解讀物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理的基本概念實(shí)施要點(diǎn)

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摘要： 物流erp是一個集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想為一體的集成性系統(tǒng)。一方面是由于物流erp一般需要綜合運(yùn)用自動監(jiān)控、通信網(wǎng)絡(luò)、軟件工程等諸多先進(jìn)技術(shù)。另一方面物流erp的實(shí)施要對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程做必要的重組與再造,涉及到企業(yè)管理方式的變革;企業(yè)實(shí)施物流erp系統(tǒng),大多出自 物流erp是一個集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想為一體的集成性系統(tǒng)。一方面是由于物流erp一般需要綜合運(yùn)用自動監(jiān)控、通信網(wǎng)絡(luò)、軟件工程等諸多先進(jìn)技術(shù)。另一方面物流erp的實(shí)施要對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程做必要的重組與再造，涉及到企業(yè)管理方式的變革;企業(yè)實(shí)施物流erp系統(tǒng)，大多出自于以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的考慮，物流erp的導(dǎo)人會更多地反映企業(yè)的戰(zhàn)略思想。因此，作為監(jiān)理專家，應(yīng)從信息技術(shù)和管理思想集成的角度，企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度來理解物流erp系統(tǒng)，并協(xié)助企業(yè)推進(jìn)物流erp系統(tǒng)的順利實(shí)施和應(yīng)用。

一、 監(jiān)理的必要性

(一)監(jiān)理是信息產(chǎn)業(yè)價值鏈進(jìn)一步分工的產(chǎn)物

在信息產(chǎn)業(yè)價值鏈上有三層，第一層是軟件商，他們主要的任務(wù)是開發(fā)軟件;第二層是實(shí)施隊伍，他們以實(shí)施顧問的身份出現(xiàn)，第三層是咨詢公司，提供信息化戰(zhàn)略咨詢，他們針對企業(yè)信息化過程中的流程再造、組織變革、管理變革為企業(yè)提供信息咨詢。但目前，國內(nèi)并沒有形成明顯的三層結(jié)構(gòu)：即做軟件的做軟件，做實(shí)施的做實(shí)施，做咨詢的做咨詢。其中，咨詢公司往往都在做實(shí)施，實(shí)際上無法扮演咨詢角色，也就是說咨詢公司不能作為用戶朋友的身份出現(xiàn)。此外，有些軟件公司既做軟件開發(fā)，也做系統(tǒng)實(shí)施，更做管理咨詢。在這些情況下，咨詢方是站在軟件商的立場上，為確保用戶方的利益，監(jiān)理便應(yīng)運(yùn)而生。

(二)企業(yè)實(shí)施物流erp系統(tǒng)的經(jīng)驗不足，需要監(jiān)理給予必要的指導(dǎo)

管理信息系統(tǒng)對大多數(shù)企業(yè)來講并不陌生，但物流erp系統(tǒng)就不然。物流erp系統(tǒng)的實(shí)施對絕大多數(shù)企業(yè)而言往往都是首次遭遇，嚴(yán)重缺乏經(jīng)驗。由于物流erp系統(tǒng)在國內(nèi)還只有少數(shù)企業(yè)在應(yīng)用，再者物流erp系統(tǒng)本身嚴(yán)密的科學(xué)性、高度的集成性和實(shí)施的復(fù)雜性，往往使企業(yè)在實(shí)施過程中始終會感到心里不踏實(shí)，出現(xiàn)問題不知采取何種對策，更談不上對可能出現(xiàn)的問題預(yù)先制定防范措施。因此，需要中立的第三方監(jiān)理給予必要的幫助，指導(dǎo)企業(yè)實(shí)施物流erp系統(tǒng)。

(三)引入物流erp系統(tǒng)監(jiān)理機(jī)制是規(guī)避物流erp系統(tǒng)風(fēng)險的需要

物流erp系統(tǒng)投資大、風(fēng)險高。一家調(diào)查機(jī)構(gòu)對美國年營業(yè)額在5億美元以上并采用了物流erp的公司進(jìn)行的研究結(jié)果披露，物流erp系統(tǒng) 系統(tǒng)采用成本超過預(yù)計成本的178%，安裝時間超過預(yù)計時間的230%，使用后公司虧損卻達(dá)到令人驚訝的59%。根據(jù)以上所述，物流erp系統(tǒng)是一個高風(fēng)險的企業(yè)管理系統(tǒng)工程項目。需要有中立的第三方在項目的績效控制、項目進(jìn)度控制、項目成本控制等方面對整個物流erp系統(tǒng)項目進(jìn)行協(xié)調(diào)，化解物流erp系統(tǒng) 實(shí)施風(fēng)險。此外 ， 監(jiān) 理的產(chǎn)生也是分擔(dān)信息化風(fēng)險的需要。對于大型信息化項目的風(fēng)險是不容易控制的，通過授權(quán)監(jiān)理公司，使監(jiān)理公司承擔(dān)了一部分項目風(fēng)險

