湖南省檔案檔案工程管理軟件

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　施工文件是指項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。所有與工程建設(shè)主要活動(dòng)有關(guān)的、記錄工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價(jià)值的各種載體均應(yīng)收集歸檔。即以事件和問題為主線管理材料。相同的內(nèi)容可以合并到一個(gè)卷中，也可以形成多個(gè)文件。

　　一、檔案工程管理存在的問題

　　1、相關(guān)市場管理缺乏規(guī)范性，要充分、充分、全面地發(fā)揮檔案管理的作用和特色，必須通過制度來規(guī)范和維護(hù)，營造良性的競爭和流通市場環(huán)境。我國相關(guān)市場管理法規(guī)存在一些缺陷，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。檔案管理業(yè)務(wù)的承接模式不明確。特定的地域特征和行業(yè)性質(zhì)導(dǎo)致個(gè)別保障方式和保護(hù)主義的存在，延緩了管理的可持續(xù)發(fā)展。

　　2、檔案管理人員缺乏敬業(yè)精神，建筑一直是一個(gè)專業(yè)要求很高的行業(yè)。工程檔案管理作為重要的一環(huán)，貫穿于建筑施工的全過程，其重要性和專業(yè)性不言而喻。但是從行業(yè)現(xiàn)狀來看，我國很多工程企業(yè)從事檔案管理的人員都是沒有經(jīng)過培訓(xùn)的，絕大多數(shù)都是從事過工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)或者現(xiàn)場施工管理的。經(jīng)過短期的檔案管理培訓(xùn)后，他們將轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｂ殭n案管理人員。

　　3、缺乏管理者關(guān)注的完整性。檔案管理需要從整體上把握建設(shè)項(xiàng)目。由于建設(shè)項(xiàng)目的管理者通常更重視施工階段的管理，這也意味著大多數(shù)企業(yè)將重點(diǎn)放在實(shí)際的施工過程中，從而導(dǎo)致對其他過程的忽視，這進(jìn)一步擾亂了檔案管理的完整性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，從而形成了厚此薄彼的局面。顯然，這不利于建筑施工的順利進(jìn)行。

　　二、檔案工程管理的措施

　　1、完善檔案工作體系

　　根據(jù)國家工程檔案管理規(guī)范，以建設(shè)單位的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，設(shè)計(jì)出符合要求、符合實(shí)際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有依據(jù)可參考、有規(guī)范可遵守。特別是對參與項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)人員和管理人員，通過集中培訓(xùn)和現(xiàn)場講解，讓他們克服傳統(tǒng)管理的僵化經(jīng)驗(yàn)，明確學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)制度，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的輔助工作。

　　2、培訓(xùn)檔案管理人員

　　工程檔案管理對從業(yè)人員的要求不僅體現(xiàn)在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、積極的工作態(tài)度和對工程檔案管理重要性的高度認(rèn)識(shí)。一張縱橫剖面圖從設(shè)計(jì)階段到實(shí)施階段，如程檔案管理人員不能意識(shí)到每一個(gè)變更，并及時(shí)選擇適用的工程文件，施工工作就會(huì)脫節(jié)，從而影響整個(gè)工程進(jìn)度。相關(guān)人員利用現(xiàn)代化手段和設(shè)備提高工程檔案管理的信息處理能力，從而有效提升檔案管理水平。

　　3、明確項(xiàng)目檔案收集的范圍

　　界定建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍，收集相關(guān)內(nèi)容。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點(diǎn)，嚴(yán)格控制，實(shí)現(xiàn)廣義上的嚴(yán)肅性和可比性。檔案管理人員要與工藝裝備技術(shù)人員和基建項(xiàng)目實(shí)施人員進(jìn)行溝通，共同比較。根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目推進(jìn)過程中出現(xiàn)的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問題，及時(shí)調(diào)整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)性、完整性和有效性，對項(xiàng)目檔案的整理結(jié)果負(fù)責(zé)。

　　三、泛普軟件-檔案工程管理軟件的好處有哪些

　　1、檔案資料電子化

　　通過檔案檔案工程管理軟件，這些檔案資料都可以上傳至工程管理系統(tǒng)中，需求的材料都能夠隨時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)停止查看，免去了翻閱紙質(zhì)版材料帶來的不便，節(jié)省了時(shí)間進(jìn)步了企業(yè)內(nèi)部的工作效率，同時(shí)也做到了無紙化的辦公環(huán)境。

　　2、項(xiàng)目流程規(guī)范化

　　項(xiàng)目流程的發(fā)起和審批由于不規(guī)范，通常會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間，尤其是一定項(xiàng)目管理，當(dāng)異地項(xiàng)目遍布各地，且數(shù)量較大時(shí)，對于企業(yè)總部管理層來說，業(yè)務(wù)流程的管理難度大大增加。通過檔案檔案工程管理軟件所有流程都能夠依照工程管理系統(tǒng)設(shè)定的審批流程完成，由發(fā)起人提出申請到上一級(jí)指導(dǎo)在系統(tǒng)內(nèi)批準(zhǔn)完成，每一個(gè)步驟都能夠做到流程的標(biāo)準(zhǔn)操作，流程規(guī)范化，審批速度更快。

　　3、工程進(jìn)度直觀

　　檔案工程管理軟件能完整緊跟每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程，實(shí)時(shí)對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，相比人工監(jiān)督進(jìn)程來說，軟件監(jiān)督?jīng)]有時(shí)間和空間的局限性，且對內(nèi)容能夠自行控制、分段管理，然后在擔(dān)任人設(shè)計(jì)的每一節(jié)點(diǎn)，將結(jié)果第一時(shí)間推送，并及時(shí)智能推算項(xiàng)目的工期，預(yù)測公差，形成報(bào)表，將整個(gè)項(xiàng)目的完成過程都簡介明了的告知管理層，以便管理層及時(shí)的檢查糾錯(cuò)。

　　4、實(shí)現(xiàn)檔案保密

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案工程管理軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

　　綜上所述，工程檔案管理在建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮著不可替代的作用。通過分析現(xiàn)階段項(xiàng)目檔案存在的問題及相應(yīng)的解決方案，幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重要性，同時(shí)不斷完善自身的檔案管理體系建設(shè)，從而促進(jìn)整體項(xiàng)目建設(shè)水平的有效提升。