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erp管理系統(tǒng)采購模塊
一、采購管理與ERP集成的一體化思想
ERP系統(tǒng)面向企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程,其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條緊密連接的供應(yīng)鏈,它將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部,對企業(yè)供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行管理和集成。
1、在企業(yè)內(nèi)部的集成方面
在企業(yè)內(nèi)部,ERP系統(tǒng)將整個(gè)企業(yè)的相關(guān)部門通過信息共享有機(jī)地集成一個(gè)整體。而采購管理作為企業(yè)內(nèi)部信息流、物流、資金流的源頭,實(shí)現(xiàn)基于ERP的采購管理系統(tǒng)的集成對于整個(gè)企業(yè)ERP系統(tǒng)集成具有重要意義。ERP系統(tǒng)重視對入們已習(xí)慣的原有工作方式與工作流程進(jìn)行重新改造和設(shè)計(jì),改造范圍越廣,新系統(tǒng)的潛能越能充分發(fā)揮。企業(yè)所得的收益也應(yīng)越大。在采購管理中不斷追求高效的流程,先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程結(jié)合在——起考慮,不斷優(yōu)化、磨合。這種在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的ERP的有效集成,將提高采購管理的效率,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源最大限度的發(fā)揮作用。
ERP是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的資源的管理,計(jì)劃、運(yùn)用都是以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)的。確保采購管理中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,建立完善的數(shù)據(jù)收集機(jī)制。在管理活動(dòng)中以數(shù)據(jù)說話,以合乎事實(shí)的數(shù)據(jù)為決策依據(jù),這才能實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成。
2、在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的集成方面
ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成,是企業(yè)從整個(gè)市場競爭與社會需求出發(fā),整合、優(yōu)化供應(yīng)鏈上的企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門、材料供應(yīng)商等各種資源,這樣實(shí)現(xiàn)了社會資源的優(yōu)化、重組,大大捉高了企業(yè)采購活動(dòng)中物流、資金流與信息流的運(yùn)轉(zhuǎn)效率,消除了眾多的中間冗余的環(huán)節(jié)。從而減少流通成本。并提高企業(yè)應(yīng)變能力。
這種ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成把企業(yè)與供應(yīng)商良好地連接宋,并通過信息網(wǎng)絡(luò)融為一體,目的是在激烈的市場競爭環(huán)境中求生存和發(fā)展,大大提高了企業(yè)采購管理的效率,給企業(yè)帶來了顯著的利益。企業(yè)采購管理中實(shí)現(xiàn)ERP的有效集成,消除了采購的許多冗余的中間環(huán)節(jié),減少了浪費(fèi),避免了延誤,具有良好的社會效應(yīng)。
綜上所述,一方面采購管理通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機(jī)集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的有效集成,達(dá)到與供應(yīng)商建立長期牢固的合作關(guān)系,優(yōu)化了企業(yè)的采購管理。總之,通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)外兩方面的集成,提高了企業(yè)采購管理的應(yīng)用效率,集中體現(xiàn)了采購管理與ERP集成的一體化思想。
二、 ERP采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)作
企業(yè)的采購工作相當(dāng)重要并且也非常繁雜,相當(dāng)多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率,對采購工作的主要控制要素:物料供應(yīng)的數(shù)量、價(jià)格以及供應(yīng)時(shí)間反而只是勉強(qiáng)應(yīng)付,幾乎沒有時(shí)間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應(yīng)商,更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強(qiáng)大的活力,提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。應(yīng)該說在諸多業(yè)務(wù)部門的ERP推廣與應(yīng)用中,采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實(shí)施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時(shí)可以根據(jù)一定的業(yè)務(wù)順序進(jìn)行:
1、建立供應(yīng)商資源
運(yùn)行ERP下的采購管理系統(tǒng)時(shí)首先是建立供應(yīng)商檔案,同時(shí)對首選、次選等供應(yīng)商加以分類,并建立供應(yīng)商的供應(yīng)貨物明細(xì)(品種、價(jià)格、供應(yīng)期、運(yùn)輸方式等),資料必須進(jìn)行最終確認(rèn)才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達(dá)時(shí),要讀入相應(yīng)的供應(yīng)商資料,并且初始化供應(yīng)商的有關(guān)賬務(wù)資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務(wù)。供應(yīng)商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。
