無紙化辦公系統(tǒng)

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　　無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行辦公。主要傳媒工具是計算機、ipad、手機等現(xiàn)代化辦公工具，無紙化辦公可以不用紙質(zhì)往返進行各種業(yè)務(wù)以及事物處理，有效地提高了工作效率也一定程度上節(jié)約了紙張。

　　一、紙質(zhì)辦公存在的缺陷

　　1、浪費嚴重

　　每次都必須打印大量的紙質(zhì)文件，該文件使用后又必須銷毀，造成很大的浪費。

　　2、工作量大

　　需要整理、校對、打印的材料通常都比較多，每次會議的準備相關(guān)部門都必須投入大量的人力和時間。

　　3、環(huán)節(jié)多 容易出錯

　　從收集整理到最后的裝訂，每份文件都需要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，任何一步出現(xiàn)問題哪怕是一點點問題也需要全部重來，費時費力。尤其是如果發(fā)到參會者手中的文件如果有錯誤的地方就根本來不及修改了。

　　4、保密措施不夠

　　環(huán)節(jié)多、時間長加上最后又是紙質(zhì)文件，如果出現(xiàn)錯誤還可能需要多次往復(fù)，這樣一來，通常的保密措施很難應(yīng)對。

　　二、泛普無紙化OA系統(tǒng)主要功能

　　泛普軟件-無紙化協(xié)同OA軟件是一套以知識管理為基礎(chǔ)的辦公自動化(OA)系統(tǒng)，可以應(yīng)用到企業(yè)管理的各個方面，包括文件管理、公文處理、信息管理、檔案管理、內(nèi)容管理、證照管理、項目管理、客戶資料管理、招投標資料管理、會議文件管理、綜合知識資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。并配有移動端，可實現(xiàn)移動辦公/協(xié)作，移動考勤，即時溝通，信息查閱以及知識共享等功能。

　　三、 泛普無紙化OA系統(tǒng)特點

　　★ 會議文檔電子化，制作維護簡便，降低辦公成本。

　　★ 實時電子表決，多種方式結(jié)合使用，方便快捷。

　　★ 完善的管理后臺可以很方便的實現(xiàn)權(quán)限的分配和監(jiān)督。

　　★ 所有資料存放在服務(wù)器上，安全可靠，不存在中間環(huán)節(jié)。

　　★ 服務(wù)端更新，所有客戶端系統(tǒng)自動識別新版本、自動升級。

　　★ 在現(xiàn)有軟件的基礎(chǔ)上提供二次開發(fā)功能，滿足客戶的個性化需求。

　　四、 無紙化辦公OA系統(tǒng)作用

　　1、隨時隨地處理公務(wù)，提高辦公效率

　　電子化審批功能基本上可以確保審批同步化，也就是當(dāng)天提交申請，當(dāng)天就可以完成審批，提高審批速度。并且文件查找快，在查找某一文件時只要在計算機的共享資源中輸查找文件題目或關(guān)鍵詞就能快速完成查找。網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度快，傳播面廣，能精確快速進行數(shù)字計算并且不受地點時間的限制等。主要是基于內(nèi)部的局域網(wǎng)，在采用網(wǎng)絡(luò)進行互聯(lián)后，擺脫時間與地點限制，隨時能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與協(xié)同。

　　2、降低消耗節(jié)省人力，節(jié)約辦公成本

　　一方面是能削減人力資源開支。大部分的企業(yè)內(nèi)部均配備復(fù)印室，在進行無紙化辦公之后，這部分的人力資源就會得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個部門在對大量文件的處理問題上能夠節(jié)約大量的人力與空間。無紙化辦公，將紙質(zhì)文件被電子文件所取代，造成紙質(zhì)文件大大減少，也會大幅度減少打印等辦公耗材的相關(guān)費用。

　　3、規(guī)范辦公流程，排除安全隱患

　　無紙化辦公OA系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進行傳送，并可以準確記載閱讀與批示時間以及內(nèi)容。這可以責(zé)任明確，權(quán)限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時反應(yīng)。另外，各個部門可以通過電腦來實現(xiàn)信息的交流，領(lǐng)導(dǎo)者也能夠通過網(wǎng)絡(luò)對于各個用戶的終端工作內(nèi)容來監(jiān)督，必要的時候能夠?qū)ζ溥M行相應(yīng)控制。

　　4、節(jié)能低碳，保護環(huán)境

　　低碳辦公即是指在節(jié)約相關(guān)能源的前提下的辦公，減少污染物的產(chǎn)生以及排放，可以回收并利用這些產(chǎn)品。無紙化辦公是進行低碳辦公的一個主要渠道，無需紙張不僅能夠節(jié)省制造原材料，還可以避免造紙工業(yè)對于水資源等等環(huán)境的污染。除此，紙質(zhì)的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生產(chǎn)與使用也能造成環(huán)境的污染。所以無紙化辦公做到了節(jié)能和減排。

　　泛普無紙化辦公OA里面還有很多辦公的工具，還可以建立群組，讓工作流程化，還可以實現(xiàn)移動辦公。在提倡環(huán)保低碳的現(xiàn)代社會，無紙化辦公已經(jīng)成為潮流。