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企業(yè)客戶信息管理系統(tǒng)如何應(yīng)用最好呢？

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　　客戶信息管理系統(tǒng)隨著在中國企業(yè)實踐的推移，得到了非常廣泛的應(yīng)用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?

　　知識管理隨著在中國企業(yè)實踐的推移，得到了非常廣泛的應(yīng)用。泛普軟件-客戶信息管理軟件咨詢多年來在研究知識管理及其實施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?企業(yè)中的知識如何梳理?企業(yè)客戶信息管理系統(tǒng)如何應(yīng)用?解決這些問題的關(guān)鍵在于——文檔管理。

　　咨詢發(fā)現(xiàn)企業(yè)在進行文檔管理時，通常會被三個問題困擾：

　　第一企業(yè)里的知識內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識存在于不同的地方，如何通過一個統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。

　　第二，當所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，該如何確保這些知識的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時能在企業(yè)里得到充分的共享。

　　第三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

　　設(shè)計知識庫目錄有效分類海量文檔

　　企業(yè)中每個員工、每個部門、每個業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?這就需要運用知識庫目錄的設(shè)置。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構(gòu)來設(shè)置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同的業(yè)務(wù)公司發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務(wù)公司文檔下，既用組織結(jié)構(gòu)這個維度設(shè)置知識文檔目錄。但是這種分類方法可能會存在一些問題：當企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，文檔的分類就需要調(diào)整，而這種調(diào)整是比較困難復(fù)雜的。因此在分類時，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點相結(jié)合。

　　知識庫目錄一般是分層級的，第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設(shè)置，比如集團、子公司A、子公司B這樣一個體系推進。第二層可根據(jù)職能部門的特點劃分。企業(yè)中的財務(wù)管理、人力資源管理等部門的職能具有一定的穩(wěn)定性，如財務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)報表管理等內(nèi)容，這對任何一家企業(yè)來說都是相的。因此可按照這個維度設(shè)置知識庫的二級目錄。再比如營銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，泛普軟件包括4p理論、5p理論。按照4p、5p的方式來設(shè)置營銷領(lǐng)域的知識庫文檔也是一個比較好的方法，就無須探討營銷領(lǐng)域的職能到底是在部門A還是部門B。

　　設(shè)置知識庫目錄需要遵循兩大原則。第一是相互獨立、完全窮盡。一篇文檔在一個目錄下存在了，就不在其他目錄下存在，目錄和目錄之間是相互獨立的，沒有重疊的部分，沒有交叉覆蓋的地方。完全窮盡是指知識庫目錄里面的文檔應(yīng)該把企業(yè)的文檔“一網(wǎng)打盡”，避免出現(xiàn)有文檔找不到合適的目錄放的情況。

　　第二個原則是層級不宜過多。一般來講企業(yè)知識庫目錄設(shè)置不超過四層，如果超過四層，就會讓用戶在使用時感到不方便。如果創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時候需要非常復(fù)雜地找到對應(yīng)的目錄，是不便捷的。還要注意的是，在設(shè)置知識庫目錄的時候要以滿足用戶的需求為準則。不需要對設(shè)置知識庫目錄做非常深入、詳細的探討，只要滿足用戶需求即可。

發(fā)布：2006-11-20 15:17    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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