(四) 企業(yè)和實(shí)施顧問公司之間利益沖突，需要物流erp系統(tǒng)監(jiān)理從中化解

企業(yè)關(guān)注的是實(shí)施信息化系統(tǒng)后對企業(yè)的實(shí)際效果如何;而實(shí)施顧問公司更為關(guān)注項目的成本與利潤控制。特別是實(shí)施公司為了爭奪客戶，在與客戶接觸的前期階段過分夸大項目的預(yù)期效果，過分提高客戶的項目期望等等，信息不對稱都為后續(xù)出現(xiàn)的項目矛盾或糾紛造成了隱患。另一方面，企業(yè)由于對信息技術(shù)認(rèn)識差距，要求對實(shí)施過程計劃更改，對實(shí)施結(jié)果與軟件實(shí)施商的認(rèn)識分歧等，也造成誤解和沖突。要減少或消除這種信息化不對稱和工作不協(xié)調(diào)，有必要引人監(jiān)理機(jī)制，從中做必要的協(xié)調(diào)，化解潛在利益沖突。

二、監(jiān)理的基本概念

(一)監(jiān)理的含義

“監(jiān)理 ”一 詞是指人們對一種行為活動的監(jiān)督理順。信息化監(jiān)理源自于國外，20世紀(jì)90年代由國內(nèi)咨詢公司引進(jìn)。物流erp系統(tǒng)監(jiān)理受業(yè)主(企業(yè))的委托，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對該單位信息工程項目的全過程進(jìn)行監(jiān)督管理，并站在第三方的立場上，公正地協(xié)調(diào)企業(yè)、軟件公司、實(shí)施顧問的關(guān)系，通過監(jiān)督、審查、控制物流erp系統(tǒng) 各個模塊的實(shí)施，使系統(tǒng)按預(yù)定的質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)全面上線?？梢钥闯?，監(jiān)理的服務(wù)對象是企業(yè)，但代表了企業(yè)、實(shí)施顧問、軟件公司等各方的利益。

(二)監(jiān)理的內(nèi)容

總的來說 ，物流erp系統(tǒng)監(jiān)理的內(nèi)容可概括為:“三監(jiān)督，三控制，一協(xié)調(diào)，一審查”(見圖1)。

1.三監(jiān)督。三監(jiān)督是指事前監(jiān)督，事中監(jiān)督、事后監(jiān)督，即:物流erp系統(tǒng) 系統(tǒng)實(shí)施前監(jiān)督、實(shí)施過程中的監(jiān)督、實(shí)施后的監(jiān)督。監(jiān)理專家圍繞整個物流erp系統(tǒng)的實(shí)施過程，對關(guān)系到物流erp系統(tǒng) 順利實(shí)施的各個因素進(jìn)行監(jiān)督，并針對潛在的風(fēng)險提出解決方案，及時地把風(fēng)險控制在預(yù)定的范圍內(nèi)。

2.三控制。“三控制”是指質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制。質(zhì)量控制是指監(jiān)理專家在實(shí)施前對軟、硬件質(zhì)量進(jìn)行控制，例如，發(fā)放評測問卷，評測軟、硬件的質(zhì)量，協(xié)助企業(yè)選擇軟、硬件系統(tǒng)，并在實(shí)施的過程中，對系統(tǒng)實(shí)施效果進(jìn)行必要的控制，使其上線后系統(tǒng)的質(zhì)量水平達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。投資控制是指監(jiān)理專家在物流erp的實(shí)施過程中，對軟、硬件、人員的投人，確保把物流erp系統(tǒng)的投資控制在預(yù)定或企業(yè)可以承受的范圍內(nèi)。進(jìn)度控制是指監(jiān)理專家在信息系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)程中，按預(yù)定的目標(biāo)控制系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度，即確保系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度按計劃進(jìn)行，力爭不延期、不提前。

3.一協(xié)調(diào)。站在公正的角度協(xié)調(diào)軟件開發(fā)商、用戶之間的可能、潛在的沖突或矛盾，理順企業(yè)、軟件、實(shí)施顧問三者之間的關(guān)系。

