用好OA辦公軟件,切勿自我設(shè)限

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使用OA辦公軟件，也就是引入全新的辦公理念，開始全新的辦公方式。但很多人已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)辦公的低效率，不敢或者不愿去打破常規(guī)，這種自我設(shè)限的現(xiàn)象正是“跳蚤理論”的體現(xiàn)。

在管理學(xué)界，有一個(gè)著名的“跳蚤理論”，跳蚤一般可以跳一米多高，但把它放到一個(gè)玻璃杯里，蓋上罩子，它跳躍時(shí)就會(huì)碰到罩子，這樣它會(huì)不斷自己降低跳躍高度，以免碰壁。最后，當(dāng)把罩子拿開后，它也只能在玻璃杯里跳，而不能再高了。

跳蚤適應(yīng)了玻璃杯的高度，從而喪失了本來的能力，給自己造成了“我跳不高”或者“這就是我”的潛意識(shí)，還以為自己本來就應(yīng)該這樣。這種自我設(shè)限的現(xiàn)象在很多人的身上都有表現(xiàn)，只是沒有感覺到而已。

當(dāng)企業(yè)愿意引入OA辦公軟件的時(shí)候，說明是愿意和希望做出改變、突破、創(chuàng)新的，只是在具體的應(yīng)用中，會(huì)受到傳統(tǒng)習(xí)慣的限制，產(chǎn)生一些障礙，這是需要廠商和用戶一起解決的問題。

OA辦公軟件經(jīng)過20多年的發(fā)展，其理念、技術(shù)、功能和應(yīng)用都已經(jīng)日臻成熟，產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度已經(jīng)非常高。從本質(zhì)上來說，這個(gè)產(chǎn)品是廠商和成千上萬用戶共同努力打造的，經(jīng)過千錘百煉，符合最大多數(shù)用戶的使用習(xí)慣和需求。

有的企業(yè)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的OA辦公軟件心存疑慮，甚至心存畏懼，感覺不適合自己企業(yè)的辦公管理方式，害怕用不好，因此耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力來定制開發(fā)OA軟件。

如果是涉及到行業(yè)特殊的業(yè)務(wù)管理，那么標(biāo)準(zhǔn)化的OA軟件確實(shí)不適合，只能進(jìn)行定制開發(fā)。但如果只是很表層的行業(yè)應(yīng)用，本質(zhì)上和其他行業(yè)并無不同，那么就沒有定制開發(fā)的必要了。

OA辦公軟件就像是一條高速公路，你可以在上面跑轎車、SUV、MPV和卡車，但跑火車就不行了，只能另鋪軌道。如果用戶不會(huì)開車，可以去學(xué)習(xí)，花大價(jià)錢建起了高速公路，如果用來騎自行車那就是一種巨大的浪費(fèi)。學(xué)習(xí)的過程可能是需要些時(shí)間和精力，但學(xué)會(huì)之后就會(huì)得到巨大的利益。

很多時(shí)候，定制化的OA軟件就像玻璃杯，看起來量身定做，但同時(shí)也給你設(shè)置了限制，由于模塊、流程、操作太過定式，因此只能繼續(xù)原來那種按部就班的工作方式，僅僅是替代了部分手工操作，讓業(yè)務(wù)更加熟練而已，卻不能真正符合企業(yè)的發(fā)展需求。

而且，定制化的OA軟件看似在體系上能夠高度契合現(xiàn)階段企業(yè)的操作習(xí)氣和事務(wù)流程，卻因?yàn)橥耆凑掌髽I(yè)需求來設(shè)計(jì)，而很難發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有流程和制度中存在的問題，無法通過管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，這也就失去了管理系統(tǒng)應(yīng)用的價(jià)值。

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