用北京OA信息化企業(yè)科技檔案

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企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，檔案管理是知識(shí)資源管理的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案工作如何順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，調(diào)整工作重心，使寶貴的信息資源多途徑的、多形式的開(kāi)發(fā)編研，盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，使檔案管理走向知識(shí)資源管理，是新時(shí)期擺在企業(yè)檔案工作面前的新問(wèn)題。

　　一、知識(shí)管理

　　知識(shí)管理是指為了提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力而對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用；并通過(guò)促進(jìn)知識(shí)和知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)造能力。

　　知識(shí)資源管理不但要對(duì)信息和人進(jìn)行管理，還要將信息和人連接起來(lái)進(jìn)行管理，要將信息處理能力和人的創(chuàng)新能力相互結(jié)合，增強(qiáng)企業(yè)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力。知識(shí)資源對(duì)于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用。

　　知識(shí)和管理缺一不可，抓不住知識(shí)的管理只能是眉毛胡子一把抓；而沒(méi)有管理技能，則企業(yè)就可能像沒(méi)有記憶的人一樣。從現(xiàn)在來(lái)看，檔案是過(guò)去積累下來(lái)的和今后將產(chǎn)生的，顯然在管理上應(yīng)是不同的。要開(kāi)展大中型企業(yè)檔案知識(shí)管理，就必須搞清楚企業(yè)檔案知識(shí)資源的內(nèi)容、形式、特點(diǎn)，才能找到檔案知識(shí)管理方式和過(guò)程。

　　二、知識(shí)管理的意義

　　首先，作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、人力資源管理、信息管理等方面都有不同程度的影響。隨著企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在：從對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向?qū)n案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能，職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變。

　　其次，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層次的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對(duì)信息、知識(shí)的需求，即使進(jìn)行大量的編研，但是受檔案人員能力的影響，編研材料的廣度、深度不夠，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。而知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶提供高級(jí)、深層次的信息。知識(shí)服務(wù)最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

　　三、目前企業(yè)檔案資源管理存在的問(wèn)題

　　1.觀念問(wèn)題。在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間里，企業(yè)檔案管理局限于收集、保管以及被動(dòng)利用，檔案部門(mén)采取你查我調(diào)，你索取我提供的方式，不善于主動(dòng)服務(wù)，弱化了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。

　　2.方式陳舊。大多數(shù)企業(yè)檔案部門(mén)，在檔案的收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)和利用等方面都是靠手工處理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影響信息資源的開(kāi)發(fā)利用，傳統(tǒng)的從人、財(cái)、物、力管理模式和方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的要求。

　　3.檔案知識(shí)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)利用不及時(shí)。就知識(shí)類的檔案而言，知識(shí)是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中應(yīng)用、檢驗(yàn)、優(yōu)化、提高、創(chuàng)新。但在目前的檔案管理中，只是收集相關(guān)的信息，沒(méi)有真正地將其加工、開(kāi)發(fā)成為知識(shí)庫(kù)的產(chǎn)品。

　　四、企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)和目標(biāo)

　　以信息技術(shù)為代表的新科技革命日新月異，改變著我們的工作方式和習(xí)慣。檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有價(jià)值的歷史記錄，是企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有助于深層次挖掘檔案潛在的價(jià)值，減少繁瑣的手工操作程序，提高檔案管理的利用效率，更好地為企業(yè)生產(chǎn)管理工作提供利用。

　　1.檔案管理技術(shù)需要快速提升。隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐步走向自動(dòng)化、智能化，信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用又為企業(yè)的檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息技術(shù)發(fā)展，向積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案中知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)知識(shí)管理水平的提高。

　　2.檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)需要大力加強(qiáng)。企業(yè)檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)產(chǎn)品的加工共享，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，這是檔案部門(mén)參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)主業(yè)的切入點(diǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。檔案人員要構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)管理庫(kù)，將企業(yè)內(nèi)部原本各自封閉的信息連接起來(lái)，積極主動(dòng)地為用戶提供檔案知識(shí)服務(wù)，加強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識(shí)。

　　3.提高檔案人員素質(zhì)。檔案現(xiàn)代化事業(yè)是否適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，關(guān)鍵在于是否擁有一支高檔次的檔案人員隊(duì)伍。檔案管理部門(mén)應(yīng)把培訓(xùn)工作提到日程上，抓好檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案人員除具備本專業(yè)的知識(shí)外，還要掌握檔案發(fā)展的趨勢(shì)和與檔案信息工作有關(guān)的新知識(shí)。有一支強(qiáng)有力的檔案工作隊(duì)伍，檔案就可以得到科學(xué)管理，檔案信息資源才可以得到合理的開(kāi)發(fā)利用。

　　隨著以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標(biāo)的企業(yè)改革日益深化，以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的企業(yè)信息化進(jìn)程日益加快，知識(shí)和信息正在成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的最重要的源泉。知識(shí)管理在企業(yè)價(jià)值提升的過(guò)程中扮演著最為關(guān)鍵的角色，知識(shí)資源管理的目標(biāo)就是快速方便的訪問(wèn)所需要的信息和知識(shí)，確保企業(yè)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有效高速地運(yùn)行。