ECM：信息管理的“三步曲”

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在未來(lái)的云計(jì)算中心里，信息分層、價(jià)值評(píng)估和高效查找是信息管理的三大關(guān)鍵。

按照現(xiàn)在最普遍的理解，云計(jì)算被敘述為一種通用基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)，海量數(shù)據(jù)、高性能/高訪問(wèn)量以及低成本是其不可忽視的重要特征。然而不能回避的問(wèn)題是，只有這些數(shù)據(jù)被有效組織和管理后，它們才具有真正的價(jià)值。因此，在云計(jì)算背后，如何有效管理信息是個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

對(duì)于這個(gè)道理，有個(gè)形象的比喻：我們每個(gè)人都希望擁有一個(gè)大車(chē)庫(kù)，但是如果車(chē)庫(kù)里東西太多又雜亂無(wú)章地放置，要找某個(gè)工具卻又偏偏找不著，那就不得不去買(mǎi)個(gè)新的，這個(gè)車(chē)庫(kù)的價(jià)值也就大打折扣。

信息分層

信息同樣如此。如果我們能對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)中心的信息進(jìn)行有效的組織和管理，提供對(duì)信息無(wú)所不及的訪問(wèn)能力，那么這些信息的價(jià)值將大大增加。

在所謂的云計(jì)算中心里，信息管理的第一個(gè)要求就是確定哪些信息是需要保存的。Mark Lewis認(rèn)為，如果數(shù)據(jù)本身價(jià)值超過(guò)了保存它們所需要的代價(jià)，那么留下它們就是劃算的。蘋(píng)果的iTune就是一個(gè)合適的例子。那些一年只有一次下載量的歌曲都值得被保存在服務(wù)器上，因?yàn)槊渴走@樣的歌曲能夠提供98美分的利潤(rùn)。

當(dāng)然，保存數(shù)據(jù)有不同的代價(jià)，通過(guò)分層的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)架構(gòu)，那些價(jià)值較低需要保存多年的數(shù)據(jù)可以被轉(zhuǎn)移到相對(duì)便宜的存儲(chǔ)當(dāng)中。

價(jià)值評(píng)估

信息管理需要解決的第二個(gè)問(wèn)題就是信息的價(jià)值評(píng)估，即如何將需要保存的數(shù)據(jù)按照其價(jià)值分級(jí)。價(jià)值評(píng)估通常要受到公司政策和國(guó)家法規(guī)的影響，需要提供基于策略的信息管理。

對(duì)于信息的重要性和價(jià)值，公司通常有很多復(fù)雜的策略。有些公司認(rèn)為訪問(wèn)頻繁的數(shù)據(jù)更有價(jià)值，有些公司認(rèn)為數(shù)據(jù)的創(chuàng)造者表明了其價(jià)值，比如技術(shù)公司的CTO創(chuàng)建的文檔就可能比其他人的文檔更重要。

不同的公司往往根據(jù)其業(yè)務(wù)性質(zhì)而采用不同的策略。類(lèi)似的，有些國(guó)家對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)有嚴(yán)格的法律規(guī)定。比如美國(guó)規(guī)定如果消費(fèi)者訂閱了某種服務(wù)，相應(yīng)的記錄必須保存多年，北歐的國(guó)家規(guī)定如果客戶取消了他在某家企業(yè)的賬戶，那么企業(yè)必須保證刪除他的個(gè)人數(shù)據(jù)。

又比如Data Islandia，冰島的一家數(shù)據(jù)保存服務(wù)商用物理隔離的方法來(lái)保證來(lái)自不同國(guó)家的數(shù)據(jù)不被混在一起。該公司業(yè)務(wù)是保留用戶硬盤(pán)，分布于全球用戶的磁盤(pán)在被空運(yùn)到冰島的路上就被裝入不同的集裝箱，有美國(guó)集裝箱、歐洲集裝箱等，種種規(guī)定不一而足。

除此之外，如果數(shù)據(jù)在多個(gè)應(yīng)用之間共享，那么在不同應(yīng)用中其價(jià)值可能差別很大。因此，數(shù)據(jù)本身和它的價(jià)值評(píng)估策略必須區(qū)分開(kāi)來(lái)，數(shù)據(jù)本身必須是自描述，除了安全上的考慮，數(shù)據(jù)本身不能強(qiáng)加任何限制策略。只有這樣，整個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)架構(gòu)才能適應(yīng)多方面的需求。這個(gè)過(guò)程可能是長(zhǎng)期的，公司的利益考慮和國(guó)家法律都會(huì)成為設(shè)計(jì)靈活數(shù)據(jù)存儲(chǔ)架構(gòu)的動(dòng)力。

依靠元數(shù)據(jù)搜索

當(dāng)實(shí)施了信息分層和價(jià)值評(píng)估后，如何高效找到需要的信息也是信息管理的關(guān)鍵。要高效找到某條記錄，必須依靠它的元數(shù)據(jù)。使用XML等格式來(lái)標(biāo)注信息是非常必要的，要標(biāo)注大量已有數(shù)據(jù)通常需要大量的人力物力財(cái)力，有些數(shù)據(jù)甚至都不是電子版的。

在一些跨國(guó)企業(yè)中，元數(shù)據(jù)很可能需要用多種語(yǔ)言標(biāo)注。一種簡(jiǎn)單的策略是只標(biāo)注那些被用到的數(shù)據(jù)，至于其它的數(shù)據(jù)，還是讓它們過(guò)期吧。有了元數(shù)據(jù)，用戶就可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維的檢索。

比如在藥品行業(yè)，你可以通過(guò)藥品名稱，適應(yīng)癥等多種維度來(lái)檢索需要的藥品，這往往比傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索更有效率。元數(shù)據(jù)相比數(shù)據(jù)本身的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是，元數(shù)據(jù)是可以移動(dòng)的。根據(jù)某些國(guó)家的規(guī)定，數(shù)據(jù)本身不能轉(zhuǎn)移，而在某種情況下，企業(yè)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全盤(pán)的管理。這時(shí)候元數(shù)據(jù)就可以代替數(shù)據(jù)，被移動(dòng)到需要的位置。

上述問(wèn)題，是企業(yè)在云環(huán)境下進(jìn)行用戶信息管理所需解決的一般性問(wèn)題。如果這些用戶本身就是企業(yè)的職員，問(wèn)題則會(huì)更加復(fù)雜。因?yàn)樵谶@種情況下，企業(yè)不僅需要管理用戶的信息，還需要提供一個(gè)幫助用戶分享資源、協(xié)同工作的環(huán)境。（來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)）