ERP實(shí)施的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化問題

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ERP作為一種有效的現(xiàn)代管理手段，對提升企業(yè)管理水平具有重大意義，其基礎(chǔ)與前提是基于ERP的管理思想優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。本文著重論述其意義、原則、方法、作用。

一、erp系統(tǒng)的概念和作用

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源規(guī)劃）是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化、全部在線處理。世界500強(qiáng)企業(yè)中有75％已實(shí)施ERP。從技術(shù)層面看，它是利用信息技術(shù)成果，對企業(yè)內(nèi)部的各類資源包括人、物、財(cái)、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產(chǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。從管理層面看，它又是一個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、會計(jì)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸?shù)裙芾硐到y(tǒng)。從電子商務(wù)運(yùn)作系統(tǒng)看，ERP是基礎(chǔ)工程，沒有ERP，供應(yīng)鏈管理就失去了支持，整個(gè)電子商務(wù)的品質(zhì)就要打折扣。因此，ERP作為嶄新的現(xiàn)代管理手段。它的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對整個(gè)供應(yīng)鏈進(jìn)行有效的管理。

二、ERP實(shí)施的基礎(chǔ)工作是重建企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程

1．組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的意義

隨著信息時(shí)代和知識經(jīng)濟(jì)社會的來臨，要求企業(yè)具備更富有彈性扁平化的組織結(jié)構(gòu)，促使企業(yè)以更快和更靈活的方式滿足市場和顧客不斷變化的需要。我國企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)大多為金字塔式的職能型層次式組織結(jié)構(gòu)，且機(jī)構(gòu)臃腫，人員繁多，嚴(yán)重影響辦事效率。凡此種種顯然嚴(yán)重地阻礙了組織的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。我們應(yīng)建立更富有彈性的流動型組織，組織的成員可以來自不同的部門。也可能是企業(yè)外部的專家、顧問，實(shí)際上企業(yè)管理已超越企業(yè)本身固有框架。ERP系統(tǒng)正是要求企業(yè)建立富有彈性的扁平化組織結(jié)構(gòu)，對市場做出迅速敏捷的反應(yīng)，以適應(yīng)不斷變化的顧客需求和市場機(jī)遇，從而建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。隨著ERP系統(tǒng)在我國的不斷發(fā)展和改良，目前許多系統(tǒng)已具備高度的彈性可支持隨時(shí)調(diào)整的組織結(jié)構(gòu)。

2．組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的方法

ERP實(shí)施的基礎(chǔ)工作是梳理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以先進(jìn)的管理系統(tǒng)主導(dǎo)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程，重新構(gòu)造各業(yè)務(wù)部門之間以及職能部門同二級單位的過程型工作關(guān)系和分工。ERP軟件的業(yè)務(wù)流程從系統(tǒng)觀念出發(fā)，根據(jù)物流、資金流設(shè)計(jì)的，取代了舊的信息采集、匯總、統(tǒng)計(jì)與傳遞等管理統(tǒng)計(jì)工作。舊的業(yè)務(wù)流程是按專業(yè)部門分工設(shè)計(jì)的，長久以來人們已習(xí)慣于按專業(yè)職能處理信息，在信息采集、信息共享方面未建立整體的管理規(guī)則。ERP的模塊跨越了傳統(tǒng)的部門界限，因此，需要企業(yè)業(yè)務(wù)從以職能劃分轉(zhuǎn)變?yōu)橐粤鞒虄?yōu)化重組。需要許多部門甚至合作伙伴一起共享信息、協(xié)調(diào)工作，從而使成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度這些反映企業(yè)競爭能力的要素得以明顯的改善或提高，以適應(yīng)市場競爭的需求。大量實(shí)踐表明，企業(yè)ERP只有在成功實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上才能獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益。

