OA辦公系統(tǒng)給企業(yè)帶來的作用權(quán)威分析

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　　1、泛普軟件OA辦公系統(tǒng)全新的機(jī)遇

　　在這個競爭激烈的時代，信息化的重要性和地位空前突出;大量的企業(yè)開始注重利用信息化手段優(yōu)化企業(yè)的管理、增強企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)不僅要通過降低成本提高效率來保障企業(yè)的利潤，更需要在信息化建設(shè)過程中結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展不斷創(chuàng)新;通過規(guī)范管理、知識整合及傳遞、從提高單一效率到通過協(xié)同提高企業(yè)整體效率等都是當(dāng)前企業(yè)家重點考慮的問題。而通過網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)同信息化系統(tǒng)來改善管理運作是其中之一必要的解決方案。

　　“泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)”是基于“泛普軟件泛普OA系統(tǒng)技術(shù)框架平臺”研發(fā)的產(chǎn)品之一，是泛普軟件公司積累多年的企業(yè)信息化實施經(jīng)驗，能滿足企業(yè)在不同發(fā)展階段不斷變化的企業(yè)信息化需求，能快速響應(yīng)及部署實施的企業(yè)信息化平臺;它區(qū)別于傳統(tǒng)高投入、高實施風(fēng)險的企業(yè)信息化系統(tǒng)，以合理的成本為不同規(guī)模的企業(yè)提供個性化的企業(yè)內(nèi)部管理手段。

　　2、企業(yè)OA辦公系統(tǒng)信息化給企業(yè)帶來的價值

　　實現(xiàn)信息有效的流通：消除了企業(yè)內(nèi)部信息流通不暢的問題，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人員的有效溝通，提高了員工的合作意識，增強了企業(yè)的凝聚力。

　　實現(xiàn)資源和知識共享：將員工的經(jīng)驗與技術(shù)轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部資源，既提高了員工的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力，也避免了因人員的流動而導(dǎo)致的工作延誤。

　　提高工作效率：通過公文流轉(zhuǎn)的自動化，避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費，保證了工作能夠快捷、準(zhǔn)確的被處理。

　　實現(xiàn)有效管理：有效監(jiān)管工作人員的工作情況，實現(xiàn)實時工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦。

　　職責(zé)分明：明確工作崗位與工作職責(zé)，增強人員的責(zé)任感，減少工作中的推托、扯皮等現(xiàn)象。

　　降低成本：大大減少辦公開支，降低管理成本。節(jié)約時間、節(jié)約紙張、節(jié)約電話費、傳真費用等，減少了差錯率，提高整體的工作效率。

　　瀏覽器使用方式，無須安裝專用程序，實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動辦公，使辦公不再受地域的影響，可以通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時隨地辦公。

　　信息集中管理、支持企業(yè)內(nèi)部用戶信息共享。

　　支持流程表單自定義、工作流程自定義，迎合不同企業(yè)的內(nèi)部流程;

　　采取對敏感數(shù)據(jù)的加密手段，通過SSL的方式保障了數(shù)據(jù)傳送過程的安全。

　　3、OA系統(tǒng)辦公自動化軟件應(yīng)用之道

　　3.1 協(xié)同工作

　　“泛普軟件泛普OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)”以解決互相配合為主要應(yīng)用目標(biāo)之一;協(xié)同概念從初現(xiàn)市場到目前逐漸風(fēng)行，證明了協(xié)同對工作所帶來的幫助確實很大，已經(jīng)成為現(xiàn)代化辦公工作中不可缺少的得力助手。除了提高員工之間的交互能力外，規(guī)范協(xié)作和監(jiān)控也是信息化建設(shè)重點考慮的問題。在我們的平臺中也提供了解決這些問題的的功能模塊，詳細(xì)介紹如下：

　　公文管理：實現(xiàn)流程規(guī)范與協(xié)同寫作;公文管理中的協(xié)同寫作思想，能夠支持多人依據(jù)一定條件，共同編輯、修改、審核一篇文檔。協(xié)同寫作實現(xiàn)了單人電子寫作不好實現(xiàn)的一些功能，如：筆跡留痕、電子印章、手寫簽名與手寫批注，同時在文檔的修改意見、核稿等方面更加自動化。

　　個人、團(tuán)隊日程管理：優(yōu)化時間管理，提高團(tuán)隊工作透明化;做好事前規(guī)劃，從容面對繁多的工作安排;“工作提醒”無須人為干預(yù)和記憶，就能自動化動提醒應(yīng)該處理的工作，使員工能夠大大降低工作安排的記憶量，使工作更加輕松;對工作安排做到心中有數(shù)，從容應(yīng)對。

　　信息共享與交流，因溝通而和諧：信息共享與交流在泛普軟件信息化服務(wù)平臺中的對應(yīng)功能，主要是公共文件、檔案中心、項目管理、新聞、通知、公告、論壇，以及電子郵件、即時通訊等等。信息的充分共享與交流，能使企業(yè)內(nèi)部因信息透明、溝通及時，而營造出和諧的人文環(huán)境，從而顯著提高工作效率。

　　檔案管理：文件管理更高效;檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內(nèi)容之一。企業(yè)因日常工作積累的文件、檔案大量存在。檔案歸檔、整理、出借、入庫等等工作相當(dāng)繁重。泛普軟件信息化服務(wù)平臺的檔案管理功能，能夠用電腦自動實現(xiàn)檔案在多人間的歸還、借閱、入庫等等工作，大大提高了工作效率，減少文檔管理工作負(fù)荷的同時也減小工作誤差并規(guī)范了文檔管理的制度。

　　3.2 泛普軟件=協(xié)同OA辦公系統(tǒng)平臺之知識管理

　　目前很多管理者也切身認(rèn)識到信息資源不能共享所帶來的弊病。知識管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對知識進(jìn)行識別、整理、傳遞和充分發(fā)揮其作用的過程。知識管理就是運用集體智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。所以如何提升和引導(dǎo)員工學(xué)習(xí)熱情、綜合素質(zhì)是企業(yè)應(yīng)考慮的重要課題。企業(yè)除了在線下要整理和組織相關(guān)知識性材料外，OA對各種學(xué)習(xí)資源、資料信息的分類、整理、發(fā)布、共享起著積極作用，為企業(yè)員工提供一個專門學(xué)習(xí)、知識掌握的場所。在我們的系統(tǒng)中規(guī)劃了公共文件、檔案中心、信息發(fā)布、論壇等模塊提供給企業(yè)靈活應(yīng)用。

　　3.3 梳理流程、規(guī)范管理

　　傳統(tǒng)的管理方式造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本、辦公費用居高不下，不但給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且也不能營造一個和諧的辦公環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領(lǐng)導(dǎo)帶來了繁重的工作壓力。因此企業(yè)需要一套規(guī)范化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時間、成本并提高效率。在我們的平臺中也提供了輔助解決這些問題的的功能模塊，詳細(xì)介紹如下：

　　公文管理：把傳統(tǒng)流程電子化，利用電子表單和工作流規(guī)范流程，實現(xiàn)可監(jiān)控、可追溯、及時提醒辦理;避免違規(guī)操作并可快速搜索和查看歷史信息。

　　耗費物、物品管理：物品管理責(zé)任到人，遵循庫存管理原則，結(jié)合申請審批、領(lǐng)用確認(rèn)流程能有效規(guī)范管理;

　　交辦任務(wù)：工作安排明確，結(jié)合任務(wù)修改留痕、任務(wù)日志及即時消息提醒能及時掌握工作計劃;