2、生成采購申請
根據(jù)ERP的物料需求計(jì)劃生成的采購申請,同時(shí)綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式以及計(jì)劃外的物料申請,進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)物料合并,也可以人工干預(yù)和修改。另外,有些原材料的采購提前期很長(有的進(jìn)口件要半年以上的采購周期),因此有可能超過主生產(chǎn)計(jì)劃制定周期。這類采購的采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過銷售、財(cái)務(wù)與計(jì)劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數(shù)量和時(shí)間,然后制定物料的中期或長期采購申請。
3、確定優(yōu)選供應(yīng)商
該過程是落實(shí)采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源,綜合考查有關(guān)供貨價(jià)格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求,進(jìn)行供應(yīng)商選優(yōu)評價(jià),落實(shí)每種物料的優(yōu)選供應(yīng)商。對新開發(fā)的供應(yīng)商資源還要進(jìn)行供應(yīng)商的認(rèn)證過程,經(jīng)過相應(yīng)的評審并合格后才能作為許可采購的供應(yīng)商。
4、生成用款計(jì)劃
生成采購計(jì)劃后,系統(tǒng)自動(dòng)生成用款計(jì)劃,并根據(jù)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行維護(hù)。由財(cái)務(wù)對用款計(jì)劃進(jìn)行確認(rèn)之后反饋意見給采購部。
5、下達(dá)訂單
根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式、用款計(jì)劃以及計(jì)劃外的物料申請進(jìn)行物料合并,生成采購訂單。并經(jīng)過確認(rèn)后即可進(jìn)行訂單輸出,最后下達(dá)給供應(yīng)商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時(shí)追加的采購任務(wù),可以通過與供應(yīng)商協(xié)商直接下達(dá)采購訂單。
6、采購訂單跟催
采購業(yè)務(wù)人員對下達(dá)的采購訂單按計(jì)劃進(jìn)行跟蹤,系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時(shí)間周期,形成訂單跟催計(jì)劃。在跟催過程中,要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度及質(zhì)量情況,并及時(shí)對供應(yīng)商給予支持。
7、貨物驗(yàn)收
由采購業(yè)務(wù)員對供應(yīng)商所供貨物按訂單與進(jìn)行驗(yàn)收,并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗(yàn)收,并對不按計(jì)劃交貨的供應(yīng)商進(jìn)行管理控制(拖期、提前)。
8、結(jié)賬與費(fèi)用核算D結(jié)賬付款工作
應(yīng)由采購部門配合財(cái)務(wù)部門來完成,并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費(fèi)用的分?jǐn)?。?jì)算出物料的采購成本。
9、采購訂單結(jié)清
在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后,要及時(shí)結(jié)清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動(dòng)結(jié)清功能,可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結(jié)清方式。一般系統(tǒng)按付款結(jié)清的方式處理。也可以進(jìn)行強(qiáng)制結(jié)清。
10、系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)
采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設(shè)置。對這些數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)加以維護(hù)。
11、采購子系統(tǒng)運(yùn)作帶來的效益
采購子系統(tǒng)的實(shí)施可以給企業(yè)采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時(shí)間可以從實(shí)施前占總時(shí)間的50%,下降到12%。日常查詢庫存的時(shí)間也可以大大減少等。
(2)流程變革帶來的效益。例如:通過采購訂單,可以直接完成驗(yàn)收貨物、發(fā)票錄入等工作,并且簡化了所有數(shù)據(jù)的查詢。這些都會帶來流程效益。
(3)較少文件流轉(zhuǎn)。提高處理信息的效率。
(4)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。有統(tǒng)計(jì)表明,實(shí)施ERP后,采購業(yè)務(wù)人員的工作時(shí)間分配會發(fā)生較大的變化。業(yè)務(wù)人員研究工作來尋求降低成本的時(shí)間從28%增加到36%,而總的采購成本可以下降5%。這就說明實(shí)施ERP系統(tǒng)會提高采購人員的工作效率和素質(zhì)。
(5)提高基礎(chǔ)管理工作水平。采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性將得到加強(qiáng)。采購部門管理人員將有更多的時(shí)間抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)、供應(yīng)商開發(fā)等基礎(chǔ)管理工作。
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