3．組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的作用

通過觀念重建、流程重建、組織重建，使財(cái)務(wù)管理由原來的二級核算改變?yōu)橐患壓怂悖何镔Y供應(yīng)實(shí)行“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備”，并將二級庫存管理改為一級庫存管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算上移和物資管理體制改革一步到位，全面提升財(cái)務(wù)決策和物資管理的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)“扁平化”管理，強(qiáng)化了企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督和相互促進(jìn)。

三、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和流程的原則及方法

1．雙向位移

在組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化過程中首先要面對的是如何在原機(jī)構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)新的組織結(jié)構(gòu)，此時(shí)應(yīng)采取“雙向位移”的方法。首先，ERP系統(tǒng)不只是一套應(yīng)用軟件，其中融人和積淀了先進(jìn)的管理理念和方法，所以管理要向ERP系統(tǒng)靠攏，找出現(xiàn)行管理與ERP管理方法的差異，改造企業(yè)現(xiàn)行管理，盡可能使用系統(tǒng)所提供的管理方法。同時(shí)，當(dāng)企業(yè)實(shí)際無法向ERP系統(tǒng)靠攏時(shí)，在不影響軟件系統(tǒng)完整邏輯的前提下，修改系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)的特殊需求，在進(jìn)行此類工作時(shí)的基本原則是要能提高企業(yè)整體管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力，不是簡單滿足某個(gè)部門或個(gè)人的工作習(xí)慣。

2．最高管理層支持

隨著工作的逐步深入，由部門精簡、人員下崗、權(quán)利重新分配必然觸動一部分人的既得利益：由于管理細(xì)化、績效考核必然有一部分人工作壓力、收入水平發(fā)生變化，以及在新業(yè)務(wù)流程磨合過程中出現(xiàn)的部門、員工問的沖突和不適應(yīng)，此時(shí)企業(yè)高層管理者必須下定決心、強(qiáng)力推進(jìn)、逐級負(fù)責(zé)，否則項(xiàng)目將有中途夭折的危險(xiǎn)。

3．簡單有效

在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中．要貫徹“簡單就是管理”的原則。流程設(shè)計(jì)不是制作一件藝術(shù)品，而是使這項(xiàng)管理的效益最大化，不能片面追求嚴(yán)密，ERP流程要注意簡單實(shí)用，復(fù)雜的流程也許更完善、更嚴(yán)密，但成本肯定也更高，同時(shí)由于項(xiàng)目工作量增加，實(shí)施周期限制系統(tǒng)可靠性將受到影響。

四、ERP實(shí)施后對企業(yè)內(nèi)部組織的影響

改革和信息化建設(shè)將不斷促進(jìn)企業(yè)員工轉(zhuǎn)變觀念，樹立競爭意識、市場意識、管理意識；強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，理順機(jī)構(gòu)職能，精簡冗余人員，同時(shí)為適應(yīng)現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用要求加強(qiáng)人員培訓(xùn)，特別是信息化和現(xiàn)代管理方法方面的培訓(xùn)。

ERP系統(tǒng)實(shí)施后將徹底改變各職能管理部門的工作方式和重點(diǎn)，使其擺脫過去的事務(wù)性、重復(fù)性工作，有更多的精力深入管理工作。以財(cái)務(wù)工作為例，從表面上看，ERP的導(dǎo)入會使許多會計(jì)人員陷入“無事可做”的危機(jī)。但從深層次看，ERP的導(dǎo)入本質(zhì)上是會計(jì)工作內(nèi)涵的新發(fā)展，是會計(jì)工作的重心轉(zhuǎn)移，即從以往對數(shù)字的計(jì)量與紀(jì)錄，轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌募庸?、再加工、深加工。對這一會計(jì)作業(yè)新模式，如果借用美國IMA的話說，就是“未來會計(jì)人員將不再扮演賬房先生，而是企業(yè)咨詢者的角色。同時(shí)，會計(jì)人員提供企業(yè)咨詢、分析的價(jià)值將愈來愈受到重視。會計(jì)人員在組織中所占地位及扮演的功能也日益重要”。（萬方數(shù)據(jù)）