如何使用OA系統(tǒng)降低管理成本

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

大學(xué)畢業(yè)第一份工作是在國企，當年我們工廠近三千職工，國家二級企業(yè)，直屬國家機械工業(yè)部管轄。我記得很清楚有一年的報表顯示一線生產(chǎn)工人只有873人。二線的包括技術(shù)人員、門衛(wèi)、檢驗員、倉管、維修人員等，大概是1200人左右。三線是純管理職能人員大約800多人。人均產(chǎn)值約2.5萬元。而當時浙江的同行業(yè)私企，約500人能創(chuàng)造過億的產(chǎn)值，人均產(chǎn)值近20萬元。撇開國企、私企運營上的差別，單從我們工廠自身來看，兩千多二三線職工，如果能精簡管理，砍掉一半是完全可以做到的，這一千人成本多少？單純從工資成本上算，平均500元一人，一月就是50萬，一年就是600萬。如果再算上其它支出，肯定一年超過1000萬支出，這就是管理的成本。試想，一個產(chǎn)值只有不到8000萬的工廠，僅管理成本的浪費就超千萬，這樣的企業(yè)如何存活？

各位老板們，你們是否認真算過自己企業(yè)的管理成本，據(jù)業(yè)界測算，降低10%的成本可以增加20%的利潤，您可測算過要是通過OA管理系統(tǒng)砍掉多余的管理成本將為您創(chuàng)造多少利潤？

也許您要問，怎么通過OA系統(tǒng)降低企業(yè)管理成本？正常的部門總要有吧，就算合并部門，最多也只是砍掉一兩個官職，但總要有人來管理各類事務(wù)吧？在回答這個問題之前，我們不妨一起來回顧一下您創(chuàng)業(yè)之初的情形。請問您公司成立之初有HR經(jīng)理嗎？有采購經(jīng)理嗎？有倉庫主管嗎？有行政部嗎？有品管部嗎？有銷售部嗎？那為什么后來全有了呢？

印象中有個豆腐廠的故事應(yīng)該能說明這一切，起初只是一個豆腐作坊，老板既是生產(chǎn)工人又是銷售員，還要兼采購和財務(wù)。慢慢生意好了，于是老板忙不過來了。于是，他請人幫他賣豆腐，他只管采購、生產(chǎn)、財務(wù)。接下來，生產(chǎn)跟不上了，于是又擴大作坊，請人來做豆腐，他管采購和財務(wù)。量上來了，銷售點增加，生產(chǎn)員工增加，他精力不夠用，于是又請了生產(chǎn)主管和銷售主管幫他管理這兩個部門……。接下來，擴建倉庫放原材料、成品，又成立倉庫管理部門……。再接下來，采購部、財務(wù)部、行政部……，該有的全有了。而這些增加的背后，就是為企業(yè)套上了沉重的管理成本枷鎖。不管公司是否有利潤，這些成本的支出是固定的。

看上去，這一切的一切都是理所當然，企業(yè)規(guī)模大了，自然機構(gòu)增多，管理人員必須增加。但是，我想起前些年年熱播的《我是特種兵》中的一句對白。班長說：現(xiàn)在的兵真是不好管。指導(dǎo)員的回答：你為什么老想著要管他們？

為什么老想著要管他們？我想這也是所有企業(yè)老總們應(yīng)該認真思考的一個問題。

現(xiàn)在流行的OA辦公系統(tǒng)管理思維對這個問題有一個很好的詮釋?；ヂ?lián)網(wǎng)思維不是把您的產(chǎn)品擺上網(wǎng)賣，也不是建個網(wǎng)站宣傳公司，也不是通過互聯(lián)網(wǎng)去做品牌推廣。互聯(lián)網(wǎng)思維的核心是去中心化，組織扁平化，商業(yè)民主化。在這“三化”的基礎(chǔ)上，對員工充分授權(quán)，鼓勵員工的創(chuàng)新思維，打破傳統(tǒng)的“人治”“法治”約束，充分發(fā)揮員工的主觀能動性，實現(xiàn)員工的自管理，最終演變成公司“無管理”。

傳統(tǒng)的管理模式下，任何一項工作可能都需要上級做出計劃，下達指令，下屬才能執(zhí)行?；蛘吣骋豁椆ぷ餍枰M行時，首先要層層請示匯報，然后才執(zhí)行。而計劃、下達指令、請示匯報背后就是等待，就是成本，就是浪費。

在全新的OA辦公系統(tǒng)管理思維下，可能大家只要明確一個問題：客戶的需求是什么，我們的目的是什么？在統(tǒng)一思想之后，公司充分地授權(quán)團隊，團隊發(fā)揮自己的活力，來解決遇到的問題，而不再是層層請示、逐級匯報，這就是效率與民主的高效結(jié)合。這就是所謂的OA辦公系統(tǒng)“無管理”模式?！盁o管理”不是指公司不需要管理，而是將職能管理無限弱化，公司所有的職能機構(gòu)將不再是管理機構(gòu)，而是服務(wù)機構(gòu)。這時，管理機構(gòu)要做的是給團隊配備資源、提供支持和服務(wù)。而不再是發(fā)指令、監(jiān)督進度、考核的監(jiān)管機構(gòu)。

這將是一場真正意義上的變革，許多優(yōu)秀企業(yè)的老總也正在嘗試這種變革并已經(jīng)取得成效。比如，馬化騰、史玉柱。他們做為最高管理者，只決策這個項目要不要做？一旦OA管理系統(tǒng)決策做，他們的職能就轉(zhuǎn)化為一個服務(wù)者，為項目團隊提供資源、提供支持，而項目團隊進行自管理，最終一起分享項目成果。微信、征途的成功就是很好的證明。

泛普軟件（www.isoffice.cn）