辦理完成以后才可以轉交。
主辦強制轉交表示是否允許經辦人未辦理完畢時由主辦人強制轉交。
回退選項表示“主辦人”和“經辦人”的回退權限。
【不允許】:表示不允許回退。
【允許回退上一步】:表示只允許回退到上一步驟。
【允許回退之前步驟】:表示可以允許回退到以前所有辦理過的步驟。
辦理意見表示“主辦人”和“經辦人”對辦理意見的查看權限。
【允許查看全部辦理意見】:可以查看工作在此次流轉過程中的全部辦理意見。
【只允許查看當前步驟辦理意見】:只允許查看當前步驟辦理人填寫的辦理意見,適用于當前步驟為多人會簽的情況,即多個辦理人的情況。
【只允許查看用戶個人辦理意見】:只允許查看當前登陸用戶自己填寫過的辦理意見。
【不允許】:不允許查看辦理意見。
主辦人權限在此步驟辦理的時候,“主辦人”的權限。
【是否允許新增公共附件】:是否允許額外增加表單中的公共附件。
【是否允許下載公共附件】:是否允許下載表單中的公共附件。
【是否允許編輯公共附件】:是否允許編輯表單中的公共附件。
【是否允許刪除公共附件】:是否允許刪除表單中的公共附件。
【是否允許轉存公共附件】:是否允許轉存表單中的公共附件。
【是否允許查看流轉日志】:是否允許查看此次流轉過程中的所有操作日志。
【是否允許編輯表單】:是否允許編輯表單的明細。若設置為不允許,那么在設置此步驟的可寫字段是沒有效果的。
【辦理中是否允許額外增加經辦人】:是否允許在增加此步驟的經辦人。
【是否允許打印】:是否允許打印,打印將會查看到所有的流轉日志,辦理意見,印章記錄。
經辦人權限在此步驟辦理的時候,“經辦人”的權限。
【是否允許新增公共附件】:是否允許額外增加表單中的公共附件。
【是否允許下載公共附件】:是否允許下載表單中的公共附件。
【是否允許編輯公共附件】:是否允許編輯表單中的公共附件。
【是否允許刪除公共附件】:是否允許刪除表單中的公共附件。
【是否允許轉存公共附件】:是否允許轉存表單中的公共附件。
【是否允許查看流轉日志】:是否允許查看此次流轉過程中的所有操作日志。
【是否允許編輯表單】:是否允許編輯表單的明細。若設置為不允許,那么在設置此步驟的可寫字段是沒有效果的。
【辦理中是否允許額外增加經辦人】:是否允許在增加此步驟的經辦人。
【是否允許打印】:是否允許打印,打印將會查看到所有的流轉日志,辦理意見,印章記錄。
文號修改新建工作時,"工作名稱/文號"將根據工作流的屬性設置自動生成。
此項設置工作名稱/文號是否允許修改。
可監(jiān)控控件【是否允許查看可監(jiān)控控件操作日志】:如果選擇為“不允許”則隱藏監(jiān)控操作日志,“允許”則可以查看。
郵件傳閱設置【是否允許郵件傳閱】:如果選擇為“不允許”則此步驟辦理的內容不通過內部郵件的方式發(fā)送,“允許”則可以發(fā)送。
【郵件接收人】:設置郵件的接收人,接收人將會接收到辦理內容的郵件。
【郵件傳閱項目】:設置傳閱的項目,可以選擇只傳閱表單內容,也可以傳閱辦理過程圖。
【傳閱設置狀態(tài)】:在流程轉交過程中,是否允許修改郵件的接收人和傳閱項目。
設置好步驟以后,我們還需要進行步驟中的“可寫字段”設置、“追加下一步驟”等操作。首先我們用鼠標左鍵點擊一下要設置的步驟,點擊以后步驟顏色變?yōu)樽仙?,然后再鼠標上面點擊右鍵出現各項右鍵菜單。如圖:
【步驟基本屬性】:點擊修改步驟的各項參數。
【在此步驟下追加】:新建此步驟的下一步驟。
【可寫字段】:設置表單在當前步驟的可寫字段。字段是在表單設計中添加的各項控件。步驟的可寫字段表示在當前步驟辦理的時候,操作人員可編輯哪些輸入框。
功能擴展:如果在同一個步驟有多人會簽,并且在會簽的時候操作的可寫字段不一樣,那么我們在步驟中統(tǒng)一可寫字段就有可能不能滿足需求了,這個時候我們就需要把那些字段設置為不可寫,然后在每個步驟【字段過濾設置】中設置用戶對字段可寫、保密的過濾。
【保密字段】設置表單在當前步驟的保密字段。字段是在表單設計中添加的各項控件。步驟的保密字段表示在當前步驟辦理的時候,操作人員不允許查看哪些輸入框。
功能擴展:如果在同一個步驟有多人會簽,并且在會簽的時候保密字段不一樣,那么我們在步驟中統(tǒng)一設置保密字段就有可能不能滿足需求了,這個時候我們就需要把那些字段全部設置為保密,然后在【表單設計】—【字段過濾】中設置用戶對字段保密的過濾。
【可轉換宏控件】設置表單在當前步驟的可以轉換的宏控件字段。字段是在表單設計中添加的各項控件。步驟的可轉換宏控件字段表示在當前步驟辦理的時候,宏控件自動轉換對相應的數據。
【必填字段】設置表單在當前步驟的必填字段。字段是在表單設計中添加的各項控件。步驟的必填字段表示在當前步驟辦理的時候,必須填寫的字段。
【條件設置】:設置當前步驟轉交到下一步驟的條件判斷,例如申請金額大于100轉交到步驟A,金額小于100轉交到步驟B,則可以在此處設置。
【過濾設置】:過濾設置的作用主要應用與在多人會簽一個步驟時,不同的用戶對不同的字段權限的設置。如:“用戶A”和“用戶B”在同一個步驟進行會簽,“用戶A”只能可寫操作“字段1”,“用戶B”只能可寫操作“字段2”。那么首先把“字段1”和“字段2”同時設置為不可寫,然后在過濾設置里面,“字段1”針對“用戶A”可寫過濾,“字段2”針對“用戶B” 可寫過濾。保密的設置也是一樣。
【刪除該步驟】;在流程中刪除此步驟。
如何修改流程
首先進入到【系統(tǒng)設置】-【工作流管理】-【工作流設置】頁面,點擊【流程名稱】列表中需要設置的流程名稱。如圖:
如何刪除流程
首先進入到【系統(tǒng)設置】-【工作流管理】-【工作流設置】頁面,點擊【流程名稱】列表中需要設置的流程名稱。如圖:
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成都公司:成都市成華區(qū)建設南路160號1層9號
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務大廈18樓