免費庫存管理系統(tǒng)

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　　隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，ERP 已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。ERP 是 MRPII 思想的延伸，雖然它仍以 MRP 為核心，但其功能與技術(shù)已完全超越了 MRP，它面向整個供需鏈管理，綜合考慮了制造廠、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。ERP系統(tǒng)有三條主線：以生產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的“生產(chǎn)流”、以庫存管理系統(tǒng)為核心的“物流”、以成本控制系統(tǒng)為核心的資金流”。采購管理系統(tǒng)是物流和資金流的重要組成部分，它對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司 ERP 項目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)及其關(guān)鍵技術(shù)。

　　1 采購管理系統(tǒng)的總體設(shè)計思想

　　1.1 系統(tǒng)需求某彩印公司是以設(shè)計、印刷為主的中小型企業(yè)，有典型的流程工業(yè)特點，其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產(chǎn)，按計劃采購物料。由于工廠近幾年發(fā)展很快，供應(yīng)商和用戶數(shù)增長較快，用戶要求的交貨期、價格、技術(shù)指標(biāo)等越來越苛刻，而廠內(nèi)信息共享程度差，很多重復(fù)工作，直接影響工廠效益。該公司原來使用的采購管理系統(tǒng)功能單一，只實現(xiàn)了采購單和供應(yīng)商的錄入，操作術(shù)不方便，速度很慢.為此，該公司決定實施 ERP。

　　1.2 系統(tǒng)功能模塊劃分本 ERP 系統(tǒng)以生產(chǎn)計劃流為主線，分業(yè)物管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、帳務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理七個子系統(tǒng)。各個系統(tǒng)既能獨立運行，又能組織一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理 ERP 主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關(guān)支持。采購過程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流，本系統(tǒng)結(jié)合實際情況將采購管理系統(tǒng)劃分為四個子模塊

　?、俨少徆芾恚哼@是采購管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，與庫存管理子系統(tǒng)有較大聯(lián)系，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃、采購單管理，收貨、退貨管理等功能。根據(jù)各種請購信息，制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優(yōu)供應(yīng)商，然后生成采購單，通過發(fā)單作業(yè)將采購單實際發(fā)出。采購單管理包括維護(hù)和修改采購單、查詢各種采種采購單的執(zhí)行狀態(tài)等。收貨檢驗作業(yè)由專門的質(zhì)檢門門做，收貨員根據(jù)采購單編號或直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單，此時采購子系統(tǒng)會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤并根據(jù)收貨質(zhì)量自動計算此次收體貼的合格率，該合格率可人為供應(yīng)商評估的參考。退貨時先根據(jù)發(fā)票建立一個退貨請求，貨物出庫，根據(jù)出庫結(jié)果建立退貨說明，并相應(yīng)修改收貨、付款情況。

　?、诠?yīng)商管理：在一個管理先進(jìn)的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分，因此對供應(yīng)商的管理是相當(dāng)重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結(jié)合的評估制度，合理公正地評估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。

　?、鄄少徑Y(jié)算：模塊包括采購統(tǒng)計、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應(yīng)報表。根據(jù)采購單制作相應(yīng)付款計劃生成報表，財務(wù)處付款后自圖采購管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖

　　1.4.1 建立合理的請購體系，提高效率采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請有三種方式：

　　①人工請購在一個閉環(huán) ERP 系統(tǒng)中，不應(yīng)由手工錄入采購項目，但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。

　?、贛RP 自動請購生產(chǎn)上需要什么再買什么，就不會多買，也不會增加庫存負(fù)擔(dān)。但這樣無法滿足實際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會使預(yù)計交貨期延長，影響企業(yè)信譽，所以系統(tǒng)應(yīng)能夠提前請購。根據(jù)歷史采購單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途中采購量和主生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)為依據(jù)，系統(tǒng)可計算出為滿足計劃生產(chǎn)所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購的數(shù)據(jù)量可寫一個大略公式：采購數(shù)量一(需求數(shù)量一庫存數(shù)量級一在途數(shù)量+生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量)*安全系數(shù)。再訂購點法對于油墨、膠水等輔科，通常用再訂購點法請購，它需要在物料文件中設(shè)定基本資料，如預(yù)設(shè)定訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購量的采購申請。這種作法可以由 ERP 系統(tǒng)自動請購，它不像 MRP 那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。以上三種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產(chǎn)式企業(yè)保證交貨期、控制成本的重要手段。

　　1.4.2 直接生成采購單一般的工廠中，有生產(chǎn)線缺料等緊急事件發(fā)生，如果這時還要按照“請購一訂購”程序一步步做，那效率就很低。此時應(yīng)允許采購員直接開立采購單并將采購單發(fā)給相應(yīng)公司，進(jìn)行緊急采購。

