湖南省檔案檔案工程管理軟件

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　　施工文件是指項目建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括項目準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所有與工程建設主要活動有關的、記錄工程建設主要過程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價值的各種載體均應收集歸檔。即以事件和問題為主線管理材料。相同的內容可以合并到一個卷中，也可以形成多個文件。

　　一、檔案工程管理存在的問題

　　1、相關市場管理缺乏規(guī)范性，要充分、充分、全面地發(fā)揮檔案管理的作用和特色，必須通過制度來規(guī)范和維護，營造良性的競爭和流通市場環(huán)境。我國相關市場管理法規(guī)存在一些缺陷，主要表現(xiàn)在兩個方面。檔案管理業(yè)務的承接模式不明確。特定的地域特征和行業(yè)性質導致個別保障方式和保護主義的存在，延緩了管理的可持續(xù)發(fā)展。

　　2、檔案管理人員缺乏敬業(yè)精神，建筑一直是一個專業(yè)要求很高的行業(yè)。工程檔案管理作為重要的一環(huán)，貫穿于建筑施工的全過程，其重要性和專業(yè)性不言而喻。但是從行業(yè)現(xiàn)狀來看，我國很多工程企業(yè)從事檔案管理的人員都是沒有經過培訓的，絕大多數(shù)都是從事過工程項目設計或者現(xiàn)場施工管理的。經過短期的檔案管理培訓后，他們將轉變?yōu)閷Ｂ殭n案管理人員。

　　3、缺乏管理者關注的完整性。檔案管理需要從整體上把握建設項目。由于建設項目的管理者通常更重視施工階段的管理，這也意味著大多數(shù)企業(yè)將重點放在實際的施工過程中，從而導致對其他過程的忽視，這進一步擾亂了檔案管理的完整性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，從而形成了厚此薄彼的局面。顯然，這不利于建筑施工的順利進行。

　　二、檔案工程管理的措施

　　1、完善檔案工作體系

　　根據(jù)國家工程檔案管理規(guī)范，以建設單位的實際情況為出發(fā)點，設計出符合要求、符合實際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有依據(jù)可參考、有規(guī)范可遵守。特別是對參與項目實施的技術人員和管理人員，通過集中培訓和現(xiàn)場講解，讓他們克服傳統(tǒng)管理的僵化經驗，明確學習檔案管理的相關制度，做好建設項目檔案的輔助工作。

　　2、培訓檔案管理人員

　　工程檔案管理對從業(yè)人員的要求不僅體現(xiàn)在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強烈的責任感、積極的工作態(tài)度和對工程檔案管理重要性的高度認識。一張縱橫剖面圖從設計階段到實施階段，如程檔案管理人員不能意識到每一個變更，并及時選擇適用的工程文件，施工工作就會脫節(jié)，從而影響整個工程進度。相關人員利用現(xiàn)代化手段和設備提高工程檔案管理的信息處理能力，從而有效提升檔案管理水平。

　　3、明確項目檔案收集的范圍

　　界定建設項目的歸檔范圍，收集相關內容。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點，嚴格控制，實現(xiàn)廣義上的嚴肅性和可比性。檔案管理人員要與工藝裝備技術人員和基建項目實施人員進行溝通，共同比較。根據(jù)當前項目推進過程中出現(xiàn)的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問題，及時調整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項目檔案的及時性、完整性和有效性，對項目檔案的整理結果負責。

　　三、泛普軟件-檔案工程管理軟件的好處有哪些

　　1、檔案資料電子化

　　通過檔案檔案工程管理軟件，這些檔案資料都可以上傳至工程管理系統(tǒng)中，需求的材料都能夠隨時在系統(tǒng)內停止查看，免去了翻閱紙質版材料帶來的不便，節(jié)省了時間進步了企業(yè)內部的工作效率，同時也做到了無紙化的辦公環(huán)境。

　　2、項目流程規(guī)范化

　　項目流程的發(fā)起和審批由于不規(guī)范，通常會耗費很多時間，尤其是一定項目管理，當異地項目遍布各地，且數(shù)量較大時，對于企業(yè)總部管理層來說，業(yè)務流程的管理難度大大增加。通過檔案檔案工程管理軟件所有流程都能夠依照工程管理系統(tǒng)設定的審批流程完成，由發(fā)起人提出申請到上一級指導在系統(tǒng)內批準完成，每一個步驟都能夠做到流程的標準操作，流程規(guī)范化，審批速度更快。

　　3、工程進度直觀

　　檔案工程管理軟件能完整緊跟每一個項目進程，實時對項目進行監(jiān)控，相比人工監(jiān)督進程來說，軟件監(jiān)督沒有時間和空間的局限性，且對內容能夠自行控制、分段管理，然后在擔任人設計的每一節(jié)點，將結果第一時間推送，并及時智能推算項目的工期，預測公差，形成報表，將整個項目的完成過程都簡介明了的告知管理層，以便管理層及時的檢查糾錯。

　　4、實現(xiàn)檔案保密

　　一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案工程管理軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢日志，對數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。

　　綜上所述，工程檔案管理在建設項目中發(fā)揮著不可替代的作用。通過分析現(xiàn)階段項目檔案存在的問題及相應的解決方案，幫助企業(yè)認識到項目檔案管理的重要性，同時不斷完善自身的檔案管理體系建設，從而促進整體項目建設水平的有效提升。