4.一審查。監(jiān)理專家對項目的所有階段性成果，或者里程碑式的成果，包括整個項目的技術(shù)路線、技術(shù)策略、技術(shù)方法、項目管理的方法與策略等與項目有關(guān)的情況進(jìn)行審查，并給出評估意見。

(三)監(jiān)理的費(fèi)用

理論上講 ，物流erp系統(tǒng)監(jiān)理的構(gòu)成是監(jiān)理單位在物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理活動中所需要的全部成本，再加上應(yīng)交納的稅金以及監(jiān)理公司應(yīng)獲取的合理的利潤。一般工程建設(shè)監(jiān)理費(fèi)用的估算方式，通常是在工程的概算中列支。所以，一些物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理的費(fèi)用也是按照占整個項目費(fèi)用的3%一5%左右估算。但是，監(jiān)理費(fèi)用的定價也可采用靈活的方式，根據(jù)雙方估計的工作量定價。

(四)物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理的組織保證

對于實(shí)施 物流erp，監(jiān)理機(jī)構(gòu)可根據(jù)工程項目規(guī)模、性質(zhì)及業(yè)主對監(jiān)理的要求，委派合適的人員擔(dān)任項目的總監(jiān)理工程師，代表監(jiān)理單位全面負(fù)責(zé)該項目的監(jiān)理工作。總監(jiān)理工程師對內(nèi)向監(jiān)理單位負(fù)責(zé)，對外向業(yè)主服務(wù)。在總監(jiān)理工程師的具體領(lǐng)導(dǎo)下組建項目的監(jiān)理班子，并根據(jù)簽訂的監(jiān)理委托合同，制定監(jiān)理規(guī)劃和具體的實(shí)施計劃，開展監(jiān)理工作?？偙O(jiān)理工程師應(yīng)進(jìn)人企業(yè)物流erp系統(tǒng)決策委員會，和企業(yè)其它的高層領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施顧問一起工作，并擁有建議權(quán)。

三、監(jiān)理的過程

2003 年 ，筆者所在的研究隊伍承擔(dān)了某集團(tuán)型企業(yè)物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理，經(jīng)過5個月的實(shí)施工作，該企業(yè)的物流erp全面上線。物流erp系統(tǒng)項目實(shí)施期間，監(jiān)理組開展的工作主要集中在三個方面。

一)項目實(shí)施前監(jiān)理

在物流erp系統(tǒng)項自實(shí)施前，監(jiān)理的專家主要的任務(wù)是全面調(diào)研企業(yè)的現(xiàn)狀，明確企業(yè)對信息化的需求，協(xié)助企業(yè)明晰物流erp系統(tǒng)要為企業(yè)自身解決的問題。在此基礎(chǔ)上，協(xié)助企業(yè)開展物流erp系統(tǒng)軟、硬件系統(tǒng)和系統(tǒng)實(shí)施顧問公司的選擇。監(jiān)理專家以評測的方式對系統(tǒng)軟、硬件的功能、技術(shù)性能、價位、技術(shù)支持等方面評測，確保企業(yè)選擇滿足需要的、高性價比的物流erp系統(tǒng)軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。此外，監(jiān)理專家還應(yīng)對系統(tǒng)實(shí)施顧問的資質(zhì)、服務(wù)能力、實(shí)施費(fèi)用進(jìn)行評測。必要的時候，監(jiān)理專家有必要協(xié)助企業(yè)進(jìn)行軟、硬件系統(tǒng)和實(shí)施顧問的商務(wù)談判。

(二)項目實(shí)施過程中監(jiān)理

項目過程監(jiān)理主要是指在項目實(shí)施過程中，對項目實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督和控制，其主要作用和任務(wù)是:控制項目實(shí)施過程中投人的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)，使之達(dá)到項目實(shí)施計劃的要求。項目實(shí)施階段監(jiān)理工作的主要目的:控制項目質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用目標(biāo)，為項目驗收打好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)和滿足用戶需求。

在項目的實(shí)施過程中，監(jiān)督和控制的依據(jù)是計劃和目標(biāo)，監(jiān)督和控制的目的是要使實(shí)施工作按計劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時，其直接的表現(xiàn)就是實(shí)施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo)，在這種情況下，項目監(jiān)理的工作，就是要及早發(fā)現(xiàn)這種偏離，分析原因，提出校正偏離的建議。