　　1.4.3 建立供應(yīng)商及價格分析體系，降低成本為了降低成本，本系統(tǒng)通過維護(hù)價目這典和供應(yīng)商資料，讓采購員對物料價格信息有一個全面、實時的了解。采購員在采購詢比議價操作時顯示全部提供該產(chǎn)品的供應(yīng)商，分析其價格并參考供應(yīng)商的信譽狀況及其與本企業(yè)的債務(wù)狀況等選擇供應(yīng)商，也可自動選擇報價最低的供應(yīng)商。

　　2 系統(tǒng)開發(fā)特點以及關(guān)鍵技術(shù)

　　2.1 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境根據(jù)該采印公司的規(guī)模、項目資金、開發(fā)期等因素，系統(tǒng)開發(fā)采用 C/S 模式，以 Windows2000server Windows9X/2000 客戶端操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫采用 Ms sQLServer2000 企業(yè)版，前端開發(fā)工具主要采用 Microsoft visual Basic6.0，輔以圖像處理軟件設(shè)計界面，使用 CryStal Reports 設(shè)計報表。

　　2.2 系統(tǒng)特點及關(guān)鍵技術(shù)

　　①統(tǒng)一設(shè)計規(guī)范系統(tǒng)開發(fā)過程中，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計、界面設(shè)計、編碼設(shè)計等都有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范。另外，程序設(shè)計時盡量把通用模塊(如登錄、日志管理、用戶管理等模塊)做成模板文件或類文件，便于與總系統(tǒng)中其它子系統(tǒng)共享資源并為后繼開發(fā)做技術(shù)準(zhǔn)備。

　　②數(shù)據(jù)庫設(shè)計數(shù)據(jù)庫應(yīng)該充分反映物流的發(fā)展變化，能迅速、方便、準(zhǔn)確地調(diào)用和管理所需數(shù)據(jù)、快捷、系統(tǒng)開銷小，易于管理等。本系統(tǒng)遵循以上準(zhǔn)則，對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計達(dá)到第三范式要求，清除了中冗余的信息，可方便、準(zhǔn)確、迅速地調(diào)用和管理所需數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)中，多處使用存儲過程和觸發(fā)器，加快了系統(tǒng)運行速度，提高了人代碼的重要性，保證了數(shù)據(jù)庫的完整性，提高了對表及表行有許多級聯(lián)操作的應(yīng)用程序的功能。

　?、蹟?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)共享本采購管理系統(tǒng)充分考慮了與各子系統(tǒng)的關(guān)系，多用戶并發(fā)操作不會引起沖突，各工作站、各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)高度共享。

　?、苡行У挠脩魴?quán)限控制能對不同用戶設(shè)置各項功能和使用權(quán)限，防止非法用戶獲得使用權(quán)(如：查閱權(quán)、修改權(quán)、刪除權(quán)等)，以滿足企業(yè)在管理中數(shù)據(jù)保密及分工控制的需要。

　?、莞叨茸詣踊脩糁恍栎斎氩少忂^程的原始資料，所有涉及計算和統(tǒng)計的工作，如采購量預(yù)算、采購統(tǒng)計、應(yīng)付款管理等都可由系統(tǒng)自動生成。

　　⑥簡結(jié)美觀的操作界面本系統(tǒng)使用了多種圖像處理技術(shù)設(shè)計界面，使得整個界面自然友好、美觀大方、生動直觀，使用方便、靈活、操作流暢。每個功能模塊的界布告操作方式基本相同，用戶只要熟悉了其中一個模塊的操作，其他模塊的操作就可以融會貫通。

　　3 應(yīng)用情況

　　該采購管理子系統(tǒng)與 ERP 系統(tǒng)其它子系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠。目前已在某彩印公司使用，運行良好，為該公司帶來了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。該系統(tǒng)有良好的通用性和可擴(kuò)充性，具有一定的推廣價值。

　　4 小結(jié)

　　ERP 是企業(yè)實施信息化的有效方式，在實施過程中需要各部門積極配合，嚴(yán)格遵循 ERP 的邏輯流程，有計劃、有秩序地進(jìn)行，才能充分發(fā)揮企業(yè)資源的效能。從目前趨勢看，新一代的 ERP 產(chǎn)品應(yīng)形成一個從企業(yè)內(nèi)部到企業(yè)外部的完整的電子商務(wù)解決方案，鑒于某彩印公司的規(guī)模，本系統(tǒng)采用 C/S 模式，僅能在企業(yè)內(nèi)部使用。另一方面，在采購管理系統(tǒng)中對采購計劃制定的靈活性也還值得深入研究。