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客戶(hù)信息管理使得用戶(hù)能夠通過(guò)文檔的標(biāo)題來(lái)快速檢索
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企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時(shí)候,員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬(wàn)篇,甚至更多的時(shí)候,用戶(hù)在檢索這些文檔的時(shí)候就會(huì)遇到困難,無(wú)法找到想要的東西,或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求,猶如大海撈針。
要解決這個(gè)問(wèn)題可以從以下幾個(gè)方法入手:
第一,增加檢索的便利性,可通過(guò)建立一套比較完備的命名規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)。電子文檔的命名是有講究的,如一篇文檔叫《通知》,光看這個(gè)標(biāo)題無(wú)法知道通知是什么關(guān)于什么內(nèi)容的,用戶(hù)無(wú)法知道文檔的核心內(nèi)容。因此用戶(hù)在創(chuàng)建文檔時(shí)應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)范的命名規(guī)則來(lái)創(chuàng)建文檔,泛普軟件-客戶(hù)信息管理系統(tǒng)使得用戶(hù)能夠通過(guò)文檔的標(biāo)題來(lái)快速檢索。如:公司名+部門(mén)名+內(nèi)容+版本號(hào)等一連串的字符把這篇文檔的核心內(nèi)容展示出來(lái)。
需要考慮的因素是如何界定某篇文檔的命名是否規(guī)范?有三個(gè)原則:
一是考慮沒(méi)看過(guò)文檔的人看了標(biāo)題后是否能夠了解文檔的內(nèi)容;
二是這個(gè)命名規(guī)則是否把這篇文檔的核心內(nèi)容清晰地通過(guò)標(biāo)題展示出來(lái);
三是文檔命名包含的字符是否把文檔主要意思包含起來(lái)。
如果每個(gè)員工都能夠按照知識(shí)管理里面的文檔命名規(guī)則來(lái)命名文檔,每個(gè)人就能夠快速地檢索定位。
第二,客戶(hù)信息管理軟件通過(guò)設(shè)定關(guān)鍵詞、摘要、正文中的目錄或一些核心信息,讓用戶(hù)通過(guò)關(guān)鍵詞、摘要等檢索到相應(yīng)的文檔。這對(duì)不少企業(yè)來(lái)講是個(gè)非常耗費(fèi)精力的一項(xiàng)工作。尤其是有些企業(yè)已經(jīng)運(yùn)作了十年乃至二十年,企業(yè)內(nèi)部積累的文檔數(shù)量非常龐大,要對(duì)每一篇文檔的關(guān)鍵詞等從文中摘出來(lái)是非常有難度的。建議挑選一些非常重點(diǎn)的,對(duì)企業(yè)非常關(guān)鍵的文檔挑選出來(lái)做關(guān)鍵詞、摘要等內(nèi)容的補(bǔ)充。對(duì)于大量的普通文檔就不需要做這樣的工作。
第三,通過(guò)“多維分類(lèi)檢索”定位文檔。企業(yè)可以通過(guò)更多不同緯度的分類(lèi)方式把文檔按照多個(gè)緯度來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。在設(shè)置多維分類(lèi)屬性時(shí)有很多分類(lèi)方法,有一些對(duì)于任何企業(yè)都是適用的。比如所有企業(yè)都包含這樣的文檔:公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。泛普軟件可以通過(guò)分類(lèi)屬性的設(shè)置給這些文檔加一個(gè)標(biāo)簽。比如通過(guò)“任命”這個(gè)標(biāo)簽把系統(tǒng)中所有帶“任命”標(biāo)簽的文檔提取出來(lái)。還有些維度與企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)有關(guān),如房地產(chǎn)企業(yè)從開(kāi)始的土地獲取到最后整個(gè)樓盤(pán)出售過(guò)程的文檔都可以配制成多維的分類(lèi)屬性。
房地產(chǎn)企業(yè)也可以按照樓盤(pán)的屬性把所有樓盤(pán)的信息相關(guān)文檔搜索出來(lái)。在一些制藥型企業(yè)還可以按照“疾病”的維度按各種病癥分類(lèi);也可按照醫(yī)院的科室進(jìn)行分類(lèi)。因此,企業(yè)在設(shè)置多維分類(lèi)的時(shí)候一方面可以參考普遍企業(yè)包含文檔的內(nèi)容設(shè)置分類(lèi)維度,客戶(hù)信息管理系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)特點(diǎn)來(lái)設(shè)置多維分類(lèi)屬性的內(nèi)容。
- 1客戶(hù)信息管理系統(tǒng)探索性調(diào)研適合于哪些問(wèn)題呢?
- 2客戶(hù)信息管理是全文檢索的語(yǔ)義分析能力和智能化
- 3客戶(hù)信息管理跟現(xiàn)有系統(tǒng)的集成跟業(yè)界的信譽(yù)
- 4不同客戶(hù)信息管理軟件其功能不同,價(jià)格相差多少呢?
- 5客戶(hù)信息管理軟件為員工打造一種可執(zhí)行的環(huán)境
- 6客戶(hù)信息管理系統(tǒng)能夠規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的管理
- 7客戶(hù)信息管理服務(wù)于客戶(hù),增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力
- 8客戶(hù)信息管理系統(tǒng)都有哪些比較好的呢?
- 9客戶(hù)信息管理軟件中知識(shí)管理的主要目的是什么?
- 10企業(yè)客戶(hù)信息管理系統(tǒng)哪款好用呢?
- 11客戶(hù)信息管理軟件如何處理好復(fù)雜的客戶(hù)關(guān)系呢?
- 12客戶(hù)信息管理軟件確保文檔安全性,保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)
- 13客戶(hù)信息管理軟件和OA系統(tǒng)的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)
- 14客戶(hù)管理信息系統(tǒng)什么最好?
- 15客戶(hù)信息管理系統(tǒng)解決方案與每個(gè)部門(mén)的工作安排與功能應(yīng)用
- 16購(gòu)買(mǎi)一套客戶(hù)信息管理系統(tǒng)到底需要多少錢(qián)呢?
- 17客戶(hù)信息管理系統(tǒng)如何選比較好的?
- 18客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)的功能都有哪些?
- 19客戶(hù)管理信息系統(tǒng)的價(jià)格是多少?貴嗎?
- 20客戶(hù)信息管理系統(tǒng)按什么樣的順序來(lái)執(zhí)行呢?
- 21客戶(hù)信息管理系統(tǒng)是什么?
- 22客戶(hù)信息管理系統(tǒng)將企業(yè)所有的文檔集中存儲(chǔ)
- 23客戶(hù)管理信息系統(tǒng)哪種好?
- 24客戶(hù)信息管理成為所有企業(yè)和管理者易為關(guān)注的問(wèn)題之一
- 25客戶(hù)信息管理系統(tǒng)的功能介紹
- 26客戶(hù)信息管理系統(tǒng)在項(xiàng)目型制造企業(yè)的作用是什么?
- 27客戶(hù)信息管理交貨期同期控制管理
- 28客戶(hù)信息管理系統(tǒng)提高企業(yè)工作效率的方式有哪些?
- 29客戶(hù)信息管理軟件控制風(fēng)險(xiǎn)的措施
- 30客戶(hù)信息管理使得用戶(hù)能夠通過(guò)文檔的標(biāo)題來(lái)快速檢索
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