監(jiān)理公司管理系統(tǒng) | 工程企業(yè)管理系統(tǒng) | OA系統(tǒng) | ERP系統(tǒng) | 造價咨詢管理系統(tǒng) | 工程設計管理系統(tǒng) | 甲方項目管理系統(tǒng) | 簽約案例 | 客戶案例 | 在線試用
X 關閉

客戶信息管理系統(tǒng)中文檔管理應該遵守相關的制度

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　文檔管理就是對文件檔案的收集、保管、使用以及管理銷毀等。客戶信息管理系統(tǒng)中文檔管理應該遵守相關的制度，特別是

　　保密制度應該強調(diào)，尤其是涉及公司機密的文件。泛普軟件-客戶信息管理系統(tǒng)建立檔案的全宗，案卷，目錄等，比如以年份來建立宗卷等。要根

　　據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)特點分類，歸檔，比如文件可以以其時間歸類，也可以按照事由歸類，具體情況具體分析。然后再使用時要注意相關制度，做好登記工作等，并且檔案管理應該做到專人管理，并且在使用后做好收集工作。還有就是重要檔案的保管對起環(huán)境也有所要求。當然文件的銷毀處理都有相關要求，應該遵循，不可以擅自單獨銷毀文檔。

　　集中存儲與備份

　　針對企業(yè)的文檔管理，首先需要將不同人員的文檔進行集中存儲和集中備份，確保文檔永不丟失。文檔分類是優(yōu)化文檔管理加快文檔查找與訪問關鍵的一步。

　　權限管理

　　對于文檔的使用者而言，特定用戶只允許訪問特定類型的文檔。例如領導可以閱讀所有文檔，而技術人員只能閱讀本部門的技術設計相關等文檔,市場人員能查看并更新市場資料等.系統(tǒng)可以對文件夾、文檔進行用戶/部門級的操作權限設置，包括：不可見、列表、讀取、下載、修改、管理及上傳。

　　文檔查找

　　要有效率的找到文檔是文檔管理的目標之一，可以通過搜索找到文件，例如可以對文件夾/文件的名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間等所有屬性進行查詢，泛普軟件同時也可以對文本性文檔的內(nèi)容進行全文檢索。

　　文檔版本控制

　　組織中的文檔大多不是一次定稿，需要經(jīng)過多次修改，這樣同一份文檔可能存在多個版本，組織即需要統(tǒng)一使用最新的文檔，同時也需要保存歷史所形成的版本，以便日后查詢。一個文檔可以對應多個版本，不必再依靠命名文檔標題來區(qū)分版本。

發(fā)布：2006-11-20 14:40    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
相關文章：