電話中心管理

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　電話中心管理

　　1、菜單：[日常辦公] →[CRM管理]→ [電話管理]→[電話中心]

　　2、功能：日常工作中員工會經(jīng)常接聽客戶的電話，在接聽過程中會獲取許多客戶資料，但是如果沒有及時(shí)記錄，在電話掛斷以后就會丟失這部分的信息，這時(shí)我們就可以使用系統(tǒng)中的[電話中心]結(jié)合實(shí)物的電話機(jī)，對通話內(nèi)容進(jìn)行錄音，在閑時(shí)就可以重新提取錄音進(jìn)行備忘記錄。主管人員也可以根據(jù)此部分信息對下屬進(jìn)行日常工作的了解。為工作考核提供部分的依據(jù)。登陸用戶可以再這個(gè)頁面中記錄電話內(nèi)容，也可以根據(jù)需要查詢電話記錄，收聽電話錄音。

　　3、輸入畫面：

　　4、環(huán)境設(shè)定說明：

　　Ø 硬件需求： 目前使用[電話中心],系統(tǒng)要求用戶必須配置一個(gè)電話機(jī)、電話接線卡、電話卡服務(wù)器。

　　○ 電話機(jī)：平時(shí)用戶對外撥打電話的電話機(jī)。

　　○ 電話接線卡：用于將電話機(jī)與電信公司的電話線進(jìn)行連接。

　　○ 電話卡服務(wù)器：用于安裝[電話接線卡]使用,在服務(wù)器中必須安裝電話監(jiān)控軟件TMN.exe,所有的錄音文件會存放在這個(gè)服務(wù)器上面。也可以與泛普Erp的服務(wù)器相同。

　　Ø 軟件

　　○ 首先必須安裝我們的泛普erp系統(tǒng)，保證系統(tǒng)可以正常使用。

　　○ 必須安裝電話監(jiān)控軟件TMN.exe,它可以對電話記錄、電話錄音進(jìn)行保存。

　　Ø 控件安裝

　　○ 在使用電話中心時(shí)，電話接入時(shí)會有提醒窗口彈出，使用這個(gè)來電提醒窗口需要安裝一個(gè)控件TMNC_OCX.ocx，在登陸泛普Erp系統(tǒng)時(shí)，會檢測本操作系統(tǒng)是否已經(jīng)安裝這個(gè)插件，如果沒有安裝，則會提醒安裝。

　　○ 在IE中沒有將泛普Erp的站點(diǎn)設(shè)置為可信任站點(diǎn)，IE會將控件攔截，導(dǎo)致不能安裝，這時(shí)只要將站點(diǎn)設(shè)置為低安全級的可信任站點(diǎn)就可以了。

　　○ 在安裝完上面的軟硬件以后，就可以正常的使用泛普Erp提供的設(shè)置將軟硬件結(jié)合起來使用了。

　　5、操作說明：

　　Ø 首先我們必須進(jìn)入[電話設(shè)置]頁面將軟硬件進(jìn)行連接,根據(jù)電話卡服務(wù)器的IP地址鏈接,并對使用過程中的錄音文件存放位置、內(nèi)線區(qū)段、外線先撥進(jìn)行設(shè)置，將員工以及對應(yīng)電話線路進(jìn)行匹配。

　　Ø 設(shè)置完以后，我們在[電話設(shè)置]中添加的員工就可以進(jìn)入泛普Erp系統(tǒng)，在打開泛普Erp系統(tǒng)的前提下如果有電話打入時(shí)會有彈出來電提醒窗口，接聽或撥出的電話都可以進(jìn)行錄音，記錄未接電話，直接在提醒窗口進(jìn)入查詢客戶合約，還可以從提醒窗口轉(zhuǎn)入到客戶問題頁面中查詢或新增客戶問題。

　　○ 來電號碼：接入電話的號碼。

　　○ 來電時(shí)間：電話接入的時(shí)間，精確到秒。

　　○ 來電人/公司：根據(jù)系統(tǒng)[基礎(chǔ)資料]中所輸入的[電話號碼]進(jìn)行查詢，如果有完全相同的號碼，則進(jìn)行精確查詢，如果沒有，則根據(jù)撥入號碼進(jìn)行模糊查詢，會自動(dòng)忽略[基礎(chǔ)資料-電話號碼]中輸入的字符,如：‘()’、‘-’等。這里涉及的基礎(chǔ)資料主要有4部分：客戶/廠商、員工、業(yè)務(wù)、聯(lián)系人。

　　○ 轉(zhuǎn)電話中心：點(diǎn)擊則進(jìn)入[電話中心]頁面,并將[電話號碼]、[聯(lián)系人資料]等一并帶入,方便記錄電話記錄。

　　○ 轉(zhuǎn)客戶問題：當(dāng)客戶在提出問題以后，用戶可以通過此按鈕進(jìn)入[客戶問題]明細(xì)頁面進(jìn)行查詢客戶[合約]、[問題]資料,并可直接點(diǎn)擊[新增客戶問題]按鈕增加客戶問題記錄。

　　○ 如果來電的是客戶，系統(tǒng)在查詢出記錄以后就會在下方出現(xiàn)[客戶名稱],用戶可通過此直接查詢客戶資料。

　　Ø 用戶接到電話以后可以直接點(diǎn)擊[轉(zhuǎn)電話中心],進(jìn)入電話中心主頁面。

　　○ 電話記錄：在提醒窗口中直接點(diǎn)擊[轉(zhuǎn)電話中心]以后,系統(tǒng)會將[電話號碼]、[通話對象]、[通話人]、[通話時(shí)間]直接帶入[電話記錄]窗口,用戶只要選擇分類,記錄通話內(nèi)容就可以了。電話記錄在保存時(shí)會將電話錄音一并保存到記錄中。

　　○ 電話記錄列表：用保存了[電話記錄]以后,系統(tǒng)會將資料列示在下方的列表中,用戶或者管理人員可以根據(jù)需要對錄音進(jìn)行收聽。

　　○ 電話記錄列表-操作：點(diǎn)擊操作按鈕，系統(tǒng)會將當(dāng)前記錄代入[電話記錄]修改頁面中，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行修改。

　　○ 通話記錄：在頁面的右上角區(qū)域會對用戶在打開泛普Erp過程中所有的通話記錄進(jìn)行列示，系統(tǒng)默認(rèn)類似本月數(shù)據(jù)，分別記錄[未接]、[已接]和[已撥]電話，在這里可以根據(jù)需要進(jìn)行[補(bǔ)電話記錄]和[補(bǔ)客戶問題]的操作。

　　○ 鍵盤區(qū)：頁面右下角系統(tǒng)提供了一個(gè)[數(shù)字鍵盤]供用戶直接撥打電話使用,在[顯示區(qū)域]直接輸入號碼或者直接點(diǎn)擊鍵盤上的數(shù)字鍵,點(diǎn)擊[摘機(jī)]按鈕,系統(tǒng)會直接將電話撥出,此時(shí)撥出的電話以及用戶匹配的電話機(jī)會同時(shí)響起,只要雙方拿起話機(jī)就可以進(jìn)行通話了，如果想結(jié)束通話，用戶只需點(diǎn)擊[掛機(jī)]按鈕或直接掛斷話機(jī)就可以了。

　　○ 電話資料查詢：鍵盤下方提供了4種類別供用戶查詢基礎(chǔ)資料中的電話號碼，直接點(diǎn)擊號碼帶入顯示區(qū)域撥打即可。