協(xié)同OA在實(shí)施過程中流程管理起到什么樣的作用

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協(xié)同OA在實(shí)施過程中流程管理起到什么樣的作用
 
流程管理通常會(huì)是在企業(yè)管理流程復(fù)雜或者實(shí)施大型ERP軟件之前做梳理，然而企業(yè)忽視一個(gè)問題協(xié)同OA軟件在實(shí)施過程中流程管理的優(yōu)化、改進(jìn)以及確定同樣對(duì)整個(gè)軟件實(shí)施和推進(jìn)起到不可或缺的作用。專家針對(duì)企業(yè)實(shí)施協(xié)同OA前的流程管理梳理提出以下建議：

1、企業(yè)上協(xié)同OA時(shí)需要對(duì)業(yè)務(wù)和管理進(jìn)行流程的梳理

目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報(bào)表、會(huì)議管理、車輛管理等，實(shí)現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但是，專家認(rèn)為，一個(gè)高效的協(xié)同OA系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡單，在實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)時(shí)，很多企業(yè)常犯的一個(gè)問題是把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程直接照搬到新上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里，未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程在新系統(tǒng)里運(yùn)作相當(dāng)于新瓶裝老酒，現(xiàn)實(shí)的可操作性不強(qiáng)。

2、企業(yè)實(shí)施OA時(shí)流程管理是打破部門壁壘營造協(xié)同推進(jìn)的助力

企業(yè)流程管理的意義就在于它能夠?yàn)槠髽I(yè)管理和運(yùn)營提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作模式。對(duì)于企業(yè)管理層來說，有了流程就可在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運(yùn)作模式，對(duì)于企業(yè)普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規(guī)范和學(xué)習(xí)范例?？梢哉f，流程是對(duì)企業(yè)內(nèi)部最佳運(yùn)營的規(guī)范和固化。企業(yè)的協(xié)同OA流程只有經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的充分溝通和推進(jìn)才可謂整個(gè)企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在協(xié)同OA上的現(xiàn)實(shí)操作意義。

3、協(xié)同OA軟件通過流程和管理真正結(jié)合起來發(fā)揮最大效能

企業(yè)要運(yùn)作一個(gè)高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就必須對(duì)協(xié)同OA流程進(jìn)行全面梳理，糾正企業(yè)流程管理的問題點(diǎn)，采取適合企業(yè)實(shí)際情況的最佳做法，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)動(dòng)態(tài)、規(guī)范、平滑高效的企業(yè)流程管理體系，并通過對(duì)企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行重新整合實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運(yùn)作，以流程帶動(dòng)信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的鏈接實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，只有如此才能使協(xié)同OA流程和管理真正結(jié)合起來在協(xié)同OA系統(tǒng)發(fā)揮真正的效果。

從上面的3點(diǎn)可看出，協(xié)同OA流程管理的優(yōu)化、改進(jìn)對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施具有重要的方向性作用。

那么對(duì)于企業(yè)用戶來說，如何優(yōu)化、改進(jìn)原來的辦公自動(dòng)化(OA系統(tǒng))流程?并保障從原有OA流程順利過渡到改進(jìn)后的協(xié)同OA流程?

專家認(rèn)為，掌握適當(dāng)?shù)膬?yōu)化、改進(jìn)流程的方法，保證從原有O A流程順利過渡到改進(jìn)后的協(xié)同OA流程要注意多種方法，適當(dāng)選擇，配套改革和配套檢查并用。

1、多種方法，適當(dāng)選擇。流程改進(jìn)和優(yōu)化的方法很多，關(guān)鍵是要選擇適合企業(yè)自身實(shí)際情況的方法。 流程的問題常來自兩個(gè)方面，一個(gè)來自顧客的期望，一個(gè)來自于內(nèi)部人員滿意度。這兩個(gè)部分所形成的問題，便需要一定的方法加以解決。有時(shí)，企業(yè)流程梳理和優(yōu)化往往帶有企業(yè)自身的特色，在實(shí)際中比較常用的方法是利用標(biāo)竿進(jìn)行比較以及針對(duì)流程進(jìn)行分析進(jìn)而提出改進(jìn)和優(yōu)化的建議，這兩種方法經(jīng)常結(jié)合使用。

2、要注意開展流程的配套改革。 流程的梳理、改進(jìn)和優(yōu)化是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，可以發(fā)現(xiàn)對(duì)許多流程的改動(dòng)，都會(huì)引起對(duì)企業(yè)管理其他方面的再次審視，企業(yè)必須在組織架構(gòu)、人力資源、企業(yè)策略等方面進(jìn)行相關(guān)的改動(dòng)以配合流程的變化。樹立變革的緊迫感、建立變革的指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)、明確變革的愿景、對(duì)愿景進(jìn)行充分溝通、變革的充分授權(quán)、明確變革的短期成效、抓住變革的關(guān)鍵時(shí)機(jī)不放松、有效鞏固變革的成果。

3、更要注意流程的配套檢查。企業(yè)在發(fā)展，流程也在不斷的變化和發(fā)展，流程的改進(jìn)和優(yōu)化是一個(gè)持續(xù)的過程，因此需要一系列的配套檢查措施以保證流程持續(xù)有效的改進(jìn)和優(yōu)化。而且，為了保證從原有的流程順利過渡到改進(jìn)后的流程，企業(yè)內(nèi)部還要建立健全的企業(yè)流程管理體系，同時(shí)，還要開展相關(guān)的企業(yè)流程管理培訓(xùn)和有效的激勵(lì)措施，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部形成流程的文化。

流程改進(jìn)和優(yōu)化過程中注意多種方法，適當(dāng)選擇，配套改革和配套檢查并用，可充分保證從原有OA流程順利過渡到改進(jìn)后的協(xié)同OA流程。