1.需求診斷。

(1)開展物流erp系統(tǒng)項目策劃。協(xié)助企業(yè)確定物流erp系統(tǒng)總需求、企業(yè)擬解決的問題、系統(tǒng)實(shí)施的總目標(biāo)。(2)監(jiān)理協(xié)助企業(yè)開展需求調(diào)研、完成調(diào)研報告。監(jiān)理專家應(yīng)參與的工作有:協(xié)助企業(yè)開展信息化現(xiàn)狀(如計算機(jī)數(shù)據(jù)，現(xiàn)有的軟件，信息人才儲備等)、企業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用情況、企業(yè)自有信息化技術(shù)人員情況、企業(yè)競爭力簡述、采用信息化業(yè)務(wù)發(fā)展的要點(diǎn)、當(dāng)前企業(yè)基本業(yè)務(wù)原有流程、業(yè)務(wù)任務(wù)下達(dá)與分解過程、目前經(jīng)營、計劃、調(diào)度重點(diǎn)業(yè)務(wù)信息等多方面的調(diào)研。(3)需求分析。和企業(yè)、實(shí)施顧間一起，研究企業(yè)對信息化的需求;明晰企業(yè)現(xiàn)有流程和物流erp的沖突;參與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組。

2.企業(yè)藍(lán)圖。

在企業(yè)藍(lán)圖階段，監(jiān)理專家應(yīng)根據(jù)需求分析階段得到的分析結(jié)果，審核企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是否能適應(yīng)物流erp系統(tǒng)的需要;部門業(yè)務(wù)流程是否詳細(xì)，部門之間的業(yè)務(wù)流程是否流暢;培訓(xùn)計劃是否全面、可行。

3.系統(tǒng)準(zhǔn)備。

系統(tǒng)準(zhǔn)備包括軟、硬件的準(zhǔn)備，也包括人員的準(zhǔn)備。監(jiān)理專家將根據(jù)企業(yè)草圖的需求、，檢查軟件、硬件系統(tǒng)是否齊全，實(shí)施顧問是否得力、是否到位;同時，企業(yè)自身的人員投人是否合適，是否能支持系統(tǒng)全面上線。此外，監(jiān)理專家還應(yīng)仔細(xì)檢查企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是否齊全，培訓(xùn)材料是否易于員工學(xué)習(xí)，員工培訓(xùn)是否到位，用戶手冊是否完整、規(guī)范等。

4.系統(tǒng)實(shí)施。

在系統(tǒng)實(shí)施階段，監(jiān)理專家將對系統(tǒng)各模塊進(jìn)行單元測試，并對所有模塊一起執(zhí)行系統(tǒng)整合測試，以確定所有物流erp系統(tǒng)作業(yè)是否均符合企業(yè)藍(lán)圖所訂定的流程。在此期間，監(jiān)理專家應(yīng)及時地協(xié)調(diào)實(shí)施顧問和部門工作人員發(fā)生的沖突，并對出現(xiàn)的問題提出建議，供物流erp系統(tǒng)項目決策委員會參考。

5.系統(tǒng)評佑。

系統(tǒng)評估是指監(jiān)理專家協(xié)助企業(yè)對上線后的系統(tǒng)實(shí)施情況進(jìn)行評估。在系統(tǒng)評估階段，監(jiān)理專家主要的任務(wù)是評估系統(tǒng)的實(shí)施結(jié)果，如可比生產(chǎn)成本降低情況，庫存占用資金的減少情況，生產(chǎn)計劃的執(zhí)行情況等，并能針對實(shí)施結(jié)果的缺陷提出校正的意見。

(三)項目實(shí)施后監(jiān)理

項目后期監(jiān)理，是指在項目實(shí)施完成以后，再對項目整個實(shí)施過程進(jìn)行回顧、分析和評判，考察項目實(shí)施結(jié)果，分析項目實(shí)施的得與失。項目后期監(jiān)理工作的主要目的:通過系統(tǒng)試運(yùn)行，考察系統(tǒng)是否達(dá)到合同規(guī)定的各項要求，是否滿足用戶需求。在項目實(shí)施后期，監(jiān)理主要應(yīng)參與的工作有:組織審查系統(tǒng)試運(yùn)行方案和項目驗收大綱;檢查系統(tǒng)的試運(yùn)行工作日志或紀(jì)錄;審查各專業(yè)(布線、網(wǎng)絡(luò)、軟件)的初步驗收測試報告;組織計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)驗收測試;組織應(yīng)用系統(tǒng)的驗收測試;組織項目的考核和驗收的評審會議工作;協(xié)助辦理系統(tǒng)和文檔的交付;編寫并提交項目監(jiān)理總結(jié)報告。

四、物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理的基本要求

物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理是近年才出現(xiàn)的新事物，對于監(jiān)理目前并沒有相應(yīng)的法則或法規(guī)加以規(guī)范化。筆者就所處研究隊伍近年來開展的物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理工作出發(fā)，認(rèn)為:

(一)監(jiān)理是中立的第三方中立機(jī)構(gòu)

物流erp系統(tǒng)項目區(qū)別其他項目的特殊性在于它是對業(yè)主自身的管理變革，業(yè)主具有雙重身份，既是項目的所有者，同時又是項目的核心主體，物流erp系統(tǒng)項目的工作量很大一部分必須由業(yè)主方自己完成。監(jiān)理為保證項目按進(jìn)度正常推進(jìn)，除了根據(jù)項目合約對實(shí)施顧問進(jìn)行監(jiān)控，也必須對業(yè)主進(jìn)行監(jiān)控，即:監(jiān)理處在第三方中立的位置，既要對業(yè)主負(fù)責(zé)，也要對實(shí)施顧問負(fù)責(zé)。

(二)全面了解企業(yè)的狀況

物流erp貫穿于產(chǎn)品設(shè)計、制造工藝、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)作業(yè)與控制和財務(wù)成本等制造性企業(yè)關(guān)注的各個管理環(huán)節(jié)，將企業(yè)的不同環(huán)節(jié)之間的不同職能如計劃和日程安排、采購、生產(chǎn)、融資等的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和溝通信息整合起來。實(shí)施物流erp系統(tǒng) 系統(tǒng)將會對企業(yè)的生產(chǎn)管理、財務(wù)、銷售、庫存等諸多方面帶來深刻的變革。作為物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理，有必要全面了解企業(yè)的生產(chǎn)狀況，并從系統(tǒng)的角度出發(fā)，協(xié)助企業(yè)做信息化規(guī)劃，進(jìn)而選擇合適的軟、硬件系統(tǒng)，以及適合企業(yè)需要的實(shí)施顧問。

(三)對物流erp有充分的認(rèn)識

要做好物流erp系統(tǒng)項目監(jiān)理，須全面把握物流erp系統(tǒng)的原理、系統(tǒng)導(dǎo)人等技術(shù);能準(zhǔn)確的預(yù)測企業(yè)實(shí)施后，企業(yè)會發(fā)生的變化;并能根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀，充分估計企業(yè)在實(shí)施物流erp系統(tǒng)的過程中，可能出現(xiàn)的問題。如果監(jiān)理專家對物流erp系統(tǒng)本身沒有深刻的認(rèn)識，就無法協(xié)助企業(yè)選擇適合企業(yè)的物流erp系統(tǒng)軟件，同時也無法有效地幫助企業(yè)開展業(yè)務(wù)流程重組。

(四)具備技術(shù)和管理集成的能力

物流erp是一個集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想為一體的集成性系統(tǒng)。一方面是由于物流erp一般需要綜合運(yùn)用自動監(jiān)控、通信網(wǎng)絡(luò)、軟件工程等諸多先進(jìn)技術(shù)。另一方面物流erp的實(shí)施要對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程做必要的重組與再造，涉及到企業(yè)管理方式的變革;企業(yè)實(shí)施物流erp系統(tǒng)，大多出自于以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的考慮，物流erp的導(dǎo)人會更多地反映企業(yè)的戰(zhàn)略思想。因此，作為監(jiān)理專家，應(yīng)從信息技術(shù)和管理思想集成的角度，企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度來理解物流erp系統(tǒng)，并協(xié)助企業(yè)推進(jìn)物流erp系統(tǒng)的順利實(shí)施和應(yīng)用。

(五)監(jiān)理專家應(yīng)具有咨詢能力

從概念上 “監(jiān)理”沿用了建筑行業(yè)的監(jiān)理概念，對物流erp系統(tǒng)來說，監(jiān)理應(yīng)包含部分咨詢的內(nèi)容。國外只有一個大咨詢的概念，有管理咨詢、技術(shù)咨詢、工程咨詢還有財務(wù)審計咨詢等不同的層面。具體到工程咨詢和技術(shù)咨詢，我國在20世紀(jì)80年代借鑒國外經(jīng)驗的時候用了“監(jiān)理”這個詞。這表明，監(jiān)理由咨詢派生而來，監(jiān)理專家應(yīng)具備咨詢的能力，能在企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組中，對各個模塊，如生產(chǎn)管理、庫存、銷售等，就技術(shù)和管理問題向物流erp系統(tǒng)決策委員會提出建議。監(jiān)理專家主要的任務(wù)是監(jiān)督并控制系統(tǒng)的實(shí)施，從理論上講監(jiān)理專家處于總攬全局的地位，他應(yīng)比實(shí)施顧問具備更強(qiáng)的咨詢能力。

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